Proses komunikasi memungkinkan manajer untuk melaksanakan tugas-tugas mereka. Informasi harus dikomunikasikan kepada para manajer agar mereka mempunyai dasar perencanaan, rencana-rencana harus dikomunikasikan kepada pihak lain agar dilaksanakan. Disamping itu, bagian terbesar dari waktu manajerial dicurahkan untuk kegiatan komunikasi. Jarang manajer yang bekerja di belakang meja sendiri. Dalam kenyataannya, waktu manajerial dihabiskan untuk komunikasi tatap muka atau melalui telepon dengan bawahan, rekan sejawat, penyelia, penyedia atau pelanggan.
PENGERTIAN KOMUNIKASI
Komunikasi adalah proses pemindahan pengertian dalam bentuk gagasan atau informasi dari seseorang ke orang lain. Perpindahan pengertian tersebut melibatkan lebih dari sekedar kata-kata yang digunakan dalam percakapan, tetapi juga ekspresi wajah, intonasi, titik putus vokal dan sebagainya.
Komunikasi, sebagai suatu proses dengan mana orang-orang bermaksud memberikan pengertian-pengertian melalui pengiringan berita secara simbolis, dapat menghubungkan para anggota berbagai satuan organisasi yang berbeda dan bidang yang berbeda pula, sehingga sering disebut rantai pertukaran informasi. Konsep ini mempunyai unsur-unsur :
1) suatu kegiatan untuk membuat seseorang mengerti
2) suatu sarana pengaliran informasi
3) suatu sistem bagi terjalinnya komunikasi diantara individu-individu
PROSES KOMUNIKASI
Pengubah berita kedalam sandi/kode (encoding). Langkah kedua ini mengubah berita ke dalam berbagai bentuk symbol-simbol verbal atau nonverbal yang mampu memindahkan pengertian, seperti kata-kata percakapan atau tulisan, angka, gerakan, ataupun kegiatan.
Pengiriman berita (transmitting the message). Langkah ketiga mencerminkan pilihan komunikator terhadap media atau “saluran distribusi”. Komunikasi lisan mungkin disampaikan melalui berbagai saluran telepon, mesin pendikte, orang atau videotape. Hal ini mungkin dilakukan secara pribadi atau dalam pertemuan kelompok dengan banyak orang.
Penerimaan berita. Langkah keempat adalah penerimaan berita oleh pihak penerima. Pada dasarnya, orang-orang menerima berta melalui kelima panca indera mereka – penglihatan, pendengaran, pengecap, peraba, dan penciuman. Pengiriman berita belum lengkap atau tidak terjadi bila suatu pihak belum menerima berita. Banyak komunikasi gagal karena seseorang tidak pernah menerima berita.
Pengartian atau penterjemahan kembali berita (decoding). Proses ini dipengaruhi oleh latar belakang, kebudayaan, pendidikan, lingkungan, praduga, dan gangguan disekitarnya. Manajer dan bawahan dapat berperan baik sebagai sumber maupun peneima dalam suatu interaksi. Berbagai macam interaksi dapat dilakukan dengan ruang lingkup, tingkat kepentingan dan periode waktu yang berbeda-beda.
Umpan balik (feedback). Setelah berita diterima dan diterjemahkan, penerima mungkin menyampikan berita balasan yang ditujukan kepada pengirim mula-mula atau orang lain, dan seterusnya. Tanggapan ini disebut umpan balik.
Komunikasi Organisasi
Raymon V. Lesikar telah menguraikan 4 faktor yang mempengaruhi efektifitas komunikasi organisasi, yaitu saluran komunikasi formal, struktur, organisasi, spesialisasi jabatan dan apa yang disebut Lesikar sebagai “pemilikan informasi”.
Saluran komunikasi formal mempengaruhi efektifitas komunikasi dalam dua cara. Pertama, liputan saluran formal semakin melebar sasuai perkembangan dan pertumbuhan organisasi. Kedua, saluran komunikasi formal dapat menghambat aliran informasi antar tingkat-tingkat organisasi.
Struktur wewenang organisasi mempunyai pengaruh yang sama terhadap efektifitas organisasi. Perbedaan kekuasaan dan kedudukan (status) dalam organisasi akan menentukan pihak-pihak yang berkomunikasi dengan seseorang serta isi dan ketetapan komunikasi.
Spesialisasi jabatan biasanya akan mempermudah komunikasi dalam kelompok-kelompok yang berbeda. Komunikasi antar kelompok-kelompok yang sangat berbeda akan cenderung di hambat.
Pemilikan informasi berarti bahwa individu-individu mempunyai informasi khusus dan pengetahuan tentang pekerjaan-pekerjaan mereka. Individu-individu yang memiliki informasi-informasi khusus ini dapat berfungsi lebih efektif daripada lainnya, dan banyak diantara mereka yang tidak bersedia membagikan informasi tersebut kepada yang lain.
Jaringan komunikasi dalam organisasi. Organisasi dapat dirancang jaringan atau struktur komunikasi dalam berbagai cara. Jaringan mungkin dirancang kaku, seperti bahwa karyawan dilarang berkomunikasi dengan siapapun kecuali atasannya langsung. Sebaliknya, jaringan mungkin dirancang lebih bebas, dimana individu-individu dapat berkomunikasi dengan setiap orang pada setiap tingkat.
SALURAN KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
Komunikasi Vertikal
Komunikasi vertikal terdiri atas komunikasi keatas dan kebawah sesuai rantai perintah. Komunikasi ke bawah (downward communication) dimulai dari manajemen puncak kemudian mengalir kebawah melalui tingkatan-tingkatan manajemen sampai ke karyawan lini dan personalia paling bawah. Fungsi utama adalah untuk memberi pengarahan, instruksi, informasi, nasehat atau saran dan penilaian kepada bawahan serta memberikan informasi kepada para anggota organisasi tentang tujuan dan kebijaksanaan organisasi.
Fungsi utama komunikasi ke atas (upward communication) adalah untuk mensuplai informasi kepada tingkatan manajemen atas tentang apa yang terjadi pada tingkatan bawah. Tipe komunikasi ini mencakup laporan-laporan periodik, penjelasan, gagasan, dan permintaan untuk diberikan keputusan. Hal ini dapat dipandang sebagai data atau informasi umpan balik bagi manajemen atas.
Komunikasi Lateral atau Horizontal
Komunikasi lateral atau horizontal meliputi hal-hal berikut ini :
1.Komunikasi di antara para anggota dalam kelompok kerja yang sama.
2.Komunikasi yang terjadi antara dan di antara departemen-departemen pada tingkatan organisasi yang sama.
Bentuk komunikasi ini pada dasarnya bersifat koordinatif, dan merupakan hasil dari konsep spesialisasi organisasi. Sehingga komunikasi ini dirancang guna mempermudah koordinasi dan penanganan masalah.
Komunikasi Diagonal
Komunikasi diagonal merupakan komunikasi yang memotong secara menyilang diagonal rantai perintah organisasi. Hal ini sering terjadi sebagai hasil hubungan-hubungan departemen lini dan staf. Hubungan-hubungan yang ada antara personalia lini dan staf dapat berbeda-beda, yang akan membentuk beberapa komunikasi yang berbeda-beda pula.
PERANAN KOMUNIKASI INFORMAL
Komunikasi informal, bagaimanapun juga, adalah juga bagian penting aliran komunikasi organisasi. Bentuk komunikasi ini timbul dengan berbagai maksud, yang meliputi antara lain :
♠ pemuasan kebutuhan-kebutuhan manusiawi, seperti kebutuhan untuk berhubungan dengan orang lain.
♠ perlawanan terhadap pengaruh-pengaruhyang monoton atau membosankan.
♠ pemenuhan keinginan untuk mempengaruhi perilaku orang lain.
♠ pelayanan sebagai sumber informasi hubungan pekerjaan yang tidak disediakan saluran-saluran komunikasi formal.
Tipe komunikasi informal yang paling terkenal adalah “grapevine” (mendengar sesuatu bukan dari sumber resmi, tetapi dari desas-desus, kabar angina atau “slentingan”). Sistem komunikasi “grapevine” cenderung dianggap merusak atau merugikan, karena tidak jarang terjadi penyebaran informasinya tidak tepat, tidak lengkap dan menyimpang.
Di lain pihak, komunikasi “grapevine” mempunyai peranan fungsional sebagai alat komunikasi tambahan bagi organisasi. Banyak penelitian yang membuktikan bahwa komunikasi “grapevine” lebih cepat, lebih akurat, dan lebih efektif dalam menyalurkan informasi. Manajer dapat mempergunakan komunikasi ini dengan informasi yang sengaja “dibocorkan”.
HAMBATAN-HAMBATAN TERHADAP KOMUNIKASI EFEKTIF
Hambatan-hambatan Organisasional
Ada tiga hambatan organisasional, yaitu 1) tingkat hirarki, 2) wewenang, dan 3) spesialisasi.
Tingkat hirarki. Bila suatu organisasi tumbuh, strukturnya berkembang, akan menimbulkan berbagai masalah komunikasi. Karena berita harus melalui tingkatan (jenjang) tambahan, yang memerlukan waktu yang lebih lama untuk mencapai tempat tujuan dan cenderung menjadi berkurang ketepatannya. Setiap tingkatan dalam rantai komunikasi dapat menambah, mengurangi, merubah, atau sama sekali berbeda dengan berita aslinya.
wewenang manajerial. Tanpa wewenang untuk membuat keputusan tidak mungkin manajer dapat mencapai tujuan dengan efektif. Banyak atasan merasa bahwa mereka tidak dapat sepenuhnya menerima berbagai masalah, kondisi, atau hasil yang dapat membuat mereka tampak lemah. Sebaliknya, banyak bawahan menghindari situasi dimana mereka dalam kedudukan yang tidak menguntungkan. Sebagai hasilnya ada kesenjangan antara atasan dan bawahan.
Spesialisasi. Meskipun spesialisasi adalah prinsip dasar organisasi, tetapi juga menciptakan masalah-masalah komunikasi, di mana hal ini cenderung memisahkan orang-orang, bahkan bila mereka bekerja saling berdekatan. Perbedaan fungsi, kepentingan, dan istilah-istilah pekerjaan dapat membuat orang-orang merasa bahwa mereka hidup dalam dunia yang berbeda. Akibatnya dapat menghalangi perasaan memasyarakat, membuat sulit memahami, dan mendorong terjadinya kesalahan-kesalahan.
Hambatan-hambatan Antar Pribadi
Banyak kesalahan komunikasi disebabkan bukan oleh faktor-faktor organisasi, tetapi oleh masalah-masalah ketidak sempurnaan manusia dan bahasa. Manajer perlu memperhatikan hambatan-hambatan antar pribadi seperti
1) persepsi selektif
2) status atau kedudukan komunikator,
3) keadaan membela diri,
4) pendengaran lemah, dan
5) ketidak tepatan penggunaan bahasa.
Persepsi selektif. Persepsi adalah suatu proses yang menyeluruh dengan mana seseorang menyeleksi, mengorganisasikan, dan mengartikan segala sesuatu di lingkungannya. Pengharapan yang mengarahkan seseorang untuk melihat atau mendengar kejadian, orang, objek atau situasi adalah sesuatu yang ingin dia lihat atau dengar. Hal ini disebut persepsi selektif.
Manajer perlu memperhatikan tiga aspek berikut sehubungan dengan persepsi selektif :
- Penerima akan menginterpretasikan berita berdasarkan pengalaman diri dan bagaimana mereka telah “belajar” untuk menanggapi sesuatu.
- Penerima akan menginterpretasikan berita dengan cara menolak setiap perubahan dalam struktur kepribadian yang kuat.
- Penerima akan cenderung mengelompokkan dan menyimpan karakteristik–karakteristik pengalaman mereka sehingga mereka dapat membuat pola-pola menyeluruh.
Keadaan membela diri. Keadaan membela diri seseorang mengakibatkan ekspresi wajah, gerakan tubuh, dan pembicaraan tertentu, dan sebaliknya meningkatkan tingkat pembelaan di pihak lain. Jadi akan timbul reaksi rantai defensive. Keadaan ini membuat pendengar lebih berkonsentrasi pada apa yang akan dikatakan dan bukan pada apa yang akan didengar. Sebagai contoh, bila seorang karyawan terancam akan kehilangan kedudukannya, maka dapat kehilangan kemampuan untuk mengartikan berita secara tepat dengan member reaksi defensif atau agresif.
Pendengaran lemah. Berbagai kebiasaan sehubungan dengan pendengaran lemah meliputi : 1) mendengar hanya permukaannya saja, dengan sedikit perhatian pada apa yang sedang dikatakan. 2) memberikan pengaruh, melalui baik perkataan atau tanda-tanda. 3) menunjukkan tanda-tanda kejengkelan atau kebosanan terhadap bahan pembicaraan. 4) mendengar dengan tidak aktif.
Ketidak tepatan penggunaan bahasa. Salah satu kesalahan terbesar yang dibuat dalam komunikasi adalah anggapan bahwa pengertian terletak dalam “kata-kata” yang digunakan. Di samping itu, bahasa-bahasa non-verbal yang tidak konsisten, seperti nada suara, ekspresi wajah, dan sebagainya dapat menghambat komunikasi.
PENINGKATAN EFEKTIVITAS KOMUNIKASI
American Manajemen Associations (AMA) telah menyusun sejumlah prinsip-prinsip komunikasi untuk meningkatkan efektifitas komunikasi organisasi, yang secara ringkas adalah sebagai berikut.
1. Cari kejelasan gagasan-gagasan terlebih dahulu sebelum dikomunikasikan.
2. Teliti tujuan sebenarnya setiap komunikasi.
3. Pertimbangkan keadaan phisik dan manusia keseluruhan kapan saja komunikasi akan dilakukan.
4. Konsultasikan dengan pihak-pihak lain, bila perlu, dalam perencanaan komunikasi.
5. Perhatikan tekanan nada dan ekspresi lainnya sesuai isi dasar berita selama berkomunikasi.
6. Ambil kesempatan, bila timbul, untuk mendapatkan segala sesuatu yang membantu atau umpan balik.
7. Ikuti lebih lanjut komunikasi yang telah dilakukan.
8. Perhatikan konsistensi komunikasi.
9. Tidakan atau perbuatan harus mendorong komunikasi.
10. Jadilah pendengar yang baik, berkomunikasi tidak hanya untuk dimengerti tetapi untuk mengerti.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar