PROSES PERENCANAAN

Perencanaan terjadi di semua tipe kegiatan,perencanaan adalah proses dasar di mana manajemen memutuskan tujuan dan cara mencapainya. Perencanaan dalam organisasi adalah esensial,karena dalam kenyataanya perencanaan memegang peran lebih di banding fungsi-fungsi lainnya. Fungsi-fungsi pengorganisasian,pengarahan dan pengawasan sebenarnya hanya meleksanakan keputusan-keputusan perencanaan.

Pengertian Perencanaan
Dalam perencanaan manajer memutuskan “apa yang harus dilakukan,kapan melakukannya,bagaimana melakukannya,dan siapa yang melakukannya”. Berbagai pertanggung jawaban dalam perencanaan tergantung pada besarnya dan tujuan organisasi serta fungsi atau kegiatan khusus manajer. Perencanaan adalah suatu proses yang tidak berakhir bila rencana tersebut telah ditetapkan: Rencana harus diimplementasikan. Setiap saat selama proses implementasi dan pengawasan,rencana-rencana mungkin memerlukan modifikasi agar tetap berguna.

Pengorganisasian adalah proses pengaturan kerja bersama sumber daya-sumber daya keuangan,phisik dan manusia dalam organisasi. Perencanaan menunjukan cara dan perkiraan bagaimana menggunakan sumber daya-sumber daya tersebut untuk mencapai efektifitas paling tinggi. Sebagai contoh,penyusunan pesonalia organisasi tidak akan dapat tersusun secara efektif tanpa perencanaan personalia.

Pengarahan
Fungssi pengarahan selalu berkaitan erat dengan perencanaan. Sumber daya- sumber daya dan hubungan- hubungan yang di perlukan untuk mengarahkan dan memotivasi karyawan. Fungsi npengarahan meliputi penerapan unsur-unsur tersebut menjadi pengaruh.

Pengawasan
Perencanaan dan pengawasan saling berhubungan sangat erat,sehingga sering disebut sebagai “kembar siam” dalam manajemen. Pengawasan adalah penting sebagai produk perencanaan efektif.oleh karna itu, pengawasan bertindak sebagai kriteria penilaian pelaksanaan kerja terhadap rencana.

TIPE-TIPE PERENCANAAN DAN RENCANA
Perencanaan dan rencana dapat diklasifikasikan dalam beberapa cara yang berbeda. Meskipun proses dasar perencanaan adalah sama bagi setiap menejer, dalam praktek perencanaan dalam mengambil berbagai bentuk. Ini disebabkan beberapa alasan. Pertama, perbedaan tipe organisasi mempunyai perbedaan misi, dimana pendekatan perencanaan yang digunakan berbeda pula. Kedua, bahkan dalam suatu organisasi yang sama dibutuhkan tipe-tipe perencanaan yang berbeda untuk waktu-waktu yang berbeda. Ketiga, manajer-manajer yang berlainan akan mempunyai gaya perencanaan yang berbeda
Ada paling sedikit lima dasar pengklasifikasian rencana-rencana, sebagai berikut :
1. Bidang fungsional,mencakup nrencana produksi, pemasaran, keuangan, dan personalia. Misal, rencana produksi akan meliputi perencanaan kebutuhan bahan, scheduling produksi, jadwal pemeliharaan mesin, dan sebagainya.
2. Tingkatan organisasional,termasuk keseliruhan organisasi atau satuan-satuan kerja organisasi. Perencanaan organisasi keseluruhan akan lebih kompleks daripada perencanaan suatu satuan kerja organisasi.
3. Karakteristik-karakteristik ( sifat ) rencana, meliputi faktor-faktor kompleksitas, fleksibilitas, keformalan, kerahasiaan, biaya, rasionalitas, kuntitatif, dan kualitatif.
4. Waktu, menyangkut rencana jangka pendek, menengah, dan jangka panjang. Sebagai contoh, tingkat kepastian rencana pembangunan pabrik baru sepuluh tahun yang akan datang, lebih rendah dibanding rencana untuk pindah kantor dua minggu lagi.
5. Unsur-unsur rencana, dalam wujud anggaran, program, prosedur, kebijaksanaan, dan sebagainya. Perencanaan ini berhubungan dengan kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan, seperti program pengiklanan, prosedur seleksi personalia, anggaran penelitian dan pengembangan, dan seterusnya.

PERENCANAAN STRATEGIK
Perencanaan strategik ( strategic planning ) adalah proses pemilihan tujuan-tujuan organisasi : penentuan strategi, kebijaksanaan program-program strategik yang diperlukan untuk tujuan-tujuan tersebut; dan penetapan metode-metode yang diperlukan untuk menjamin bahwa strategi dan kebijaksanaan telah di implementasikan.

Proses perencanaan strategik
Pendekatan perencanaan strategik merupakan penetapan serangkaian keputusan dan kegiatan dalam perumusan dan implementasi strategi-strategi yang dirancang untuk mencapai tujuan-tujuan organisasi. Sebagai modal umum, langkah-langkah yang di bahas dapat diterapkan dengan berbagai modivikasi. Secara ringkas langkah-langkah proses penyusunan strategik dapat diuraikan sebagai berikut :
Langkah 1 : Penentuan misi dan tujuan yang mencakup pernyataan-pernyatan umum tentang misi, valsavah maksud, dan tujuan organisasi.
Langkah 2 : Pengembangan profil perumusan, yang mencerminkan kondisi internal dan kemampuan perusahaan.
Langkah 3 : analisa lingkungan eksternal, dengan maksud untuk mengidentifikasikan cara-cara dalam mana perubahan-perubahan lingkungan ekonomi, teknologi, sosial/ budaya, dan politik dapat secara tidak langsung mempengaruhi organisasi.
Langkah 4 : Analisa internal perusahaan – kekutan dan kelemahan organisasi. Analisa ini dilakukan dengan memperbandingkan profil perusahaan dan lingkungan eksternal.
Langkah 5 : Indentifikasi kesempatan dan ancaman strategi, identifikasi tujuan dan strategi, analisa lingkungan, serta analisa kekuatan dan kelemahan organisasi.
Langkah 6 : Pembuatan keputusan strategik langkah selanjutnya mencakup identifiikasi, penilaian dan pemilihan berbagai alternatif strategik.
Langkah 7 : Pengembangan strategik perusahaan, organisasi perlu menjabarkannya kedalam sasaran-sasran jangka pendek dan strategi-strategi operasional.
Langkah 8 : Implementasi strategi, yang menyangkut kegiatan menajemen untuk mengoperasikan strategi. Implementasi melibatkan penugasan tanggung jawab atas sukses semua atau sebagian strategi kepada karyawan yang sesuai.
Langkah 9 : Peninjauan kembali dan evaluasi, proses ini sering disebut “strategic control”. Setelah strategi di implementasikan, manajer perlu senantiasa memonitor secara periode.

HAMBATAN-HAMBATAN PERENCANAAN EFEKTIF
Ada sujumlah alasan mengapa manajer ragu-ragu atau gagal menetapkan tujuan dan membuat rencana bagi organisasi atau kelompok/ satuan kerja mereka, yaitu :
1. Kurang pengetahuan tentang organisasi
2. Kurang pengetahuan tentang lingkungan
3. Ketidak mampuan melakukan peramalan secara efektif
4. Kesulitan perencanaan operasi-operasi yang tidak berulang
5. Biaya
6. Takut gagal
7. Kurang percaya diri
8. Ketidak sediaan untuk menyingkirkan tujuan-tujuan alternatif