Penjualan Modal Saham

Dalam penerbitan saham, prosedur berikut harus dilakukan:

1. Saham harus diotorisasi oleh Negara bagian umumnya dalam suatu sertifikat atau akta perusahaan.
2. Saham ditawarkan untuk dijual dan dibuat kontrak  untuk menjual saham itu.
3. Dana dari saham dikumpulkan dan saham diterbitkan.

Saham dengan Nilai Pari
Untuk memperlihatkan informasi tentang penerbitan saham dengan nilai pari, akun harus dipertahankan untuk masing-masing kelompok saham berikut:

1. Saham preferen atau saham biasa. Mencerminkan nilai pari saham perseroan yang diterbitkan. Akun ini dikredit ketika saham pertama kali diterbitkan.
2. Modal disetor yang melebihi nilai pari atau tambahan modal disetor. Menunjukkan setiap kelebihan atas nilai pari yang disetor oleh pemegang saham sebagai pengganti saham yang diterbitkan untuk mereka. Kelebihan atas nilai pari akan menjadi bagian dari tambahan modal disetor perusahaan, dan pemegang saham perorangan tidak memiliki klaim yang lebih besar atas kelebihan setoran dibandingkan semua pemegang saham lainnya dari kelompok saham yang sama.
3. Disagio saham. Menunjukkan bahwa saham telah diterbitkan dibawah nilai pari. Pembeli saham atau pemegang saham yang diterbitkan dibawah nilai pari dapat diminta membayar jumlah disagio jika diperlukan untuk melindungi kreditor dari kerugian bila perusahaan dilikuidasi.

Contoh:
Colonial Corporation menjual seratus  lembar saham dengan nilai pari $5 per saham pada harga $1.100. ayat jurnal untuk mencatat  penerbitan ini adalah:
Kas                                    1100
    Saham biasa                                                                       500
    Modal yang disetor melebihi nilai pari (agio saham biasa)        600
  
Jika saham diterbitkan dengan keuntungan sebesar  $300, maka ayat jurnal akan dicatat sebagai berikut:
Kas                                                                                    300
Modal disetor yang melebihi nilai pari (disagio saham biasa)    200
    Saham biasa                                                                                   500

Saham tanpa Nilai Pari
Alasan negara bagian untuk penerbitan saham tanpa niali pari:

1. Menghidari kewajiban kontinjen yang mungkin timbul bila saham dengan nilai pari diterbitkan pada disagio.
2. Masih ada kerancuan dalam hubungan antara nilai pari dan nilai pasar wajar. 

Kelemahan utama dari saham tanpa nilai pari  adalah bahwa beberapa Negara bagian mengenakan pajak yang tinggi atas penerbitan  ini, dan totalnya akan dimasukkan sebagai modal dasar.

Contoh: Video electronic  corporation didirikan dengan 10.000 lembar saham yang diotorisasi tanpa nilai pari. Tidak ada ayat jurnal, selain ayat jurnal memorandum, yang perlu dibuat untuk otorisasi itu karena tidak ada jumlah yang terlibat. Jika 500 lembar saham kemudian diterbitkan dengan harga $10 per saham, maka ayat jurnal adalah sebagai berikut:
Kas                5000
    Saham biasa- tanpa nilai pari         5000

Saham tanpa nilai pari yang sebenarnya harus dicatat pada akun sebesar harga penerbitnya tanpakerumitan akibat tambahan modal disetor atau disagio dan mengizinkan saham seperti itu memiliki nilai ditetapkan yaitu, nilai minimum di mana saham tidak dapat diterbitkan dibawah di bawah niali pari. Jadi, saham tanpa niali pari dengan nilai yang ditetapkan minimum atau nilai ditetapkan yang diputuskan oleh dewan direksi, akan memungkinkan sebuah perseroan baru meninggkat operasinya dengan tambahan modal disetor yang mungkin melebihi moal yang ditetapkannnya.
Contoh;
Jika 1000 lembar saham dengan nilai ditetapkan $5 diterbitkan. Pada $15 per saham secarai tunai, maka ayat jurnal adalah sebagai berikut:
Kas                        15.000
    Saham biasa                        15.000

atau

Kas                        15.000
    Saham biasa                                                  5.000
    Modal disetor yang melebihi nilai ditetapkan    10.000
Alasan perusahaan membeli kembai sahamnya yang beredar cukup bervariasi. Beberapa alas an utamanya adalah:

1. Untuk memenuhi distribusi pajak yang efisien dari kelebihan kas kepada pemegang saham.
2. Untuk meningkatkan laba per saham dan pengembalian atas ekuitas.
3. Untuk memenuhi saham dalam kontrak kompensasi saham karyawan atau memenuhi kebutuhan merger yang potensial.
4. Untuk menghindari upaya pengambilalihan atau mengurangi jumlah pemegang saham.

Hak-hak Pemegang Saham

Kecuali dibatasi atau ditetapkan dalam akte pendirian perseroan atau oleh ketentuan perundang-undangan yang berlaku, setiap jenis saham memberikan hak-hak dasar kepada para pemiliknya sebagai berikut:

1. Hak untuk ikut serta dalam pengelolaan perusahaan. Termasuk memilih anggota direksi dengan hak suara yang proporsional dengan hak kepemilikan sahamnya di dalam perusahaan, dan hak untuk memperoleh laporan keuangan perusahaan dan menentukan kebijakan-kebijakan strategis perusahaan.
2. Hak untuk mendapatkan pembagian laba dalam bentuk dividen yang dibagikan oleh perusahaan.
3. Hak untuk mendapatkan pembagian aktiva bersih perusahaan. Meliputi hak untuk membagi dividen dan hak memperoleh pembayaran kembali atas penyertaan modalnya apabila perusahaan harus dibubarkan atau dilikuidasi.
4. Hak untuk mengubah akte pendirian, anggaran dasar dan rumah tangga perusahaan. Meliputi hak untuk memberikan persetujuan atas perubahan-perubahan akte pendirian, anggaran dasar dan rumah tangga perusahaan, dan hak untuk mempertahankan rasio kepemilikan sahamnya diperusahaan.
5. Hak untuk dapat mempertahankan jumlah relative saham yang dimiliki melalui pembelian saham-saham baru yang diterbitkan oleh perusahaan yang disebut preemptive right. Yang memungkinkan seorang pemegang saham untuk membeli sejumlah saham tambahan dalam hal perusahaan melakukan emisi atau menerbitkan saham baru. Sebagai akibatnya, rasio kepemilikan saham tidak bisa dikurangi sebagai akibat dari penerbitan saham-saham baru yang dilakukan oleh perusahaan, kecuali pemegang saham tidak menggunakan haknya untuk membeli saham baru

Tidak setiap pemegang saham memperoleh hak-hak dasar sebagaimana dikemukakan diatas. Sebagai contoh, preemptive right seringkali sudah dieliminasi melalui perubahan akta pendirian, anggaran dasar dan rumah tangga perusahaan. Disamping itu, memang sengaja tidak setiap pemegang saham diberikan hak-hak yang sama. Banyak perusahaan besar menerbitkan beberapa jenis sekuritas saham, dengan karakteristik dan hak-hak yang berbeda (hak suara dalam rapat umum pemegang saham, hak prioritas untuk memperolah pembayaran dividen, hak atas jumlah minimum dividen).

Sumber Modal Perseroan

Ekuitas pemilik dalam perseroan didefinisikan sebagai ekuitas pemegang saham shareholders equity, atau modal perseroan. Tiga kategori berikut ini biasanya muncul sebagai bagian dari ekuitas pemegang saham:
1) Modal Saham.
2) Tambahan Modal Disetor.
3) Laba Ditahan

Dua kategori yang pertama yaitu modal saham dan tambahan modal disetor, merupakan modal (disetor) kontribusi: sementara laba ditahan merupakan modal yang diperoleh perusahaan. Modal kontribusi (modal disetor) adalah total jumlah yang disetorkan ke modal saham-jumlah tersebut diberikan oleh pemegang saham kepada perseroan untuk digunakan dalam bisnisnya. Modal kontribusi meliputi pos-pos seperti nilai pari dari semua saham yang beredar dan agio dikurangi disagio atas penerbitan saham itu. Modal yang dihasilkan (earned Capital) adalah modal yang dikembangkan jika bisnis berjalan dengan menguntungkan: modal ini terdiri dari semua laba yang tidak dibagi yang tetap diinvestasikan dalam perusahaan.

Perusahaan antara modal disetor dan laba ditahan sangatlah penting, baok dari sudut pandang hukum maupun ekonomi. Dari sudut pandang hukum, dividen dapat diumumkan dari laba ditahan di semua Negara bagian, tetapi di banyak Negara bagian dividen tidak dapat diumumkan dari modal disetor. Dari sudut pandang ekonomi, manajemen, pemegang saham dan pihak lainnya akan melihat laba sebagai factor penentu kelangsungan hidup dan pertumbuhan perseroan tersebut.

Ekuitas pemegang saham adalah perbedaan antara aktiva dan kewajiban perusahaan. Oleh karena itu kepentingan pemilik atau pemegan saham dalam perusahaan bisnis merupakan suatu kepentingan residu. Ekuitas pemilik atau pemegang saham (stockholders’/ owner’s equity) merupakan kontribusi kumulatif bersih atas pemegang saham ditambah laba yang telah ditahan. Sebagai kepentingan residu, ekuitas pemegang saham tidak memiliki eksistensi diluar aktiva dan kewajiban perusahaan-ekuitas pemegang saham sama dengan aktiva bersih. Ekuitas pemegang saham bukan merupakan klaim atas aktiva khusus tetapi klaim atas bagian dari total aktiva jumlahnya tidak dapat ditentukan secara spesifik atau tetap, karena hal itu tergantiung pada profitabilitas perussahaan, Ekuitas pemegang saham bertambah jika perusahaan memperolrh keuntungan, dan menurun atau hilang jika perusahaan mengalami kerugian.

Beberapa pengertian yang berbeda melekat pada kata modal (capital) karena kata tersebut seringkali digunakan secara berbeda oleh berbagai kelompok pengguna. Sebagai contoh, dalam keuangan perseroan modal biasanya merupakan total aktiva perusahaan. Dalam hukum, modal merupakan bagian dari ekuitas pemegang saham yang diwajibkan menurut anggaran dasar untuk disimpan dalam perusahaan untuk melindunga kreditor. Pada umumnya, modal dasar atau resmi (legal capital) atau modal ditetapkan ( stated capital) adalah nilai pari dari semua modal saham yang diterbitkan, tetapi jika saham diterbitkan tanpa nilai pari maka hal itu bisa berupa:
1) Total pembayaran untuk saham tersebut.
2) Jumlah minimum yang ditetapkan dalam hukum perseroan Negara bagian yang berlaku.
3) Jumlah arbitrer yang ditetapkan oleh dewan direksi menurut kebijaksanaannya.

Sebagian besar akuntan mendefinisikan modal secara lebih sempit daripada total aktiva, tetapi lebih luas daripada modal dasar atau resmi. Jika akuntan merujuk pada modal maka yang dimaksud adalah ekuitas pemegang saham atau ekuitas pemilik.

Perseroan Terbatas (PT)

Dari tiga jenis utama organisasi bisnis, perusahaan perorangan, persekutuan, dan perseroan. Bentuk perusahaan yang dominan adalah perseroan.
Perseroan dapat diklasifikasikan menurut sifat kepemilikannya sebagai berikut:
1. Perseroan sektor publik
Adalah unit-unit pemerintah atau operasi bisnis yang dimiliki oleh unit-unit pemerintah seperti : BUMN
2. Perseroan sektor swasta
a. Non saham
Bersifat nirlaba dan tidak menerbitkan saham.
Seperti : gereja, yayasan sosial, lembaga pendidikan.
b. Saham
Perusahaan yang beroperasi untuk mencari laba dan menerbitkan saham.
• Perseroan tertutup ( perusahaan nonpublik atau swasta )
Saham dipegang oleh beberapa pemegang saham ( mungkin oleh sebuah keluarga ) dan tidak tersedia untuk pembelian umum.
• Perseroan terbuka ( perusahaan publik )
Saham diperdagangkan secara luas dan tersedia untuk dimiliki atau dibeli oleh publik.
a. Perseroan terdaftar
Saham diperdagangkan di bursa saham yang terorganisasi.
b. Perseroan tidak terdaftar ( over the coenter corporation )
Saham diperdagangkan di pasar di mana pialang sekuritas membeli dari dan menjual kepada publik.

Pengaruh hukum perseroan negara bagian
Siapa pun yang ingin mendirikan perusahaan harus menyerahkan anggaran dasar perusahaan pada negara bagian tempat perusahaan itu didirikan. Setiap negara bagian mempunyai undan-undang pendirian bisnisnya sendiri dan akuntansi untuk ekuitaspemegang saham akan mengikuti ketentuan dari undang-undang tersebut.
 
a. Penggunaan modal saham atau sistem saham.
Ekuitas pemegang saham dalam satu perusahaan umumnya tediri dari sejumlah besar unit atau lembar saham. Dalam satu kelompok saham, setiap lembar saham sama dengan lembar saham lainnya. Setiap kepentingan pemilik perusahaan diwakili oleh jumlah lembar saham yang dimiliki. Setiap saham memiliki hak dan keistimewaan tertentu yang hanya dapat dibatasi oleh kontrak khusus pada saat saham diterbitkan.
Jika tidak ada ketentuan yang membatasi, maka setiap saham memiliki hak-hak berikut :
a. Untuk membagi laba dan rugi secara proposional.
b. Untuk ikut serta dalam manajemen ( hak untuk memilih direktur ) secara proposional.
c. Untuk membagi aktiva perusahaan bila terjadi likuidasi secara proposional.
d. Untuk ikut serta secara proposional dalam setiap penerbitan saham baru dalam kelompok yang sama disebut hak istimewa.
Tiga hak pertama diharapkan ada kepemilikan atas semua perusahaan, sementara yang keempat dapat digunakan pada perseroan untuk melindungi setiap kepentingan proposional pemegang saham atas perusahaan.
Hak istimewa melindungi seorang pemegang saham dari kehilangan kepentingan kepemilikan diluar kemauannya.
Keunggulan utama dari sistem saham adalah kemudahannya dalam pemindahan kepentingan dalam perusahaan dari seseorang ke pihak lainnya.

b. Pengembangan berbagai kepentingan kepemilikan.
Dalam setiap perseroan, satu kelompok saham harus mewakili hak kepemilikan dasar. Kelompok saham tersebut dinamakan saham biasa.
Saham biasa adalah hak residu perseroan yang menanggung resiko terbatas bila terjadi kerugian dan menerima manfaat apabila terjadi keuntungan.
Menurut kontrak saham khusus antara perusahaan dan pemegang saham, beberapa dari hak ini mungkin dikorbankan oleh pemegang saham sebagai pangganti hak atau keistimewaan khusus lainnya. Jadi kelompok saham khusus ini diciptakan. Karena saham ini memiliki hak khusus tertentu, maka hal itu biasanya disebut sebagai saham preferen. Jenis preferensi yang biasanya diberikan kepada pemegang saham preferen adalah prioritas untuk mengklaim laba.

c. Kewajiban pemegang saham yang terbatas.
Pemilik perseroan yaitu para pemegangsaham, menyetorkan kekayaannya atau jasa kepada yang ditukar dengan kepemilikan saham. Kekayaan atau jasa yang diinvestasikan dalam perusahaan itu merupakan batas kerugian bagi pemegang saham.
Kepentingan kepemilikan dalam suatu perseroan secara hukum dilindungi dari kontinjensi seperti itu, sehingga pemegang sahammemiliki kewajiban yang terbatas yaitu hanya akan kehilangan investasinya tetapi mereka tidak akan mengalami kerugian yang melebihi nilai investasinya.
Saham yang memiliki jumlah per saham tetap yang tercetak pada setiap sertifikat saham disebut nilai pari saham. Nilai pari mempunyai satu signifikansi yang nyata yaitu menetapkan tanggung jawab maksimum dari seorang pemegang saham jika terjadi insolvensi atau likuidasi perusahaan. Jadi nilai pari bukanlah “ nilai ” dalam arti kata biasa.
Nilai pari adalah nilai per saham yang ditentukan oleh pendiri perseroan dan dicantumkan dalam perjanjian akta perseroan.
Disini harus ditekankan bahwa kewajiban kontinjen pemegang saham atas saham yang dibeli pada harga dibawah nilai pari:
• Adalah kewajiban kepada kreditor perusahaan, bukan kepada perusahaan itu sendiri.
• Menjadi kewajiban riil hanya jika jumlah di bawah pari harus dikumpulkan untuk membayar kreditor jika perusahaan dibubarkan.
• Adalah tanggung jawab pemegang sertifikat aslipada saat pembubaran perusahaan kecuali menurut kontrak tanggung jawab ini dialihkan kepada pemegang lain.

d. Formalitas pembagian laba
Dalam suatu perseroan, pembagian laba dikendalikan oleh batasan hukum tertentu.
Pertama, pembagian kepada pemilik harus mematuhi hukum negar bagian mengenai perseroan.
Kedua, pembagian kepada para pemegang saham harus dusetujui secara formal oleh dewan direksi.
Ketiga, dividen harus sesuai dengan kontrak modal saham seperti preferensi, partisipasi.

Rekonsiliasi Laporan Bank

Perusahaan dapat menggunakan jasa bank untuk menyimpan uangnya dan melakukan transaksi-transaksi yang jumlahnya cukup besar. Dalam hal ini, baik perusahaan maupun bank akan mencatat setiap penyetoran dan pengambilan uang yang dilakukan oleh perusahaan. Pada akhir periode, bank akan mengirimkan laporannya kepada perusahaan, yang berisi: (a) saldo rekening perusahaan awal periode, (b) penyetoran dan pengambilan uang selama satu periode, (c) beban biaya bank yang harus ditanggung oleh perusahaan, (d) jasa giro yang diberikan bank kepada perusahaan, dan (e) saldo rekening perusahaan akhir periode. Permasalahannya adalah saldo kas perusahaan menurut laporan bank sering tidak sesuai dengan catatan perusahaan. Karena alasan inilah, maka pada akhir periode perusahaan harus membuat rekonsiliasi bank untuk menentukan saldo kas perusahaan yang benar.


Sebab-sebab Terjadinya Perbedaan Saldo Kas

Perbedaan saldo kas perusahaan menurut laporan bank dan catatan perusahaan umumnya disebabkan oleh faktor-faktor sebagai berikut:
• Adanya transaksi-transaksi yang belum dicatat oleh bank, tetapi sudah dicatat oleh perusahaan
• Adanya transaksi-transaksi yang belum dicatat oleh perusahaan, tetapi sudah dicatat oleh bank
• Adanya kesalahan pencatatan yang dilakukan oleh bank atau perusahaan

1. Transaksi-transaksi yang belum dicatat oleh bank, tetapi sudah dicatat oleh perusahaan
a. Setoran dalam perjalanan (deposit in transit)
Adalah setoran perusahaan ke bank pada suatu tanggal tertentu yang oleh bank tidak dimasukkan ke dalam setoran tanggal tersebut, melainkan dimasukkan ke dalam setoran tanggal berikutnya. Hal ini terjadi karena ketika setoran dilakukan kas bank sudah tutup. Sedangkan di perusahaan sendiri, bagian akuntansi, sudah mencatat setoran tersebut. Setoran dalam perjalanan ini umumnya terjadi pada tanggal akhir bulan. Setoran ini mengakibatkan saldo kas menurut bank menjadi terlalu kecil
 dalam rekonsiliasi, setoran ini akan menambah saldo kas menurut laporan bank
b. Cek yang beredar (outstanding checks)
Adalah cek yang telah dikeluarkan oleh perusahaan dan telah dicatat dalam jurnal. Akan tetapi, pemegang cek tersebut belum mencairkannya di bank sehingga bank belum menerima cek yang dikeluarkan oleh perusahaan. Cek yang beredar ini mengakibatkan saldo kas menurut laporan bank menjadi terlalu besar.
 dalam rekonsiliasi, cek ini akan mengurangi saldo kas menurut laporan bank

2. Terdapat transaksi-transaksi yang belum dicatat oleh perusahaan, tetapi sudah dicatat oleh bank
a. Penagihan melalui bank
Seringkali perusahaan menggunakan jasa inkaso bank, yaitu memberikan amanat kepada bank untuk menagihkan piutang perusahaan kepada si tertagih dan debitur juga membayar hutangnya melalui bank. Pelunasan tersebut telah dicatat oleh bank tetapi belum dicatat oleh perusahaan. Penerimaan kas melalui bank yang belum dicatat ini mengakibatkan saldo kas menurut catatan perusahaan menjadi terlalu kecil.
 dalam rekonsiliasi, penagihan ini akan menambah saldo kas menurut catatan perusahaan
b. Biaya administrasi bank
Biasanya bank membebankan sejumlah biaya administrasi atas transaksi-transaksi yang dilakukan bank untuk perusahaan. Besarnya biaya ini tergantung pada banyaknya transaksi. Umumnya, jumlah ini akan diketahui oleh perusahaan bila laporan bank telah diterima. Pembebanan biaya administrasi bank yang belum dicatat ini mengakibatkan saldo kas menurut catatan perusahaan menjadi terlalu besar.
 dalam rekonsiliasi, biaya ini akan mengurangi saldo kas menurut catatan perusahaan

c. Pendapatan bunga (jasa giro)
Bank memberikan bunga atas simpanan perusahaan yang dihitung atas dasar persentase tertentu dari saldo giro perusahaan rata-rata per bulan. Jumlah ini baru akan diketahui oleh perusahaan bila laporan bank telah diterima. Pendapatan bunga bank yang belum dicatat ini mengakibatkan saldo kas menurut catatan perusahaan menjadi terlalu kecil.
 dalam rekonsiliasi, pendapatan ini akan menambah saldo kas menurut catatan perusahaan

d. Cek kosong
Adalah cek yang tidak cukup dananya. Cek ini merupakan penerimaan dari konsumen atau debitur yang digunakan untuk melunasi hutang, tetapi saldo giro debitur tidak cukup untuk membayar. Cek ini sudah dicatat dalam penerimaan kas oleh perusahaan dan sudah disetor ke bank. Ketika bank menguangkan cek ini, ternyata saldo giro debitur tidak cukup sehingga bank mengembalikan cek tersebut pada perusahaan. Cek kosong ini mengakibatkan saldo kas perusahaan menjadi terlalu besar.
 dalam rekonsiliasi, cek ini akan mengurangi saldo kas menurut catatan perusahaan

3. Kesalahan pencatatan yang dilakukan oleh bank maupun perusahaan
a. Kesalahan pencatatan oleh bank
Contoh, bank mengurangi saldo giro perusahaan untuk membayar hutang kepada debitur yang semestinya pengurangan ini untuk perusahaan pemegang giro lainnya. Kesalahan ini mengakibatkan saldo kas menurut bank menjadi terlalu kecil.

b. Kesalahan pencatatan oleh perusahaan
Contoh, perusahaan salah mencatat penjualan tunai sebesar Rp 540.000 menjadi Rp 450.000. Kesalahan ini mengakibatkan saldo kas perusahaan menjadi terlalu kecil.

KAS

KAS adalah uang tunai (kertas maupun logam) yang ada di perusahaan, atau simpanan di bank yang dapat diambil setiap saat, atau bentuk pembayaran lainnya seperti cek yang mempunyai sifat dapat diuangkan atau ditukar dengan uang setiap saat.

Dalam neraca, KAS merupakan aktiva yang paling lancar (likuid), dalam arti paling sering berubah jumlahnya karena hampir setiap transaksi dengan pihak luar selalu mempengaruhi kas. Mengingat KAS mempunyai sifat yang sangat likuid, maka sangatlah penting untuk dilakukan pengendalian intern terhadap kas, di antaranya dengan menerapkan sistem kas kecil dan penggunaan bank dalam transaksi-transaksi perusahaan.

Kas Kecil dan Metode Pencatatannya
kas kecil adalah kas di perusahaan yang disediakan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak ekonomis bila dibayar dengan cek. Contohnya, pengeluaran untuk biaya pos dan telegram, berlangganan surat kabar atau majalah, biaya listrik/air/telepon, biaya angkut, dan sebagainya.

Kas kecil dipercayakan kepada ‘Kasir Kas Kecil’ yang bertanggung jawab terhadap pembayaran-pembayaran dengan menggunakan kas kecil. Pengisian kembali dan penambahan jumlah kas kecil dapat dilakukan setiap periode tertentu, misalnya setiap minggu, setengah bulan sekali, atau setiap bulan bergantung pada kebutuhan perusahaan.

Ada dua metode yang dapat digunakan perusahaan sehubungan dengan pengelolaan kas dengan menggunakan kas kecil, yaitu metode tetap (imprest) dan metode fluktuasi (fluctuation).

Sistem Dana Tetap (Imprest Fund System)
Pada sistem ini, rekening kas kecil selalu menunjukkan jumlah tetap, yaitu sebesar yang telah ditetapkan oleh manajemen perusahaan. Pada saat mengeluarkan kas kecil untuk membayar biaya-biaya yang diperlukan, kasir kas kecil cukup mengumpulkan bukti-bukti pengeluarannya dan tidak perlu melakukan pencatatan. Pencatatan pengeluaran dilakukan pada saat pengisian kembali kas kecil, dan yang melakukan adalah bagian pencatatan.

Apabila jumlah kas kecil tinggal sedikit, kasir akan meminta pengisian kembali kas kecilnya pada bagian keuangan perusahaan sebesar jumlah yang sudah dibayarkan dari kas kecil. Dengan cara ini jumlah uang dalam kas kecil akan kembali seperti semula.
Pada waktu meminta pengisian kembali kas kecil, kasir akan menyerahkan bukti-bukti pengeluaran dan menerima uang sebesar pengeluaran yang sudah dibayarkan. Pengisian kembali ini dicatat dengan mendebit rekening yang sesuai untuk masing-masing pengeluaran yang pada dasarnya adalah bukti-bukti pengeluaran dan kreditnya adalah kas.

Berikut adalah jurnal yang diperlukan sehubungan dengan pencatatan kas kecil dengan sistem dana tetap, yaitu:
Mencatat pembentukan kas kecil

Kas kecil              xxx
    Kas                         xxx

Mencatat pengeluaran kas kecil
Tidak ada jurnal …

Mencatat pengisian kembali kas kecil

Biaya                    xxx
    Kas                         xxx

Contoh 1:
Pada tanggal 1 Desember 2004, PT. X membentuk kas kecil sebesar Rp 100.000. Pengeluaran kas kecil sampai dengan tanggal 19 Desember 2004 adalah sebagai berikut:

Biaya angkut                Rp    15.000
Listrik                                   17.000
Telpon                                  28.000
Bahan pembantu kantor        30.000

Pada tanggal 19 Desember 2004, dilakukan pengisian kembali kas kecil dan mulai tanggal 20 – 31 Desember 2004 rincian kas kecil adalah sebagai berikut:

Biaya kirim penjualan            Rp 25.400
Langganan surat kabar                 4.750
Biaya rapat                                 30.850
Biaya cetak formulir                    19.000

Transaksi-transaksi di atas akan dicatat dalam buku jurnal sebagai berikut:

01 Desember:  Mencatat pembentukan kas kecil
   
Kas kecil                100.000
    Kas                                 100.000

19 Desember:  Mencatat pengisian kembali kas kecil

Biaya angkut                         15.000

Listrik                                   17.000
Telpon                                  28.000
Bahan pembantu kantor        30.000
       Kas                                          90.000


Jika pada tanggal 31 Desember dilakukan pengisian kembali kas kecil, maka jurnalnya adalah:

Biaya kirim penjualan        25.400
Langganan surat kaba         4.750
Biaya rapat                        30.850
Biaya cetak formulir           19.000
    Kas                                          80.000

Jika pada tanggal 31 Desember tidak dilakukan pengisian kembali kas kecil, maka jurnal penyesuaian yang dilakukan bagian pencatatan adalah:

Biaya kirim penjualan           25.400
Langganan surat kabar          4.750
Biaya rapat                          30.850
Biaya cetak formulir             19.000
    Kas kecil                                   80.000

       
Sistem Dana Tidak Tetap (Fluctuation Fund System)

Dalam sistem ini, pembentukan kas kecil dilakukan dengan cara yang sama seperti dalam sistem imprest. Perbedaannya adalah (1) dalam sistem fluktuasi, saldo rekening kas kecil tidak tetap atau berfluktuasi sesuai dengan jumlah penerimaan atau pengisian kembali kas kecil; dan (2) kalau dalam sistem imprest pencatatan terhadap pengeluaran-pengeluaran kas kecil baru dilakukan pada saat pengisian kembali, sedangkan dalam sistem fluktuasi pencatatan dilakukan setiap kali terjadi pengeluaran uang dari kas kecil. Jadi, buku pengeluaran kas kecil dalam sistem fluktuasi mempunyai fungsi sebagai buku jurnal dan menjadi dasar untuk pembukuan ke rekening-rekening buku besar.

PT. ABC melakukan pengisian kembali kas kecilnya pada tanggal 1 April 2000.

Diminta:
Buatlah jurnal yang diperlukan sehubungan dengan kas kecil selama bulan Maret 2000, apabila:
a. PT. ABC menggunakan sistem imprest
b. PT. ABC menggunakan sistem fluktuasi dan pengisian kembali kas kecil sebesar Rp 97.000.
Berikut adalah jurnal yang diperlukan sehubungan dengan pencatatan kas kecil dengan sistem fluktuasi, yaitu:

Mencatat pembentukan kas kecil

Kas kecil                xxx
    Kas                         xxx

Mencatat pengeluaran kas kecil

Biaya                    xxx
    Kas kecil                xxx

Mencatat pengisian kembali kas kecil

Kas kecil                xxx
    Kas                          xxx

Contoh 2:
Pada tanggal 1 Desember 2004, PT. X membentuk kas kecil sebesar Rp 100.000. Pengeluaran-pengeluaran kas kecil yang terjadi selama Desember 2004 adalah sebagai berikut:

02 Desember    Membayar langganan surat kabar             Rp      7.200
03 Desember     Membayar biaya angkut pembelian bahan        45.000
07 Desember     Membeli buku-buku, tinta dan lain-lain             17.800
09 Desember     Membayar rekening listrik                                14.000

Pada tanggal 10 Desember 2004, dilakukan pengisian kembali kas kecil sebesar Rp 75.000.

Transaksi-transaksi di atas akan dicatat dalam buku jurnal sebagai berikut:

01 Desember:  Mencatat pembentukan kas kecil
   
Kas kecil            100.000
    Kas                            100.000

02 Desember :  Mencatat pengeluaran kas kecil
   
Surat kabar          7.200
    Kas kecil                  7.200

03
Biaya angkut pembelian bahan    45.000
    Kas kecil                                          45.000

07
Biaya supplies kantor        17.800
    Kas kecil                                17.800

09   
Biaya listrik                      14.000
    Kas kecil                               14.000

10 Desember:  Mencatat pengisian kembali kas kecil

Kas kecil            75.000
    Kas                           75.000

Tambahan:
Apabila terjadi selisih antara catatan kas kecil dengan jumlah uang yang sebenarnya.
- Apabila terjadi selisih kurang, maka dicatat sebagai kerugian kas

Kerugian kas        xxx
        Kas kecil            xxx

- Apabila terjadi selisih lebih, maka dicatat sebagai keuntungan
- Apabila kelebihan/kekurangan yang terjadi tidak material, maka tidak perlu membuat jurnal. Cukup dicatat saja sebagai cadangan (pembulatan) pada selisih-selisih berikutnya.
 Terutama pada sistem imprest, apabila terjadi penambahan jumlah kas kecil dari Rp 100.000 menjadi Rp 250.000, maka jurnal untuk penambahan jumlah kas ini adalah:

Kas kecil            150.000
    Kas                            150.000
sehingga apabila dijumlahkan dengan jumlah kas kecil yang biasanya, yaitu Rp 100.000 akan menjadi Rp 250.000

Dari 2 sistem pencatatan kas kecil yang ada, perusahaan bisa memilih metode mana yang sesuai dengan kondisi perusahaan. Akan tetapi, sistem imprest dianggap memiliki internal control yang lebih baik karena nilainya yang selalu tetap pada setiap periode sehingga memudahkan untuk dilakukan pengendalian dan pengecekan keluar masuknya uang.