KAS adalah uang tunai (kertas maupun logam) yang ada di perusahaan, atau simpanan di bank yang dapat diambil setiap saat, atau bentuk pembayaran lainnya seperti cek yang mempunyai sifat dapat diuangkan atau ditukar dengan uang setiap saat.
Dalam neraca, KAS merupakan aktiva yang paling lancar (likuid), dalam arti paling sering berubah jumlahnya karena hampir setiap transaksi dengan pihak luar selalu mempengaruhi kas. Mengingat KAS mempunyai sifat yang sangat likuid, maka sangatlah penting untuk dilakukan pengendalian intern terhadap kas, di antaranya dengan menerapkan sistem kas kecil dan penggunaan bank dalam transaksi-transaksi perusahaan.
Kas Kecil dan Metode Pencatatannya
kas kecil adalah kas di perusahaan yang disediakan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak ekonomis bila dibayar dengan cek. Contohnya, pengeluaran untuk biaya pos dan telegram, berlangganan surat kabar atau majalah, biaya listrik/air/telepon, biaya angkut, dan sebagainya.
Kas kecil dipercayakan kepada ‘Kasir Kas Kecil’ yang bertanggung jawab terhadap pembayaran-pembayaran dengan menggunakan kas kecil. Pengisian kembali dan penambahan jumlah kas kecil dapat dilakukan setiap periode tertentu, misalnya setiap minggu, setengah bulan sekali, atau setiap bulan bergantung pada kebutuhan perusahaan.
Ada dua metode yang dapat digunakan perusahaan sehubungan dengan pengelolaan kas dengan menggunakan kas kecil, yaitu metode tetap (imprest) dan metode fluktuasi (fluctuation).
Sistem Dana Tetap (Imprest Fund System)
Pada sistem ini, rekening kas kecil selalu menunjukkan jumlah tetap, yaitu sebesar yang telah ditetapkan oleh manajemen perusahaan. Pada saat mengeluarkan kas kecil untuk membayar biaya-biaya yang diperlukan, kasir kas kecil cukup mengumpulkan bukti-bukti pengeluarannya dan tidak perlu melakukan pencatatan. Pencatatan pengeluaran dilakukan pada saat pengisian kembali kas kecil, dan yang melakukan adalah bagian pencatatan.
Apabila jumlah kas kecil tinggal sedikit, kasir akan meminta pengisian kembali kas kecilnya pada bagian keuangan perusahaan sebesar jumlah yang sudah dibayarkan dari kas kecil. Dengan cara ini jumlah uang dalam kas kecil akan kembali seperti semula.
Pada waktu meminta pengisian kembali kas kecil, kasir akan menyerahkan bukti-bukti pengeluaran dan menerima uang sebesar pengeluaran yang sudah dibayarkan. Pengisian kembali ini dicatat dengan mendebit rekening yang sesuai untuk masing-masing pengeluaran yang pada dasarnya adalah bukti-bukti pengeluaran dan kreditnya adalah kas.
Berikut adalah jurnal yang diperlukan sehubungan dengan pencatatan kas kecil dengan sistem dana tetap, yaitu:
Mencatat pembentukan kas kecil
Kas kecil xxx
Kas xxx
Mencatat pengeluaran kas kecil
Tidak ada jurnal …
Mencatat pengisian kembali kas kecil
Biaya xxx
Kas xxx
Contoh 1:
Pada tanggal 1 Desember 2004, PT. X membentuk kas kecil sebesar Rp 100.000. Pengeluaran kas kecil sampai dengan tanggal 19 Desember 2004 adalah sebagai berikut:
Biaya angkut Rp 15.000
Listrik 17.000
Telpon 28.000
Bahan pembantu kantor 30.000
Pada tanggal 19 Desember 2004, dilakukan pengisian kembali kas kecil dan mulai tanggal 20 – 31 Desember 2004 rincian kas kecil adalah sebagai berikut:
Biaya kirim penjualan Rp 25.400
Langganan surat kabar 4.750
Biaya rapat 30.850
Biaya cetak formulir 19.000
Transaksi-transaksi di atas akan dicatat dalam buku jurnal sebagai berikut:
01 Desember: Mencatat pembentukan kas kecil
Kas kecil 100.000
Kas 100.000
19 Desember: Mencatat pengisian kembali kas kecil
Biaya angkut 15.000
Dalam neraca, KAS merupakan aktiva yang paling lancar (likuid), dalam arti paling sering berubah jumlahnya karena hampir setiap transaksi dengan pihak luar selalu mempengaruhi kas. Mengingat KAS mempunyai sifat yang sangat likuid, maka sangatlah penting untuk dilakukan pengendalian intern terhadap kas, di antaranya dengan menerapkan sistem kas kecil dan penggunaan bank dalam transaksi-transaksi perusahaan.
Kas Kecil dan Metode Pencatatannya
kas kecil adalah kas di perusahaan yang disediakan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak ekonomis bila dibayar dengan cek. Contohnya, pengeluaran untuk biaya pos dan telegram, berlangganan surat kabar atau majalah, biaya listrik/air/telepon, biaya angkut, dan sebagainya.
Kas kecil dipercayakan kepada ‘Kasir Kas Kecil’ yang bertanggung jawab terhadap pembayaran-pembayaran dengan menggunakan kas kecil. Pengisian kembali dan penambahan jumlah kas kecil dapat dilakukan setiap periode tertentu, misalnya setiap minggu, setengah bulan sekali, atau setiap bulan bergantung pada kebutuhan perusahaan.
Ada dua metode yang dapat digunakan perusahaan sehubungan dengan pengelolaan kas dengan menggunakan kas kecil, yaitu metode tetap (imprest) dan metode fluktuasi (fluctuation).
Sistem Dana Tetap (Imprest Fund System)
Pada sistem ini, rekening kas kecil selalu menunjukkan jumlah tetap, yaitu sebesar yang telah ditetapkan oleh manajemen perusahaan. Pada saat mengeluarkan kas kecil untuk membayar biaya-biaya yang diperlukan, kasir kas kecil cukup mengumpulkan bukti-bukti pengeluarannya dan tidak perlu melakukan pencatatan. Pencatatan pengeluaran dilakukan pada saat pengisian kembali kas kecil, dan yang melakukan adalah bagian pencatatan.
Apabila jumlah kas kecil tinggal sedikit, kasir akan meminta pengisian kembali kas kecilnya pada bagian keuangan perusahaan sebesar jumlah yang sudah dibayarkan dari kas kecil. Dengan cara ini jumlah uang dalam kas kecil akan kembali seperti semula.
Pada waktu meminta pengisian kembali kas kecil, kasir akan menyerahkan bukti-bukti pengeluaran dan menerima uang sebesar pengeluaran yang sudah dibayarkan. Pengisian kembali ini dicatat dengan mendebit rekening yang sesuai untuk masing-masing pengeluaran yang pada dasarnya adalah bukti-bukti pengeluaran dan kreditnya adalah kas.
Berikut adalah jurnal yang diperlukan sehubungan dengan pencatatan kas kecil dengan sistem dana tetap, yaitu:
Mencatat pembentukan kas kecil
Kas kecil xxx
Kas xxx
Mencatat pengeluaran kas kecil
Tidak ada jurnal …
Mencatat pengisian kembali kas kecil
Biaya xxx
Kas xxx
Contoh 1:
Pada tanggal 1 Desember 2004, PT. X membentuk kas kecil sebesar Rp 100.000. Pengeluaran kas kecil sampai dengan tanggal 19 Desember 2004 adalah sebagai berikut:
Biaya angkut Rp 15.000
Listrik 17.000
Telpon 28.000
Bahan pembantu kantor 30.000
Pada tanggal 19 Desember 2004, dilakukan pengisian kembali kas kecil dan mulai tanggal 20 – 31 Desember 2004 rincian kas kecil adalah sebagai berikut:
Biaya kirim penjualan Rp 25.400
Langganan surat kabar 4.750
Biaya rapat 30.850
Biaya cetak formulir 19.000
Transaksi-transaksi di atas akan dicatat dalam buku jurnal sebagai berikut:
01 Desember: Mencatat pembentukan kas kecil
Kas kecil 100.000
Kas 100.000
19 Desember: Mencatat pengisian kembali kas kecil
Biaya angkut 15.000
Listrik 17.000
Telpon 28.000
Bahan pembantu kantor 30.000
Kas 90.000
Jika pada tanggal 31 Desember dilakukan pengisian kembali kas kecil, maka jurnalnya adalah:
Biaya kirim penjualan 25.400
Langganan surat kaba 4.750
Biaya rapat 30.850
Biaya cetak formulir 19.000
Kas 80.000
Jika pada tanggal 31 Desember tidak dilakukan pengisian kembali kas kecil, maka jurnal penyesuaian yang dilakukan bagian pencatatan adalah:
Biaya kirim penjualan 25.400
Langganan surat kabar 4.750
Biaya rapat 30.850
Biaya cetak formulir 19.000
Kas kecil 80.000
Sistem Dana Tidak Tetap (Fluctuation Fund System)
Dalam sistem ini, pembentukan kas kecil dilakukan dengan cara yang sama seperti dalam sistem imprest. Perbedaannya adalah (1) dalam sistem fluktuasi, saldo rekening kas kecil tidak tetap atau berfluktuasi sesuai dengan jumlah penerimaan atau pengisian kembali kas kecil; dan (2) kalau dalam sistem imprest pencatatan terhadap pengeluaran-pengeluaran kas kecil baru dilakukan pada saat pengisian kembali, sedangkan dalam sistem fluktuasi pencatatan dilakukan setiap kali terjadi pengeluaran uang dari kas kecil. Jadi, buku pengeluaran kas kecil dalam sistem fluktuasi mempunyai fungsi sebagai buku jurnal dan menjadi dasar untuk pembukuan ke rekening-rekening buku besar.
PT. ABC melakukan pengisian kembali kas kecilnya pada tanggal 1 April 2000.
Diminta:
Buatlah jurnal yang diperlukan sehubungan dengan kas kecil selama bulan Maret 2000, apabila:
a. PT. ABC menggunakan sistem imprest
b. PT. ABC menggunakan sistem fluktuasi dan pengisian kembali kas kecil sebesar Rp 97.000.
Berikut adalah jurnal yang diperlukan sehubungan dengan pencatatan kas kecil dengan sistem fluktuasi, yaitu:
Telpon 28.000
Bahan pembantu kantor 30.000
Kas 90.000
Jika pada tanggal 31 Desember dilakukan pengisian kembali kas kecil, maka jurnalnya adalah:
Biaya kirim penjualan 25.400
Langganan surat kaba 4.750
Biaya rapat 30.850
Biaya cetak formulir 19.000
Kas 80.000
Jika pada tanggal 31 Desember tidak dilakukan pengisian kembali kas kecil, maka jurnal penyesuaian yang dilakukan bagian pencatatan adalah:
Biaya kirim penjualan 25.400
Langganan surat kabar 4.750
Biaya rapat 30.850
Biaya cetak formulir 19.000
Kas kecil 80.000
Sistem Dana Tidak Tetap (Fluctuation Fund System)
Dalam sistem ini, pembentukan kas kecil dilakukan dengan cara yang sama seperti dalam sistem imprest. Perbedaannya adalah (1) dalam sistem fluktuasi, saldo rekening kas kecil tidak tetap atau berfluktuasi sesuai dengan jumlah penerimaan atau pengisian kembali kas kecil; dan (2) kalau dalam sistem imprest pencatatan terhadap pengeluaran-pengeluaran kas kecil baru dilakukan pada saat pengisian kembali, sedangkan dalam sistem fluktuasi pencatatan dilakukan setiap kali terjadi pengeluaran uang dari kas kecil. Jadi, buku pengeluaran kas kecil dalam sistem fluktuasi mempunyai fungsi sebagai buku jurnal dan menjadi dasar untuk pembukuan ke rekening-rekening buku besar.
PT. ABC melakukan pengisian kembali kas kecilnya pada tanggal 1 April 2000.
Diminta:
Buatlah jurnal yang diperlukan sehubungan dengan kas kecil selama bulan Maret 2000, apabila:
a. PT. ABC menggunakan sistem imprest
b. PT. ABC menggunakan sistem fluktuasi dan pengisian kembali kas kecil sebesar Rp 97.000.
Berikut adalah jurnal yang diperlukan sehubungan dengan pencatatan kas kecil dengan sistem fluktuasi, yaitu:
Mencatat pembentukan kas kecil
Kas kecil xxx
Kas xxx
Kas kecil xxx
Kas xxx
Mencatat pengeluaran kas kecil
Biaya xxx
Kas kecil xxx
Biaya xxx
Kas kecil xxx
Mencatat pengisian kembali kas kecil
Kas kecil xxx
Kas xxx
Contoh 2:
Pada tanggal 1 Desember 2004, PT. X membentuk kas kecil sebesar Rp 100.000. Pengeluaran-pengeluaran kas kecil yang terjadi selama Desember 2004 adalah sebagai berikut:
02 Desember Membayar langganan surat kabar Rp 7.200
03 Desember Membayar biaya angkut pembelian bahan 45.000
07 Desember Membeli buku-buku, tinta dan lain-lain 17.800
09 Desember Membayar rekening listrik 14.000
Pada tanggal 10 Desember 2004, dilakukan pengisian kembali kas kecil sebesar Rp 75.000.
Transaksi-transaksi di atas akan dicatat dalam buku jurnal sebagai berikut:
01 Desember: Mencatat pembentukan kas kecil
Kas kecil 100.000
Kas 100.000
02 Desember : Mencatat pengeluaran kas kecil
Surat kabar 7.200
Kas kecil 7.200
03
Biaya angkut pembelian bahan 45.000
Kas kecil 45.000
07
Biaya supplies kantor 17.800
Kas kecil 17.800
09
Biaya listrik 14.000
Kas kecil 14.000
10 Desember: Mencatat pengisian kembali kas kecil
Kas kecil 75.000
Kas 75.000
Tambahan:
Apabila terjadi selisih antara catatan kas kecil dengan jumlah uang yang sebenarnya.
- Apabila terjadi selisih kurang, maka dicatat sebagai kerugian kas
Kerugian kas xxx
Kas kecil xxx
- Apabila terjadi selisih lebih, maka dicatat sebagai keuntungan
- Apabila kelebihan/kekurangan yang terjadi tidak material, maka tidak perlu membuat jurnal. Cukup dicatat saja sebagai cadangan (pembulatan) pada selisih-selisih berikutnya.
Terutama pada sistem imprest, apabila terjadi penambahan jumlah kas kecil dari Rp 100.000 menjadi Rp 250.000, maka jurnal untuk penambahan jumlah kas ini adalah:
Kas kecil 150.000
Kas 150.000
sehingga apabila dijumlahkan dengan jumlah kas kecil yang biasanya, yaitu Rp 100.000 akan menjadi Rp 250.000
Dari 2 sistem pencatatan kas kecil yang ada, perusahaan bisa memilih metode mana yang sesuai dengan kondisi perusahaan. Akan tetapi, sistem imprest dianggap memiliki internal control yang lebih baik karena nilainya yang selalu tetap pada setiap periode sehingga memudahkan untuk dilakukan pengendalian dan pengecekan keluar masuknya uang.
Kas kecil xxx
Kas xxx
Contoh 2:
Pada tanggal 1 Desember 2004, PT. X membentuk kas kecil sebesar Rp 100.000. Pengeluaran-pengeluaran kas kecil yang terjadi selama Desember 2004 adalah sebagai berikut:
02 Desember Membayar langganan surat kabar Rp 7.200
03 Desember Membayar biaya angkut pembelian bahan 45.000
07 Desember Membeli buku-buku, tinta dan lain-lain 17.800
09 Desember Membayar rekening listrik 14.000
Pada tanggal 10 Desember 2004, dilakukan pengisian kembali kas kecil sebesar Rp 75.000.
Transaksi-transaksi di atas akan dicatat dalam buku jurnal sebagai berikut:
01 Desember: Mencatat pembentukan kas kecil
Kas kecil 100.000
Kas 100.000
02 Desember : Mencatat pengeluaran kas kecil
Surat kabar 7.200
Kas kecil 7.200
03
Biaya angkut pembelian bahan 45.000
Kas kecil 45.000
07
Biaya supplies kantor 17.800
Kas kecil 17.800
09
Biaya listrik 14.000
Kas kecil 14.000
10 Desember: Mencatat pengisian kembali kas kecil
Kas kecil 75.000
Kas 75.000
Tambahan:
Apabila terjadi selisih antara catatan kas kecil dengan jumlah uang yang sebenarnya.
- Apabila terjadi selisih kurang, maka dicatat sebagai kerugian kas
Kerugian kas xxx
Kas kecil xxx
- Apabila terjadi selisih lebih, maka dicatat sebagai keuntungan
- Apabila kelebihan/kekurangan yang terjadi tidak material, maka tidak perlu membuat jurnal. Cukup dicatat saja sebagai cadangan (pembulatan) pada selisih-selisih berikutnya.
Terutama pada sistem imprest, apabila terjadi penambahan jumlah kas kecil dari Rp 100.000 menjadi Rp 250.000, maka jurnal untuk penambahan jumlah kas ini adalah:
Kas kecil 150.000
Kas 150.000
sehingga apabila dijumlahkan dengan jumlah kas kecil yang biasanya, yaitu Rp 100.000 akan menjadi Rp 250.000
Dari 2 sistem pencatatan kas kecil yang ada, perusahaan bisa memilih metode mana yang sesuai dengan kondisi perusahaan. Akan tetapi, sistem imprest dianggap memiliki internal control yang lebih baik karena nilainya yang selalu tetap pada setiap periode sehingga memudahkan untuk dilakukan pengendalian dan pengecekan keluar masuknya uang.
makasih banyak gan...jelas sekali __^^__
BalasHapus