PENYUSUNAN PERSONALIA

Pada umumnya diakui bahwa sumberdaya manusia adalah sumberdaya vital untuk efektifitas operasi perusahaan. Para manajer sering mengatakan bahwa sumberdaya manusia adalah aset terpenting mereka. Aset ini tidak pernah tampak dalam neraca, walaupun sejumlah besar uang diinvestasikan dalam bentuk penarikan tenaga kerja, seleksi, dan pelatihan sumberdaya manusia. Itulah alasan rensist likert dan rekannya yang menyarankan agar sumberdaya yang bernilai ini ini dipelihara atau dipertahankan. Dengan demikian organisasi yang terpenting adalah sumberdaya manusia. Mereka memberikan tenaga, pikiran, bakat, dan energi kepada organisasi. Beberapa kegiatan kritis manajer meliputi  penarikan, seleksi, pengembangan, dan penggunaan sumberdaya manusia dalam pencapaian tujuan organisasi. Tanpa sumberdaya manusia yang cakap, organisasi tidak akan mencapai tujuannya. Karena itu, efektivitas pelaksanaan fungsi personalia akan menentukan sukses manajer dalam mengelola organisasi.
Staffing adalah salah satu fungsi manajemen yang berkenan dengan penarikan penempatan, pelatihan, dan pengembangan anggota-anggota organisasi. Kegiatan penyusunan personalia erat hubungannya dengan tugas-tugas kepemimpinan, motivasi, dan komunikasi, sehingga pembahasannya sering ditempatkan sebagai bagian dari fungsi pengarahan. Jika pengorganisasian mempersiapkan kendaraannya, maka fungsi penyusunan personalia ini menyediakan pengemudinya.
Tetapi fungsi ini berhubungan erat dengan fungsi pengorganisasian, dimana pengorganisasian mempersiapkan kendaraannya dan penyusunan personalia mengisi pengemudinya yang sesuai dengan posisi kerja yang ada. Akhirnya, fungsi penyusunan personalia harus dilaksanakan oleh semua menajer, baik mereka mengolah perusahaan besar ataupun menjadi pemilik perusahaan kecil, ataupun dengan kata lain, penyusunan personalia adalah pengisian posisi-posisi dalam struktur organisasi.

Proses penyusunan organisasi
Proses ini merupakan serangkaian kegiatan yang dilaksanakan terus menerus untuk menjaga pemenuhan kebutuhan personalia organisasi dengan orang-orang yang tepat dalam posisi dan waktu yang tepat. Fungsi ini dilaksanakan dalam dua lingkungan yaitu ekternal dan internal. Lingkungan eksternal meliputi seluruh faktof di luar organisasi yang secara langsung atau tidak langsung mempengaruhinya. Lingkungan internal meliputi unsur-unsur di dalam organisasi. Langkah-langkah dalam proses ini sebagai berikut:
1. perencanaan sumber daya manusia (human Resarces Planning). Perencanaan sumber daya manusia dirancang  untuk memastikan bahwa personalia yang dibutuhkan organisasi akan secara tetap dan tepat dipenuhi. Perencanaan seperti itu dilakukan lewat analisis (1) faktor intern seperti keterampilan yang dibutuhkan saat ini dan nanti, lowongan, dan perluasan serta pencintaan departemen, dan (2) faktor-faktor pada lingkungan eksternal seperti pasaran tenaga kerja. Sebagai hasil dari analisis ini, rencana dikembangkan untuk pelaksanaan langkah-langkah lain dalam proses staffing. Perencanaan sumber daya manusia biasanya meliputi periode enam bulan sampai lima tahun ke depan.
2. penarikan (Recruitment) yang berhubungan dengan pengadaan calon-calon personalia segaris dengan rencana sumber daya manusia. Biasanya didapat lewat iklan-iklan di surat kabar, agen atau kantor tenaga kerja serta kunjungan ke kampus-kampus perguruan tinggi.
3. seleksi yang meliputi penilaian dan pemilihan diantara calon-calon sumber daya manusia.
4. pengenalan dan orentasi yang dirancang untuk membantu individu-individu terpilih untuk menyesuaikan diri dengan organisasi.
5. latihan dan pengembangan yang bertujuan meningkatkan kemampuan perorangan dan kelompok untuk mendorong efektivitas organisasi.
6. penilaian pelaksanaan kerja, dilakukan dengan membandingkan antara pelaksanaan kerja perorangan dan standar-standar atau tujuan-tujuan yang dikembangkan bagi posisi tersebut.
7. pemberian balas jasa dan penghargaan, yang disediakan bagi karyawan sebagai kompensasi pelaksanaan kerja dan motivasi untuk pelaksanaan tugas dimasa yang akan datang
8. perencanaan dan pengembangan karier, meliputi promosi, demosi, mutasi,  penugasan kembali, dan sebagainya.

Tujuan dari Staffing
1. Menempatkan orang-orang yang tepat dalam jawaban-jawaban yang tepat
2. staffing tidak mengacu kepada kegiatan yang sama
3. bagian kepegawaian sajalah yang bertanggung jawab untuk staffing organisasi
4. bagian kepegawaian tidak mempunyai kata akhir dalam pengucapan pegawai.

Perencanaan Sumber Daya Manusia
Suatu organisasi tidak dapat menunggu untuk mendapatkan orang-orang yang cakap seperti organisasi perlukan untuk mengisi posisi tertentu. Organisasi harus berusaha merencanakan kebutuhan dimasa yang akan datang dan memutuskan dimana akan menemukan orang-orang yang tepat untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan itu. Ini memerlukan perencanaan sumber daya manusia yang meliputi semua kegiatan yang diperlukan untuk menyediakan jenis dan jumlah karyawan secara tepat dalam pencapaian tujuan organisasi. Ada 3 bagian perencanaan sumber daya manusia:
1. Penentuan jabatan-jabatan yang harus diisi, kemampuan yang diperlukan karyawan untuk melaksanakan pekerjaan tersebut, dan berapa jumlah karyawan yang diperlukan.
2. pemahaman pasar tenaga kerja dimana karyawan potensi ada
3. pertimbangan kondisi permintaan dan penawaran karyawan.

Penentuan Kebutuhan Jabatan
Penyusunan sumber daya manusia dimulai dengan penentuan tujuan-tujuan dan rencana organisasi. Selanjutnya, organisasi menentukan spesifikasi job yaitu jenis-jenis jabatan yang dilaksanakan dalam keterampilan-keterampilan yang dibutuhkan untuk melaksanakannya. Selanjutnya, organisasi mengestiminasi jumlah karyawan total yang diperlukan selama periode tertentu dimasa mendatang. Dan mempertimbangkan persediaan karyawan yang ada untuk melaksanakan berbagai pekerjaan. Ini diikuti estimisi jumlah orang yang harus ditarik dan kapan mereka akan diperlukan. Akhirnya, berbagai jenis program kegiatan bagi pemenuhan kebutuhan-kebutuhan harus ditetapkan. Penentuan spesifikasi jabatan melalui penggunaan suatu proses yang disebut analisa jabatan (job analysis), perusahaan menentukan keterampilan-keterampilan, tanggung jawab, pengetahuan, wewenang, lingkungan dan antar hubungan yang terlibat dalam setiap jabatan. Hasil analisa jabatan ini berupa deskripsi jabatan dan spesifikasi jabatan. Deskripsi jabatan adalah pernyataan-pernyataan tertulis yang meliputi tugas-tugas, wewenang, tanggung jawab, dan hubungan-hubungan lini (ke atas atau ke bawah). Sedangkan spesikasi jabatan meliputi pernyataan-pernyataan tertulis yang menunjukkan minimum karyawan yang dapat diterima agar mampu menjalankan jabatan dengan baik.
Spesifikasi jabatan berisi identifikasi jabatan, kondisi-kondisi pekerjaan suatu jabatan, dan kualifikasi-kualifikasi sumber daya manusia yang diperlukan bagi seorang untuk melaksanakan pekerjaan dengan sukses. Bagi pekerjaan-pekerjaan rutin dan tingkatan manajemen rendah, sebaiknya juga dinyatakan standar maksimum yang dapat diterima untuk mencegah seseorang menjadi overqlified dan muncul ketidak puasan.

Penentuan tujuan dan perencanaan
Langkah berikutnya adalah memutuskan kemana keseluruhan karyawan yang diperlukan pertanyaan apa rencana dan produk yang akan diperkenalkan, akan mempengaruhi jumlah dan jenis karyawan yang akan ditarik.
Penentuan kebutuhan personalia keseluruhan.
Ini merupakan suatu langkah menentukan jumlah keseluruhan karyawan yang diperlukan untuk melaksanakan suatu pekerjaan, dan berbagai keterampilan serta kemampuan yang diisyaratkan. Karena itu, kebutuhan personalia perusahaan harus diperkirakan dalam hal spesialisasi pekerjaan, keterampilan jabatan, karakteristik personalia dan jumlah karyawan yang diperlukan.
Penentuan jumlah personalia sekarang. Setelah jumlah personalia masa yang akan datang diketahui, manajemen harus melihat jumlah orang yang telah tersedia dan dapat melaksanakan pekerjaan tersebut. Pemahaman akan persediaan personalia yang memenuhi pernyataan, memungkinkan manajemen untuk menyelaraskannya dengan jumlah personalia keseluruhan yang diperlukan. Persediaan ini memberikan pandangan menyeluruh tentang kekuatan kerja sekarang.

Penentuan kebutuhan personalia bersih
Kebutuhan bersih personalia adalah selisih antara kebutuhan karyawan keseluruhan persediaan. Ini harus dipenuhi dengan rekrutmen. Dalam hal ini juga perlu dipertimbangkan faktor-faktor lain selain sekedar jumlah seperti pengalaman, umur, jenis kelamin dan sebagainya.

Penetapan program kegiatan
Setelah kebutuhan bersih akan karyawan sudah diketahui, maka mulailah manajer dengan kegiatan menarik dan memilih karyawan. Program kegiatan tersebut meliputi semua fungsi personalia yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan personalia dan tujuan perusahaan termasuk penarikan, seleksi, pengembangan, pemeliharaan dan pemberian balas jasa.

Pengembangan sumber-sumber penawaran personalia
Pada umumnya semakin besar dan banyak sumber penawaran, maka semakin besar kemungkinan perusahaan untuk menentukan personalia dengan kualitas yang diperlukan. Sebagian besar manajer-manajer efektif menyadari hal ini, mengembangkan dan memelihara berbagai sumber penawaran yang berbeda. Misalnya, jalinan kerja sama antara perusahaan dengan perguruan tinggi dalam rekrutmen. Ada 2 kelompok sumber tenaga kerja: eksternal dan internal. Manajer lebih menyukai sumber internal karena dapat memotivasi personalia yang ada, tapi bagaimanapun juga perusahaan memerlukan penemuan orang yang tepat untuk memenuhi suatu kebutuhan jabatan dari sumber eksternal. Banyak organisasi menggunakan kombinasi dari kedua sumber yang ada, misalnya ada kemajuan teknologi komputer, manajer dapat mempergunakan sumber internal sebagai operator dan programmer dari luar.
Sementara itu, dari internal, sumber personalia yang diperlukan organisasi diperoleh melalui penataran, pemindahan dan pengangkatan (promosi).  Sumber-sumber eksternal yang digunakan tergantung pada jabatan yang akan diisi, jenis tenaga kerja yang diinginkan dan kondisi ekonomi, yang dapat diperoleh dari lamaran organisasi karyawan dan sebagainya.

Penarikan dan seleksi karyawan.
Penarikan ditetapkan kebutuhan personalia organisasi baik mutu atau jenis maupun jumlah, maka selanjutnya adalah penarikan dan perolehan karyawan dari sumber dalam perusahaan atau sumber dari luar perusahaan. Selanjutnya, organisasi melakukan seleksi terhadap para calon karyawan yang tersedia dari hasil penarikan.

Penarikan personalia.
Penarikan atau rekrutmen berkenan dengan pencarian dan penarikan sejumlah karyawan potensial yang akan diseleksi untuk memenuhi kebutuhan organisasi. Penarikan menyangkut usaha untuk memperoleh karyawan dalam jumlah yang tepat dengan kemampuan yang diperlukan untuk mengisi jabatan-jabatan yang tersedia.
Metode-metode yang digunakan untuk menarik personalia bervariasi dengan perbedaan karyawan, dalam indurstri yang berbeda dan dalam lokasi yang berbeda. Banyak manajer menunggu secara pasif para pelamar yang datang padanya. Banyak juga yang lain menggunakan pendekatan lebih agresif dalam pencarian karyawan potensial. Metode-metode penarikan yang biasa  digunakan meliputi iklan, leasing atau penggunaan tenaga honorer, rekomendasi, dan sebagainya.

Seleksi personalia.
Seleksi adalah pemilihan tenaga kerja tertentu dari sekelompok tenaga kerja potensial untuk melaksanakan jabatan tertentu. Dalam teori, seleksi tampak sederhana, dan nyatanya begitu rumit pelaksanaannya. Setelah manajer menentukan pekerjaan yang efektif, maka selanjutnya manajer melihat prestasi pelamar dimasa yang lalu dan memilih orang yang memiliki kemampuan, pengalaman, dan kepribadian yang memenuhi persyaratan suatu jabatan. Prestasi masa lalu masih merupakan petunjuk terbaik bagi prestasi masa yang akan datang. Pemilihan karyawan yang tepat untuk pekerjaan yang tepat akan sangat membantu kemajuan organisasi.
Prosedur seleksi
Langkah-langkah yang dapat dilakukan dalam prosedur seleksi adalah:
1. Wawancara pendahuluan
2. pengumpulan data pribadi
3. pengujian
4. wawancara lebih mendalam
5. pemeriksaan referensi prestasi
6. pemeriksaan kesehatan
7. keputusan pribadi
8. orientasi jabatan.
Beberapa faktor lain yang mempengaruhi prestasi karyawan yaitu:
a. latar belakang pribadi, seperti pendidikan dan pengalaman
b. bakat dan minat (aptitude and interest), kemampuan seseorang
c. sikap dan kebutuhan (attitudes and needs) untuk meramalkan langsung jawaban dan wewenang seseorang
d. kemampuan analitis dan manipulatif, untuk mempelajari kemampuan pemikiran dan penganalisaan
e. keterampilan dan kemampuan teknik, untuk menilai kemampuan dalam pelaksanaan aspek-aspek teknik, pekerjaan.
f. Kesehatan, tenaga dan stamina, untuk melihat kemampuan phisik seseorang dalam pelaksanaan pekerjaan.

Latihan dan pengembangan karyawan
Karyawan-karyawan baru biasanya sudah memiliki pendidikan dan latihan dasar yang diperlukan. Mereka adalah produk dari suatu sistem pendidikan dan pengalaman yang telah memberikan suatu tingkat kemampuan dan kecakapan tertentu. Ini sangat membantu manajer dalam rangka pengembangannya menuju efektivitas organisasi.
Tujuan latihan dan pengembangan karyawan adalah untuk memperbaiki efektivitas kerja karyawan dalam mencapai hasil-hasil kerja yang telah ditetapkan. Peningkatan efektivitas kerja dapat dilakukan melalui latihan dan pengembangan. Latihan dimaksudkan untuk memperbaiki penguasaan keterampilan dan teknik-teknik pelaksanaan pekerjaan tertentu, terperinci, dan rutin. Pengembangan mempunyai ruang lingkup lebih luas, yaitu peningkatan kemampuan, sikap dan keperibadian.
Pemula, masyarakat bertanggung jawab atas penyediaan tenaga kerja potensial melalui pendidikan umum, dan perusahaan bertanggung jawab atas penyediaan latihan dan pengembangan, baik formal ataupun informal. Pengembangan diperlukan dalam rangka menyesuaikan diri dengan kemajuan teknologi. Sebagai contoh, para akuntan sekarang memerlukan pemahaman kemampuan dan programasi komputer. Bila karyawan menjadi lebih terlatih, terdidik dan lebih ahli, mereka mempunyai perasaan berguna dan percaya diri lebih besar. Mereka juga menjadi lebih bernilai dihadapan rekannya dan masyarakat.
Pengembangan karyawan adalah penting bagi individu maupun organisasi dan bahkan bagi negara.
Ada 4 prosedur yang dapat digunakan manajer untuk menentukan kebutuhan pelatihan seseorang dalam organisasi atau subnit mereka:
1. penilaian prestasi (performance appraisal)
2. analisis kebutuhan pekerjaan (analysis fo job requirements)
3. analisis organisasi
4. suvei personil
metode-metode latihan dan pengembangan
ada 2 metode yang dapat dipergunakan untuk menyediakan latihan dan pengembangan karyawan yaitu:
1. Metode on the job training
Metode ini pada umumnya dipergunakan melalui:
a. Coaching
Dalam hal ini pemimpin memberikan bimbingan dan pengarahan kepada bawahan dalam pelaksanaan pekerjaan rutin mereka.
b. Planned progression (pemindahan karyawan)
Pemindahan karyawan dilakukan melalui tingkatan dalam organisasi yang berbeda
c. Rotasi jabatan
Pemindahan karyawan melalui jabatan-jabatan yang bermacam-macam dan berbeda
d. Penugasan sementara
Dalam hal ini karyawan ditempatkan pada posisi manajemen tertentu untuk jangka waktu yang ditetapkan
e. Sistem-sistem penilaian prestasi formal
2. Metode off the job training.
Metode off the job training dilakukan melalui:
a. Program pengembangan eksekutif di perguruan tinggi atau lembaga pendidikan lainnya, dimana para manajer berpartisipasi dalam program-program yang dibuka untuk umum melalui penggunaan analisia kasus, simulasi, dan metode pengajaran lainnya.
b. Latihan laboratorium, dimana seseorang belajar menjadi lebih sensitif/peka terhadap orang lain, lingkungan dan sebagainya.
c. Pengembangan organisasi yang menekankan perubahan, pertumbuhan, dan pengembangan keseluruhan organisasi.

Pemberian kompensasi kepada karyawan
Kompensasi adalah pemberian balas jasa berupa pembayaran finansial untuk pekerjaan yang dilaksanakan dan sebagai motivator untuk pelaksanaan tugas dimasa yang akan datang. Bagi manajemen, masalah kompensasi ini merupakan masalah personalia yang rumit. Walaupun pengupahan harus mempunyai dasar yang logis dan dapat dan dapat dipertahankan, hal ini meliputi faktor-faktor emosional dari sudut pandang para karyawan.
Kompensasi merupakan suatu yang sangat penting bagi karyawan sebagai individu karena upah merupakan suatu ukuran nilai atau karya mereka diantara para karyawan itu sendiri, keluarga, dan masyarakat. Tingkat pendapatan absolut karyawan akan menentukan skala kehidupannya, dan pendapatan relatif mereka menunjukkan status, martabat, dan harganya.
Kompensasi juga bagi organisasi karena jumlah pembanyaran pada karyawan dalam bentuk pengupahan dan balas jasa lainnya sering merupakan komponen biaya yang terbesar dan penting. Disamping itu, kompensasi mempunyai dampak penting terhadap perekonomian. Pendapatan karyawan adalah bagian terbesar dari daya belinya yang dipergunakan untuk membeli barang-barang dan jasa hasil produksi perusahaan-perusahaan.
Pemberian kompensasi oleh manajemen, perlu mempertimbangkan prinsip keadilan. Pada umumnya, karyawan menilai keadilan pemberian kompensasi tersebut dengan membandingkan kompensasi yang diterima karyawan yang lain. Adil atau tidak tergantung bagaimana mereka melihat nilai relatif dibanding dengan yang lain.  Sebagian besar ketidakpuasannya diakibatkan oleh adanya perbedaan dalam pembayaran diantara jabatan dan individu. Selanjutnya, pada umumnya pula karyawan akan menerima perbedaan pengupahan berdasarkan perbedaan tanggung jawab, kemampuan, pengetahuan, produktivitas, on job atau kegiatan manajerial.

Penentuan kompensasi
Kebijaksanaan dan praktek-praktek manajemen oleh interaksi dari 3 faktor yaitu:
1. Kesediaan membayar
Para manajer sebenarnya ingin membayar upah secara adil, karenanya karyawan seharusnya melaksanakan pekerjaan sesuai upah yang diterima. Selanjutnya, manajer seharusnya mendorong karyawan untuk meningkatkan kinerja mereka agar upah dan gaji dapat ditingkatkan.
2. Kemampuan membayar.
Realisasi pemberian kompensasi tergantung pada kemampuan membayar perusahaan, yang ditentukan oleh pendapatan dan laba yang diraih perusahaan yang juga tergantung pada produktivitas karyawan. Dengan demikian, penurunan produkvitas karyawan dan inflasi akan mempengaruhi pendapatan nyata karyawan.
3. persyaratan-persyaratan membayar
dalam jangka pendek, pengupahan dan penggajian sangat tergantung pada tekanan eksternal, seperti pemerintah, serikat buruh, kondisi permintaan dan penawaran tenaga kerja, dan para pesaing.

Bentuk-bentuk pembayaran
Banyak karyawan yang dibayar pada setiap akhir hari kerja berdasarkan jumlah jam kerja, termasuk pembayaran berdasar jam kerja yang diterima akhir pekan (upah harian), atau per bulan. Disamping itu, ada juga bentuk upah insentif, bonus, atau komisi diterapkan pada karyawan bagian produksi dan penjualan termasuk rencana pembagian laba (profit sharing plan) dimana karyawan menerima sejumlah prosentase tertentu dari laba perusahaan sebagai pendapatan ekstra.

Pemeliharaan kesehatan dan keamanan
Pemeliharaan keseahatan dan keamanan merupakan suatu bidang manajemen yang semakin penting. Keadaan ini memungkinkan manajemen lebih memperhatikan pemeliharaan kesehatan dan keselamatan karyawan termasuk kesehatan dan keamanan kondisi kerja. Program ini dapat dilaksanakan antara lain dengan penyediaan dokter dan klinik kesehatan perusahaan, pengaturan tempat kerja, pelaksanaan kegiatan pencegahan atau penyediaan perangkatnya.