Electronic Data Interchange (EDI)

Pada umumnya pertukaran informasi bisnis dilakukan dengan cara yang konvensional, yaitu masih banyak yang menggunakan media kertas. Seiring dengan meningkatnya transaksi bisnis suatu perusahaan, tentu akan meningkat pula penggunaan kertas. Hal ini dapat menimbulkan banyak masalah seperti keterlambatan dalam pertukaran informasi, kebutuhan akan bertambahnya jumlah personil yang sekaligus juga berarti menambah beban keuangan dalam perusahaan. hal ini telah menyebabkan ketidakefisienan dalam pertukaran informasi bisnis. Persoalan tersebut tentu harus dicari jalan keluarnya agar efisiensi dalam transaksi bisnis dapat ditingkatkan. Kehadiran Electronic Data Interchange (EDI) telah menjadi salah satu solusi untuk membuat keefisienan dalam transaksi bisnis di Internet  sekaligus memberikan jaminan keamanan dalam bertransaksi tersebut.

Ada beberapa definisi dari EDI (Electronic Data Interchange) diantaranya, EDI adalah pertukaran data bisnis perusahaan dari komputer ke komputer dalam format yang disusun untuk melakukan proses penerimaan data elektronik oleh seluruh sistem computer (Gelinas/Dull, 2008:80). EDI merupakan pengarahan transmisi antar komputer  dari suatu data yang terbaca oleh mesin dengan format yang tersusun (Wilkinson, J. W, Cerullo, Raval and Wong-on Wing, 2000:53). EDI adalah pertukaran antar perusahaan dari informasi bisnis yang dapat diproses oleh komputer dalam bentuk standar (James A. Hall, 2002:173).

Electronic Data Interchange (EDI)

Dari definisi-definisi tersebut dapat dinyatakan bahwa EDI memiliki beberapa fitur penting, yaitu:

1. EDI adalah suatu usaha antar organisasi. Suatu perusahaan tidak melakukan kegiatan ini pada dirinya sendiri.

2. Transaksi diproses secara otomatis oleh sistem informasi dari mitra dagang. Dalam suatu lingkungan EDI murni, tidak ada penengah manusia untuk menyetujui atau mengotorisasi transaksi.

3. Transaksi informasi dikirimkan dalam suatu bentuk standar. Oleh karenanya, perusahaan dengan system internal berbeda dapat menukar informasi dan melakukan bisnis.

Suatu penerapan dokumen bisnis elektronik harus diterjemahkan ke format EDI yang tersusun agar dapat dikenali oleh komputer penerima. Kunci keberhasilan EDI adalah penggunaan dari suatu bentuk standar dari pesan antara system yang tidak sama. Selama bertahun-tahun baik di Amerika Serikat dan Canada menggunakan format standard X12, American National Standards Institute (ANSI). Standar yang digunakan secara internasional  adalah format EDI  For Administration, Commerce, and Transport (EDIFACT).

   

Value Added Network (VAN) Service

Banyak perusahaan memilih untuk menggunakan jaringan nilai tambah (value added network-VAN) pihak ketiga untuk berhubungan dengan mitra perdagangan mereka. Perusahaan akan mengirim pesan EDI nya pada jaringan daripada secara langsung pada mitra komputer  mitra perdagangan. Selanjutnya, jaringan megarahkan setiap pengiriman EDI pada tujuannya dan menyimpan pesan dalam kotak  surat elektronik yang sesuai. Pesan tinggal dalam kotak surat sampai system perusahaan penerima mendapatkannya kembali. VAN juga dapat  menyediakan suatu tingkat kontrol yang penting terhadap transaksi EDI.

Keuntungan dan Hambatan Penggunaan Sistem EDI

EDI telah membuat serangan yang penting bagi perusahaan dan industri, termasuk otomotif, grosir, pengecer, perawatan kesehatan, dan elektronik. Berikut ini adalah keuntungan dari penggunaan system EDI, diantaranya adalah:

• Penyesuaian data. EDI mengurangi atau bahkan menghilangkan kebutuhan untuk pemasukan data.

• Pengurangan kesalahan. Perusahaan menggunakan EDI melihat pengurangan dalam kesalahan penyesuaian data, penafsiran manusia, dan kesalahan pengklasifikasian, dan kesalahan pengarsipan.

• Pengurangan dari kertas. Pengurangan ini dari amplop dan dokumen elektronik mengurangi secara drastis bentuk kertas dalam sistem tersebut.

• Perangko. Dokumen dikirim dengan pos diganti dengan pengiriman data yang lebih murah.

• Prosedur otomatis. Aktivitas manual otomatis EDI berhubungan dengan pembelian, pemrosesan pesanan penjualan, pengeluaran dana kas, dan penerimaan kas.

• Pengurangan persediaan. Dengan memesan secara langsung seperti yang dibutuhkan dari penjual, EDI mengurangi waktu tertinggal yang meningkatkan akumulasi persediaan.

Disamping memiliki kelebihan dalam penerapannya, sebuah sistem tentu saja juga tidak luput dari sebuah kelemahan. Adapun kendala pada penerapan EDI ini diantaranya adalah:

• Kendala teknis, yaitu yang berhubungan dengan pentransferan data lewat komputer, fasilitas telepon dan biaya untuk pengadaan perangkat komputer.

• Terbatasnya pihak Bank yang memakai program EDI ini.

• Belum ada aturan hukum yang mengatur mengenai pemakaian sistem EDI ini.