Sistem dan Prosedur Keuangan Sektor Publik (daerah)

Sistem akuntansi keuangan pemerintah daerah berdasarkan permendagri nomor 13 tahun 2006 merupakan suatu sistem yang secara komprehensif mengatur prosedur-prosedur akuntansi penerimaan dan pengeluaran kas, prosedur akuntansi selain kas, dan prosedur akuntansi aset. Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam setiap prosedur tersebut adalah fungsi yang terkait, dokumen yang digunakan, laporan yang dihasilkan, dan uraian teknis prosedur.

Dalam sistem akuntansi pemerintahan ditetapkan entitas pelaporan dan entitas akuntansi yang menyelenggarakan sistem akuntansi pemerintahan daerah. Sistem akuntansi pemerintahan daerah dilaksanakan oleh pejabat pengelola keuangan daerah (PPKD) pada satuan kerja pengelola keuangan daerah (SKPKD) dan sistem akuntansi satuan kerja perangkat daerah (SKPD) dilaksanakan oleh pejabat penatausahaan keuangan satuan kerja perangkat daerah  (PPK-SKPD). Sistem akuntansi pemerintah daerah secara garis besar terdiri atas empat prosedur akuntansi, yaitu: prosedur akuntansi penerimaan kas, pengeluaran kas, selain kas, dan aset.

Tata cara atau prosedur pelaksanaan sistem penatausahaan keuangan daerah sangat penting dalam penyelenggaraan Pemerintahan di Daerah mengingat perkembangan volume kegiatan dari tahun ke tahun terus meningkat, yaitu dengan melakukan :

1. Mempersiapkan buku-buku untuk pencatatan kegiatan pelaksanaan anggaran belanja
2. Pencatatan dalam Buku Kas Umum dan Buku Kepala/Buku Pembantu
3. Pengolahan tanda-tanda bukti untuk menyusun Surat Pertanggungjawaban
4. Penyimpanan uang dan dokumen-dokumen.

A. Wewenang dan tanggung jawab prosedur penerimaan kas pada SKPD

Prosedur akuntansi penerimaan kas pada SKPD dilaksanakan oleh fungsi akuntansi pada PPK-SKPD. Fungsi akuntansi pada PPK-SKPD berdasarkan bukti transaksi penerimaan kas melakukan pencatatan ke dalam jurnal penerimaan kas, disertai rekening lawan asal penerimaan kas tersebut. Bukti transaksi penerimaan kas diantaranya mencakup:

1. Surat tanda bukti pembayaran (STBP)
2. Surat tanda setoran (STS)
3. Bukti transfer
4. Nota kredit
5. Bukti penerimaan lainnya

Fungsi akuntansi SKPD secara periodik atau berkalamelakukan posting ke buku besar. Jika dianggap perlu, fungsi akuntansi pada SKPD dapat membuat buku besar pembantu yang berfungsi sebagai rincian buku besar dan berlaku sebagai kontrol. Pencatatan ke dalam jurnal penerimaan kas, buku besar, dan buku besar pembantu dilaksanakan oleh fungsi akuntansi pada SKPD sesuai dengan tugas pokok dan fungsi yang telah ditetapkan dalam ketentuan yang berlaku. Pada akhirb periode, fungsi akuntansi pada SKPD akan menyusun laporan keuangan.

Dokumen dan catatan yang digunakan dalam prosedur akuntansi penerimaan kas pada SKPD meliputi:

1. Surat ketetapan pajak daerah, digunakan untuk menetapkan pajak daerah atas wajib pajak yang dibuat oleh PPKD.
2. Surat ketetapan retribusi daerah (SKRD), digunakan untuk menetapkan retribusi daerah atas wajib retribusi yang dibuat oleh pengguna anggaran.
3. Surat tanda bukti penerimaan (STBP), digunakan untuk mencatat setiap penerimaan pembayaran dari pihak ketiga yang diselenggarakan oleh bendahara penerimaan.
4. Surat tanda setoran (STS), digunakan untuk menyetorkan penerimaan daerah yang diselenggarakan oleh bendahara penerimaan pada SKPD.
5. Bukti transfer, merupakan dokumen atau bukti atas transfer penerimaan daerah.
6. Nota kredit bank, dokumen atau bukti dari bank yang menunjukkan adanya transfer uang masuk ke rekening kas.
7. Buku jurnal penerimaan kas, merupakan catatan yang diselenggarakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat dan menggolongkan semua transaksi atau kejadian yang berhubungan dengan penerimaan kas.
8. Buku besar, merupakan catatan yang diselenggarakan oleh fungsi akuntansi untuk memosting semua transaksi atau kejadian selain kas dari jurnal penerimaan kas ke buku beasr untuk setiap rekening ase, kewajiban, ekuitas dana, pendapatan, belanja, dan pembiayaan.
9. Buku bear pembantu, merupakan catatan yang diselenggarakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat semua transaksi atau kejadian yang berisi rincian akun buku besar untuk setiap rekening yang dianggap perlu.

Dari seluruh dokumen dan catatan yang telah didapat dalam prosedur penerimaan kas, maka tanggung jawab yang harus dipenuhi dari kegiatan penerimaan kas pada SKPD yaitu menghasilkan sebuah laporan daiantaranya:
a) Laporan realisasi anggaran (LRA)
b) Neraca
c) Catatan atas laporan keuangan (CALK)

B. Prosedur penatausahaan penerimaan dan pengeluaran pada SKPD dan SKPKD

Dalam Prosedur Penerimaan dan pengeluaran Kas pada SKPD dan SKPKD mengacu pada permendagri nomor 13 tahun 2006 pasal 232 ayat (3) yang meliputi serangkaian prosedur, mulai dari proses pengumpulan data, pencatatan, penggolongan, dan peringkasan atas transaksi atau kejadian keuangan serta pelaporan keuangan dalam rangka pertanggungjawaban pelaksanaan APBD yang dapat dilakukan secara manual atau menggunakan aplikasi komputer.

Dalam pelaksanaan prosedur tersebut tentu saja memerlukan serta melibatkan fungsi pihak-pihak yang terkait, diantaranya: bendahara penerimaan, bendahara penerimaan pembantu, bendahara umum daerah (BUD), satuan kerja pengelolaan keuangan daerah (SKPKD), dan pejabat penetausahaan keuangan satuan kerja perangkat daerah. Dokumen dan catatan yang digunakan, diantaranya: Surat Ketetapan Pajak Daerah (SKPD) terbayar, Tanda Bukti Penerimaan (TBP), Rekap Setoran Surat Tanda Setoran (STS), Rekapitulasi Penerimaan Harian (RPH), Nota Kredit Bank, Rekening Koran (RC). Sampai dengan mendeskripsikan prosedur  untuk menunjang tercapainya tujuan dari penatausahaan keuangan tersebut.

Penatausahaan pengeluaran kas merupakan serangkaian proses kegiatan menerima, menyimpan, menyetor, membayar, menyerahkan, dan mempertanggungjawabkan pengeluaran uang yang berada dalam pengelolaan SKPKD dan/atau SKPD.

Sistem dan Prosedur Akuntansi Pengeluaran kas terdiri atas 2 sub sistem yaitu:

1. Sub Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas – Pembebanan Langsung (LS) yang meliputi:
a. Penerbitan Surat Penyediaan Dana (SPD).
b. Pengajuan Surat Permintaan PEmbayaran (SPP).
c. Permintaan Surat permintaan Membayar (SPM).
d. Penerbitan Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D)

2. Sub Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas – Pembebanan Uang Persediaan (UP), Ganti Uang Persediaan (GU), dan Tambahan Uang Persediaan (TU) yang meliputi:
a. Penerbitan Surat Penyediaan dana (SPD).
b. Pengajuan Surat Permintaan Pembayaran (SPP).
c. Permintaan Surat permintaan Membayar (SPM).
d. Penerbitan Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D).
e. Penggunaan Dana.
f.  Pertanggung jawaban Penggunaan Dana (SPJ)

C. Teknis pelaksanaan prosedur penatausahaan penerimaan dan pengeluaran pada SKPD dan SKPKD

Teknis pelaksanaan prosedur penatausahaan penerimaan kas pada SKPD dan SKPKD pertama-tama adalah pihak ketiga melakukan pembayaran pajak/retribusi Daerah sesuai dengan Surat Ketetapan Pajak Daerah untuk pajak daerah atau Surat Ketetapan Retribusi untuk retribusi daerah. Apabila dibentuk Bendahara Penerimaan Pembantu, maka Bendahara Penerimaan Pembantu akan menerima uang dan TBP rangkap 5 (lima) dari Pihak Ketiga.

Selanjutnya, bendahara Penerimaan Pembantu atau Kasir Penerima Uang akan membuat Surat Tanda Setoran (STS) (minimal rangkap 6) sebagai tanda bukti penyetoran penerimaan. STS sebanyak enam lembar terdistribusi dan kemudian Bendahara Penerimaan Pembantu akan mengarsip STS lembar ke-5 dan menyetorkan uang ke rekening umum Kas Daerah selambat-lambatnya 1 (satu) hari kerja setelah penerimaan uang kas dengan menggunakan Rekap Setoran rangkap 4. Rekap Setoran diisi secara rinci: jumlah rupiah, kode rincian obyek pendapatan (digit) dan obyek pendapatan (ayat) serta uraiannya, berdasarkan SKPD atau TBP.

Berdasarkan STS dan Rekap Setoran maka Bendahara Penerimaan Pembantu membuat Buku Kas Penerimaan Harian Pembantu yang wajib disampaikan kepada Bendahara Penerimaan paling lambat tanggal 5 bulan berikutnya. Selanjutnya Bank akan menerima uang dan mengesahkan STS. Berdasarkan penerimaan/setoran harian, Bank akan membuat Nota Kredit yang akan diserahkan ke BUD dan bank akan mengarsip STS lembar ke-4.

BUD akan mencatat penerimaan kas dari Pendapatan Asli Daerah dalam Register Penerimaan dan Pengeluaran Kas. Nota Kredit akan diarsip oleh BUD. STS yang telah disahkan Bank, Rekap Setoran rangkap 4 dan TBP terbayar (lembar ke-2 s/d ke-4) diterima Kasir Penerima Uang dari Bendahara Penerimaan Pembantu akan diteliti. Apabila dokumen tidak sesuai, akan dikembalikan ke Bendahara Penerimaan Pembantu. Apabila sesuai, akan digabung dengan  STS yang telah disahkan Bank, Rekap Setoran rangkap 4 dan TBP terbayar (lembar ke-2 s/d ke-4) yang diterima langsung Kasir Penerima Uang. Kasir Penerima Uang akan mengarsip Rekap Setoran lembar ke-4. STS yang telah disahkan Bank, Rekap Setoran lembar ke-1 s/d ke-3 dan TBP terbayar (lembar ke-2 s/d ke-4) diserahkan ke Pembuat Dokumen.

Berdasarkan dokumen-dokumen tersebut dan Buku Kas Penerimaan Harian Pembantu, Bendahara Penerimaan melalui Pembuat Dokumen akan menyusun Buku Kas Umum dan Laporan Pertanggungjawaban (LPJ). LPJ disampaikan secara administratif kepada PPK-SKPD dan secara fungsional kepada PPKD paling lambat tanggal 10 bulan berikutnya.

BUD akan meneliti Rekap Setoran (lembar ke-1 dan ke-2), STS (lembar 2 dan 6) dan RPH (lembar ke-1 dan ke-2). Apabila tidak sesuai/sah, akan dikembalikan ke Bendahara Penerimaan Pembantu. Jika sah/sesuai, BUD akan mencatatnya dalam Register RPH. Rekap Setoran dan RPH akan didistribusikan ke fungsi Akuntansi Biro Keuangan (lembar ke-1) dan diarsip (lembar ke-2). STS lembar ke-6 diarsip oleh BUD. Rekap Setoran (lembar ke-1), RPH (lembar ke-1), dan STS (lembar ke-2) yang diterima Fungsi Akuntansi-PPKD akan diteliti. Berdasarkan STS, fungsi Akuntansi PPKD akan mencatat dalam Buku Jurnal Penerimaan Kas dan memposting dalam Buku Besar. Berdasarkan Rekap Setoran, fungsi Akuntansi Biro Keuangan akan mencatat ke Buku Besar Pembantu. Rekap Setoran, RPH, dan STS diarsip.

D. Prosedur Akuntansi Pengeluaran kas - pembebanan langsung

Prosedur akuntansi pengeluaran kas meliputi serangkaian proses, baik manual maupun terkomputerisasi, mulai dari pencatatan, penggolongan, dan peringkasan transaksi dan/atau kejadian keuangan, sampai pelaporan keuangan dalam rangka pertanggungjawaban pelaksanaan APBD yang berkaitan dengan pengeluaran kas pada SKPD atau SKPKD.

Prosedur pengeluaran kas pada SKPD dilaksanakan oleh fungsi akuntansi pada PPK-SKPD, sedangkan pada SKPKD dilaksanakan oleh fungsi akuntansi pada SKPKD. Fungsi akuntansi pada PPK-SKPD berdasarkan bukti transaksi pengeluaran kas melakukan pencatatan ke dalam jurnal pengeluaran kas, disertai rekening awal asal pengeluaran kas tersebut. Bukti transaksi penerimaan kas tersebut mencakup antara lain:
a. SP2D
b. Bukti transfer
c. Nota kredit
d. Bukti penerimaan lainnya

Fungsi akuntansi pada PPK-SKPD atau SKPKD secara periodik atau berkala melakukan posting ke buku besar. Jika dianggap perlu, dapat dibuat buku besar pembantu yang berfungsi sebagai rincian buku besar dan berlaku sebagai kontrol. Pencatatan ke dalam jurnal pengeluaran kas, buku besar, dan buku besar pembantu dilaksanakan oleh fungsi akuntansi pada PPK-SKPD atau SKPKD sesuai dengan tugas poko dan fungsi yang telah ditetapkan dalam ketentuan yang berlaku. Pada akhir periode, fungsi akuntansi pada PPK-SKPD atau fungsi akuntansi pada SKPD menyusun laporan keuangan.

Prosedur Pencatatan Akuntansi Pengeluaran Kas-Mekanisme Pembebanan Langsung (LS) diawali dengan kegiatan melalui Fungsi Akuntansi-SKPKD menerima berkas SP2D-LS lembar 4 dari Kuasa BUD. Fungsi Akuntansi-SKPKD mencatat SP2D-LS ke Jurnal Pengeluaran Kas per tanggal pengesahan SP2D-LS yang telah diotorisasi oleh Kuasa BUD dan melakukan peringkasan transaksi-transaksi (posting) dari Jurnal Pengeluaran Kas ke Buku Besar. Fungsi Akuntansi-SKPKD juga mencatat mencatat transaksi-transaksi ke dalam buku pembantu yang berisi rincian item buku besar setiap rekening yang dianggap perlu (dalam rincian obyek belanja).

Fungsi Akuntansi-SKPD menerima berkas SP2D-LS lembar ke 3 dari PPK-SKPD. Fungsi Akuntansi-SKPD mencatat SP2D-LS Pembayaran Gaji dan Tunjangan ke dalam buku Jurnal Pengeluaran Kas dan SP2D-LS Pengadaan Barang dan Jasa ke  dalam buku Jurnal Umum per tanggal pengesahan SP2D-LS yang telah diotorisasi oleh Kuasa BUD dan melakukan peringkasan transaksi-transaksi (posting) dari Jurnal Pengeluaran Kas ke dan Jurnal Umum ke Buku Besar. Fungsi Akuntansi-SKPD juga mencatat mencatat transaksi-transaksi ke dalam buku pembantu yang berisi rincian item buku besar setiap rekening yang dianggap perlu (dalam rincian obyek belanja).