A. Pengertian
Pemimpin adalah yang tugasnya memimpin.
Kepemimpinan adalah bakat atau sifat yang harus dimiliki oleh seorang pemimpin.
Menurut Ralph M. Stogdill, handbook of leadership: a suruey ledership and research (new york; free press, 1974):
Leadership adalah proses mengarahkan dan mempengaruhi aktuvitas-aktivitas anggota kelompok yang berkaitan dengan tugasnya.
Dari batasan sederhana tersebut tampak 3 aspek dalam kepemimpinan yaitu :
Mengangkat pimpinan dan bawahan / pengikut (apakah bawahan setia / taat?).
Menyangkut pembagian / power.
Selain perintah formal, juga mempengaruhi cara kerja yaitu dengan hubungan informal.
Kekuasaan / power adalah kemampuan seseorang untuk mempengaruhi orang lain sehingga perilaku orang tersebut sesuai dengan yang diharapkan pimpinan.
Menurut George R. Terry menyatakan. Leadership is the relationship in which one person, the leader influenses other to work together willingly on related task to attain that which the leader desires.
Pengertian kepemimpinan timbul dimanapun asalkan ada unsur-unsur berikut:
Ada yang dipengaruhi.
Ada yang mempengaruhi.
Ada pengarahan dari yang mempengaruhi.
B. Teori Kepemimipinan
1. Teori Kejiwaan
Dalam teori ini diajarkan bahwa bakat kepemimipinan itu dapat dibentuk dalam diri seseorang sesuai dengan jiwa orang tersebut. Yakni dengan jalan memberikan berbagai bentuk pendidikan dan pengalaman yang cukup, jadi teori ini menyebutkan bahwa kepemimpinan dapat dibentuk dalam diri seseorang.
2. Teori Keturunan
Teori ini menyebutkan bahwa bakat kepemimipinan itu telah ada melekat pada diri seseorang sejak orang tersebut dilahirkan. Jadi tidak dapat dibentuk seperti pendapat teori kejiwaan, sehingga seseorang yang menjadi pemimpin itu sudah ditakdirkan sampai pada keturunannya, baik pribadinya, mental bahkan faktor phisiknya.
3. Teori Lingkungan
Teori ini mengemukakan bahwa seseorang pemimipin sebenarnya berasal dari hasil pengelohan suatu lingkungan. Artinya bahwa timbulnya kepemimpinan ini disebabkan karena pada diri orang tersebut sudah terdapat bakat-bakat seseorang pemimpin, disamping kemampuan yang dimilikinya, pendidikan dan pengalamannya selama beberapa waktu didalam melakukan kegiatan.
C. Perkembangan Teori Kepemimipinan
1. Teori Trait
Menurut Keith Davis ada 4 ciri utama yang mempunyai pengaruh terhadap kesuksesan kepemimipinan. Dalam suatu organisasi yaitu:
Kecerdasan (Intellegence).
Kedewasaan sosial dan hubungan sosial yang luas (social maturity and breadh).
Motivasi dan dorongan berprestasi.
Sikap-sikap hubungan manusiawi.
2. Teori Kelompok
Teori kelompok dalam kepemimpinan (Group theory of leadership). Dikembangkan atas dasar ilmu psikologi sosial. Teori ini menyatakan bahwa untuk pencapaian semua tujuan kelompok harus ada perbutan yang positif antara pemimpin dan bawahan.
3. Teori Situasional
FREED FIEDLER telah mengajukan sebuah model dasar situasional bagi efktivitas kepemimpinan yang selanjutnya dikenal dengan Contingen Cy Model Of Leadership Effektiveness.
Situasi ini digambarkan dalam 3 dimensi empiris:
Hubungan pimpinan anggota.
Tingkat dalam sturktur tugas.
Posisi kekuasaan pemimpin yang didapat melalui wewenang formal.
4. Teori Path Goal
Teori ini menganalisa pengaruh / dampak kepemimipinan terhadap motivasi bawahan kepuasan dan pelaksanaan kerja. Teori memasukkan 4 tipe / gaya pokok perilaku pemimipin yaitu:
1. kepemimpinan direktif (Direktive Leadership).
2. kepemimpinan suportif (Supportive Leadership).
3. kepemimpina partisipatif (Participative Leadership).
4. kepemimpinan orientasi pretasi (a chievement oriented Leadership).
D. Tipe-Tipe Kepemimpinan
Tipe-tipe pemimpin dan ciri-cirinya menurut Sondang P, Siagian
1. Kepemimpinan Otoriter (Authoritarient Leadership)
Seorang pemimpin yang bersifat:
Menganggap organisasi adalah milik sendiri.
Mengidentikan tujuan pribadi dengan tujuan organisasi.
Menganggap bawahan sebagai alat semata-mata.
Tidak mau menerima kritik, saran dan pendapat.
Terlalu tergantung pada kekuasaan formalnya.
Dalam tindakan penggerakannya sering menggunakan pendekatan yang mengandung unsur paksaan dan punitif (bersifat menghukum).
2. Kepemimpinan Mileteritis
Seorang pemimpin yang bersifat:
Dalam menggerakan bawahannya lebih sering menggunakan sistem pemerintah.
Dalam menggerakkan bawahannya senang bergantung pada pangkat dan jabatan.
Senang pada formalitas yang berlebih-lebihan.
Menuntut disiplin yang tinngi dan kaku dari bawahannya.
Sukar menerima kritik dari bawahannya.
Menggemari upacara-upacara untuk berbagai keadaan.
3. Kepemimpinan Paternalitis (Paternalistik Leadership)
Seorang pemimpin yang bersifat:
Terlalu melindungi (Overly Protektive).
Sering bersifat maha tahu.
Jarang memberi kesempatan kepada bawahannya untuk mengembangkan daya kreasi dan fantasinya.
Jarang memberi kesempatan kepada bawahannya untuk mengambil inisiatif / keputusan.
Menganggap bawahannya sebagai manusia yang tidak dewasa.
4. Kepemimpinan Karismatik
Sampai saat ini belum ditemukan sebab-sebab mengapa seorang pemimpin memiliki karisma, yang diketahui ialah bahwa pemimpin yang demikian memiliki daya tarik yang amat besar, oleh karena itu pada umumnya orang yang memiliki karisma mempunyai pengikut yang sangat besar, meskipun para pengikut seringkali tidak dapat menjelaskan mengapa mereka jadi pengikut. Dikatakan pemimpin yang karismatik diberkahi kekuatan ghaib (suppranatural power). Kekayaan, umur, kesehatan dan profil tidak dapat digunakan sebagai kriteria untuk karisma. Contoh Mahatma Gandi dan Albert Einstein.
5. Demokrasi
Tipe pemimpin seperti inilah yang cocok untuk organisasi modern. Pemimpin yang demikian memiliki sifat-sifat sebagai berikut:
Dalam proses penggerakan bawahan selalu bertitik tolak pada manusia sebagai makhluk termulia didunia.
Selalu berusaha mensinkronisasikan antara kepentingan tujuan pribadi bawahannya.
Senang menerima saran dan pendapat, bahkan kritik bawahannya.
Selalu berusaha mengutamakan kerja sama dan teman kerja dalam usaha mencapai tujuan.
Selalu berusaha agar bawahannya lebih berhasil.
Berusaha mengembangkan kapasitas dirinya sebagai pemimpin.
Ikut sertanya bawahan dalam pengurusan (social participation).
Adanya pertanggung jawaban dari pemimpin terhadap bawahannya (social responsibilaty).
Social control dan social support.
Kepemimpinan yang demokratis mendorong timbulnya inisiatif bawahan, disamping itu juga bersifat terbuka yakni mengakui dan membenarkan adanya pengawasan, tipe kepemimpinan seperti ini akan terdapat dalam organisasi / perusahaan yang menerapkan sistem “open management” atau “demokratic manajement”.
E. Gaya Kepemimpinan (Leadership Style)
Gaya kepemimpinan dapat dipelajari dan dipraktekkan, didalam penerapannya harus disesuaikan dengan situasi yang dihadapi menurut Blafie dan Mouton. Ada 5 gaya kepemimpinan dizaman industri modern yaitu:
1. Gaya tidak peduli (Worst Leadership Style)
2. Gaya condong pada manusia (People Oriented Style)
3. Gaya condong pada produksi (Production Oriented Style)
4. Gaya cari keseimbangan (Maintain Present Balance Style)
5. Gaya puncak (Peak of Leadership).
Pimpinan perusahaan yang termasuk kedalam golongan work leadership style adalah orang-orang yang kepemimpinannya disebut tipe pemimpin pembelot (deserter type) artinya pemimpin jenis ini orang-orang yang tidak ada perhatian / tidak acuh kepada kepentingan orang lain, banyak terdapat di negara-negara maju dan negara berkembang.
F. Kepemimpinan Ditinjau dari Berbagai Pendekatan
Berbagai cara pendekatan kepemimpinan banyak dikemukakan, antara lain George R. Terry mengungkapkan enam teori, yaitu:
1. Situational Theory
Perangkat kepemimpinan menurut teori ini terdiri dari empat variabel, yaitu :
a. Sang pemimpin,
b. Para pengikut,
c. Organisasi,
d. Pengaruh sosial, ekonomi dan publik.
Dinamakan teori situasi ialah karena cara pendekatan kepemimpinan itu memerlukan suatu fleksibilitas terhadap situasi. Pendekatannya dalam hal ini orang mesti banyak mengerahkan perhatian terhadap perkembangan ekonomi dan politik. Keberhasilan atau efektivitas kepemimpinan jenis ini menurut Fiedler ditentukan oleh tiga hal, yaitu:
a. Derajat kepercayaan pengikut terhadap pemimpinnya.
b. Derajat jenis pekerjaannya yang dikerjakan pengikut, apakah rutin atau berkala (ill-stuctureed).
c. Derajat kekuasaan pemimpin.
2. Personal Behavior Theory
Teori ini mengkaji tingkah laku pribadi pimpinan didalam memimpin atau menghadapi sesuatu yang berbeda sifatnya. Pola kepemimpinan teori ini ada dua, yaitu pola kepemimpinan serba atas (boss centered leadership) dan pola kepemimpinan serba bawah (subordinate centered leadership).
3. Supportive Theory
Kadang-kadang teori ini disebut Partisipative Theory karena kedudukan sang pemimpin mendorong para pengikutnya untuk berperan serta dalam pelaksanaan suatu pekerjaan sampai tercapai sesuai dengan yang dicita-citakan.
4. Sociologi theory
Sosiologi sebagai ilmu, lahir dan dibesarkan oleh dunia barat, khususnya dinegara industri. Ilmu sosiologi adalah ilmu yang mempelajari perilaku di dalam masyarakat. Kepemimpinan menurut teori ini lebih menitikberatkan permasalahan mengenai dua hal, yaitu upaya melancarkan aktivitas dan mendamaikan setiap konflik di antara pengikutnya.
5. Psychologic Theory
Tugas utama seorang pemimpin menurut theori ini mengembangkan motivasi terbaik. Jadi, sang pemimpin selain menggerakkan bawahannya untuk mengambil bagian pada tujuan organisasi juga hendaknya dapat menunjukkan bahwa tujuan organisasi merupakan tujuan mereka sendiri. Ahli psikologi industri Blake dan Mounton menggambarkan tipe-tipe pemimpin ke dalam jaringan “managerial-grid”.
6. Authocratic Theory
Menurut teori ini pemimpin bertindak dengan sanksi seperti hukuman bila perintahnya tidak dipatuhi. Sebaliknya, ia memberi hadiah bila pekerjaannya berjalan dengan baik. Umpamanya menaikkan upah dengan jalan memberi bonus bila produksi, sebaliknya memotong upah bila ternyata kualitas barang menjadi jelek.
G. Teori Traitist
Ada lima ahli yang mengembangkan teori ini, yaitu:
1. Ordway Tead
Sifat-sifat kepemimpinan dari seorang pemimpin yang diperlukan ada sepuluh, yang diterjamahkan oleh J. Panglaykim sebagai berikut:
a. Energi
b. Selera pemimpin
c. Enthusiasme
d. Ramah tamah
e. Integrated (pemersatu)
f. Kemahiran teknis
g. Sanggup mengambil keputusan, artinya seorang pemimpin diharuskan dapat dan berani mengambil keputusan.
h. Inteligensi (cerdik dan cendikia)
i. Kecakapan mengajar
j. Iman yang kuat dalam menghadapi berbagai masalah.
2. Chester I. Barnard
Menurut Chester I. Bernard, hanya dua hal atau dua kelebihan yang harus dimiliki oleh seorang pemimpin. Pertama, kelebihan atau superioritas di bidang-bidang teknik kepemimpinan dan kebulatan tekad memimpin. Kedua, kelebihan dalam kebulatan tekad memimpin dimaksudkan bahwa sang pemimpin mempunyai tekad bulat dan kemauan keras untuk memimpin bawahannya demi tercapainya apa yang dituju (goal) dengan sukses.
3. Erwin Schell
Manurut Erwin schell, sifat yang paling diutamakan yang harus dimiliki oleh seorang pemimpin ialah:
a. Adanya minat dan keramahan terhadap yang dipimpinnya;
b. Daya tarik (pribadi); dan
c. Berilmu.
4. George R. Terry
George R. Terry menyebutkan sifat-sifat yang penting yang sangat vital bagi pimpinan adalah sebagai berikut:
a. Penuh energi, baik jasmani maupun rohani dan dapat bergiat terus menerus.
b. Stabilitas dalam emosi dan tidak boleh berprasangka buruk tentang orang-orang bawahannya.
c. Mempunyai pengetahuan yang luas tentang hubungan manusia.
d. Keinginan untuk menjadi pimpinan harus menjadi daya pendorong yang muncul dari dalam dan tidak dipaksakan dari luar.
e. Mempunyai kemahiran dalam mengadakan komunikasi secara lisan atau tulisan.
f. Mempunyai kecakapan mengajar.
g. Mempunyai kemahiran di bidang sosial supaya terjamin kepercayaan dan kesetiaan dari orang-orangnya (sifat suka menolong, senang jika orang-orang maju, ramah dan dapat menghargai pendirian orang lain).
h. Kecakapan untuk berpikir secara terang, dinamis dan aktif.
5. Henry Fayol
Henry Fayol lebih menekankan kepada segi-segi rohani, moral dan erudisi dari seorang manajer/pimpinan.
H. Kepemimpinan dalam Perusahaan Ditinjau dari Segi Psikologi
Masalah kepemimpinan selain menyangkut masalah dibidang sosiologi, juga ada hubungan dan erat kaitannya dengan bidang psikologi. Umpamanya orang menggolongkan para pemimpin perusahaan ke dalam tipe-tipe yang ditinjau dari segi psikologi yaitu tipe-tipe:
1. Defensif atau reseptif
Tipe ini diterjemahkan oleh J. Pangkaykim, dkk. Dengan pemimpin yang serba terima. Artinya, sang pemimpin tipe ini menganggap bahwa jalan satu-satunya untuk mendapatkan apa yang diinginkan adalah dengan menerimanya dari orang lain, yaitu dari para penasihat atau orang-orang yang dipercayainya. Dalam suatu perusahaan kita lihat bahwa pemimpin tipe ini banyak mendelegasikan kepemimpinannya (wewenang dan tanggung jawab) kepada bawahannya.
2. Agresif
Tipe agresif disebut juga tipe eksploitatif. Kita jumpai didalam perusahaan bila sang pemimpin didalam hal ini sifatnya agresif. Ia menganggap, pendapat atau buah pikiran orang lain (bawahannya) harus dapat digunakan, walaupun caranya licik atau dengan kekerasan.
3. Hoarding
Tipe hoarding atau tipe menimbun, artinya sang pemimipin menganggap dirinya cukup kuat dan berwibawa. Selain itu, ia menganggap tidak meniru dari orang lain. Sebaliknya, dia pun tidak meneruskan pengetahuan dan pengalamannya kepada orang lain.
4. Marketing
Pemimpin menurut tipe ini menganggap dirinya dan kepandaiannya berharga bagi orang lain. Artinya, ia dan ilmu yang ada padanya amat dibutuhkan orang sehingga dia berusaha memamerkan dan memainkan peranan seperti yang dikehendakinya. Tipe pemimpin yang seperti ini pilihan utamanya adalah organisasi besar dan ia berusaha keras untuk dapat berperan di dalamnya.
5. Produktif
Pimpinan tipe produktif beranggapan, para bawahannya hendaklah berperan untuk menjadi manusia produktuf, yakni dengan jalan memberi pendidikan dan memberi mereka kesempatan untuk berkembang. Seperti dimaklumi, orang produktif itu ialah orang-orang yang mempunyai kesanggupan untuk memanfaatkan kekuasaan dan kesanggupannya untuk tujuan produktif.
Pemimpin menurut versi Sosiolog adalah orang yang paling dekat dengan tindakan merealisasikan norma-norma kelompok (organisasi) sehingga pemimpin yang paling bertanggung jawab terhadap peraturan agar dipatuhi oleh semua anggotanya.
I. Syarat-Syarat Pemimpin Yang Baik
Di indonesia terkenal adanya kepemimpinan pancasila seperti yang dikemukakan oleh Ki Hajar Dewantoro, dimana seorang pemimpin dikatakan baik apabila memiliki jiwa dan watak, seperti:
Ing Ngarso Asung Tulodho; yang berarti bahwa seorang pemimpin harus berani tampil didepan dengan memberikan contoh-contoh yang baik serta dapat ditiru oleh oleh bawahan, atau harus mampu memberikan teladan bagi bawahannya.
Ing Madya Mangun Karso; yang berarti bahwa seorang pemimpin juga harus dapat membangkitkan semangat atau gairah kerja dikalangan bawahan. Apabila pemimpin tersebut berdiri diantara bawahannya.
Tut Wuri Handayani; yang berarti bahwa seorang pemimpin harus bersedia melindungi, memberikan dorongan-dorongan, nasehat dan petunjuk kepada semua bawahannya. Agar meningkatkan prestasi kerja serta tidak lupa bahwa semua tugas yang dilaksanakan bawahan akhirnya menjadi tanggung jawab pemimpin yang bersangkutan.
Untuk mendukung hal-hal yang telah disebutkan diatas, maka dituntut persyaratan-persyaratan agar semuanya dapat terlaksana, yakni bahwa seorang pemimpin haruslah:
Sehat, baik jasmani maupun rohani.
Berpendidikan serta mempunyai pengalaman yang cukup luas.
Setia, jujur dan adil.
Memiliki kekuatan (power) serta kemantapan emosi.
Sederhana, cakap berkomunikasi dan sebagainya.
Tampilkan postingan dengan label manajemen. Tampilkan semua postingan
Tampilkan postingan dengan label manajemen. Tampilkan semua postingan
Senin, 07 Juni 2010
PENGENDALIAN MANAJEMEN
Setiap organisasi dapat dipastikan mempergunakan proesdur pengendalian untuk menjamin/memastikan bahwa telah melakukan kemajuan (yang berarti/memuaskan) ke arah tujuan dengan mempergunakan sumberdaya organisasi secara efektif dan effisien. Pengendalian (control) adalah proses untuk memastikan bahwa aktivitas sebenarnya sesuai dengan aktivitas yang direncanakan. Pengendalian ini akan membantu manajer memonitor efektivitas kegiatan perencanaan, pengorganisasian, dan pengarahan/kepemimpinan mereka. Pengambilan tindakan korektif yang diperlukan selama perjalanan operasi organisasi merupakan bagian penting dari proses pengendalian
Robert J. Mockler mendefinisikan pengendalian sebagai suatu usaha sistematis untuk menetapkan standar prestasi kerja dengan tujuan perencanaan, untuk mendisainsistem umpan balik informasi, untuk membandingkan prestasi yang sesungguhnya dengan standar yang telah ditetapkan terlebih dahulu, untukmenetapkan apakah ada deviasi dan untuk mengukur signifikansinya, serta mengambil tindakan yang diperlukan untuk memastikan bahwa semua sumberdaya perusahaan dipergunakan dengan cara sefektif dan seeffisien mungkin untuk mencapai tujuan perusahaan. Pengertian pengendalian seperti di atas mengandung adanya 4 langkah sebagai elemen essensial dalam proses pengendalian seperti juga dalam gambar berikut, yaitu:
1. Menetapkan standar dan metode pengukuran prestasi kerja.
2. Pengukuran prestasi kerja
3. Menetapkan apakah prestasi kerja sesuai dengan standar
4. Mengambil tindakan korektif
Pengendalian sebagai suatu proses yang menjamin bahwa pelaksanaan kegiatan organisasi sesuai dengan yang direncanakan, sudah tentu sangat membantu manajer dalam memonitor perubahan lingkungan dan pengaruhnya terhadap kemajuan organisasi. Kepentingan akan pengendalian dari waktu ke waktu semakin tinggi. Hal ini terpacu dengan kecepatan perubahan lingkungan organisasi dari waktu ke waktu. Fred G. Steingraber mengatakan bahwa beberapa perubahan lingkungan yang paling menekan adalah sifat persaingan, kebutuhan untuk mempercepat siklus pesanan sampai penyerahan, pentingnya nilai tambah pada produk dan jasa sebagai cara untuk menciptakan permintaan pelanggan, perubahan dalam budaya karyawan dan organisasi, serta kebutuhan yang semakin besar untuk melakukan delegasi dan kerja tim dalam organisasi. Dengan demikian, pengendalian merupakan suatu hal yang tidak bisa diabaikan bahkan sangat diperlukan. Alasan-alasan sebagaimna di atas, dirinci sebagai berikut:
• Menciptakan mutu yang lebih baik
• Menciptakan siklus yang lebih cepat
• Menambahkan nilai.
• Mempermudah delegasi dan kerja tim.
Robert J. Mockler mendefinisikan pengendalian sebagai suatu usaha sistematis untuk menetapkan standar prestasi kerja dengan tujuan perencanaan, untuk mendisainsistem umpan balik informasi, untuk membandingkan prestasi yang sesungguhnya dengan standar yang telah ditetapkan terlebih dahulu, untukmenetapkan apakah ada deviasi dan untuk mengukur signifikansinya, serta mengambil tindakan yang diperlukan untuk memastikan bahwa semua sumberdaya perusahaan dipergunakan dengan cara sefektif dan seeffisien mungkin untuk mencapai tujuan perusahaan. Pengertian pengendalian seperti di atas mengandung adanya 4 langkah sebagai elemen essensial dalam proses pengendalian seperti juga dalam gambar berikut, yaitu:
1. Menetapkan standar dan metode pengukuran prestasi kerja.
2. Pengukuran prestasi kerja
3. Menetapkan apakah prestasi kerja sesuai dengan standar
4. Mengambil tindakan korektif
Pengendalian sebagai suatu proses yang menjamin bahwa pelaksanaan kegiatan organisasi sesuai dengan yang direncanakan, sudah tentu sangat membantu manajer dalam memonitor perubahan lingkungan dan pengaruhnya terhadap kemajuan organisasi. Kepentingan akan pengendalian dari waktu ke waktu semakin tinggi. Hal ini terpacu dengan kecepatan perubahan lingkungan organisasi dari waktu ke waktu. Fred G. Steingraber mengatakan bahwa beberapa perubahan lingkungan yang paling menekan adalah sifat persaingan, kebutuhan untuk mempercepat siklus pesanan sampai penyerahan, pentingnya nilai tambah pada produk dan jasa sebagai cara untuk menciptakan permintaan pelanggan, perubahan dalam budaya karyawan dan organisasi, serta kebutuhan yang semakin besar untuk melakukan delegasi dan kerja tim dalam organisasi. Dengan demikian, pengendalian merupakan suatu hal yang tidak bisa diabaikan bahkan sangat diperlukan. Alasan-alasan sebagaimna di atas, dirinci sebagai berikut:
• Menciptakan mutu yang lebih baik
• Menciptakan siklus yang lebih cepat
• Menambahkan nilai.
• Mempermudah delegasi dan kerja tim.
Jumat, 04 Juni 2010
KOMUNIKASI
Manajemen sering mempunyai masalah tidak efektifnya komunikasi. Padahal komunikasi yang efektif adalah penting bagi para manajer, paling tidak untuk dua alasan. Pertama, komunikasi adalah proses melalui mana fungsi-fungsi manajemen perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan dapat tercapai. Kedua, komunikasi adalah kegiatan untuk bagaimana para manajer mencurahkan sebagian besar proporsi waktu mereka.
Proses komunikasi memungkinkan manajer untuk melaksanakan tugas-tugas mereka. Informasi harus dikomunikasikan kepada para manajer agar mereka mempunyai dasar perencanaan, rencana-rencana harus dikomunikasikan kepada pihak lain agar dilaksanakan. Disamping itu, bagian terbesar dari waktu manajerial dicurahkan untuk kegiatan komunikasi. Jarang manajer yang bekerja di belakang meja sendiri. Dalam kenyataannya, waktu manajerial dihabiskan untuk komunikasi tatap muka atau melalui telepon dengan bawahan, rekan sejawat, penyelia, penyedia atau pelanggan.
PENGERTIAN KOMUNIKASI
Komunikasi adalah proses pemindahan pengertian dalam bentuk gagasan atau informasi dari seseorang ke orang lain. Perpindahan pengertian tersebut melibatkan lebih dari sekedar kata-kata yang digunakan dalam percakapan, tetapi juga ekspresi wajah, intonasi, titik putus vokal dan sebagainya.
Komunikasi, sebagai suatu proses dengan mana orang-orang bermaksud memberikan pengertian-pengertian melalui pengiringan berita secara simbolis, dapat menghubungkan para anggota berbagai satuan organisasi yang berbeda dan bidang yang berbeda pula, sehingga sering disebut rantai pertukaran informasi. Konsep ini mempunyai unsur-unsur :
1) suatu kegiatan untuk membuat seseorang mengerti
2) suatu sarana pengaliran informasi
3) suatu sistem bagi terjalinnya komunikasi diantara individu-individu
PROSES KOMUNIKASI
Sumber (source). Sumber atau pengirim berita memainkan langkah pertama dalam proses komunikasi. Sumber mengendalikan macam berita yang dikirim, susunan yang digunakan, dan sering saluran melalui mana berita dikirimkan.
Pengubah berita kedalam sandi/kode (encoding). Langkah kedua ini mengubah berita ke dalam berbagai bentuk symbol-simbol verbal atau nonverbal yang mampu memindahkan pengertian, seperti kata-kata percakapan atau tulisan, angka, gerakan, ataupun kegiatan.
Pengiriman berita (transmitting the message). Langkah ketiga mencerminkan pilihan komunikator terhadap media atau “saluran distribusi”. Komunikasi lisan mungkin disampaikan melalui berbagai saluran telepon, mesin pendikte, orang atau videotape. Hal ini mungkin dilakukan secara pribadi atau dalam pertemuan kelompok dengan banyak orang.
Penerimaan berita. Langkah keempat adalah penerimaan berita oleh pihak penerima. Pada dasarnya, orang-orang menerima berta melalui kelima panca indera mereka – penglihatan, pendengaran, pengecap, peraba, dan penciuman. Pengiriman berita belum lengkap atau tidak terjadi bila suatu pihak belum menerima berita. Banyak komunikasi gagal karena seseorang tidak pernah menerima berita.
Pengartian atau penterjemahan kembali berita (decoding). Proses ini dipengaruhi oleh latar belakang, kebudayaan, pendidikan, lingkungan, praduga, dan gangguan disekitarnya. Manajer dan bawahan dapat berperan baik sebagai sumber maupun peneima dalam suatu interaksi. Berbagai macam interaksi dapat dilakukan dengan ruang lingkup, tingkat kepentingan dan periode waktu yang berbeda-beda.
Umpan balik (feedback). Setelah berita diterima dan diterjemahkan, penerima mungkin menyampikan berita balasan yang ditujukan kepada pengirim mula-mula atau orang lain, dan seterusnya. Tanggapan ini disebut umpan balik.
Komunikasi Organisasi
Raymon V. Lesikar telah menguraikan 4 faktor yang mempengaruhi efektifitas komunikasi organisasi, yaitu saluran komunikasi formal, struktur, organisasi, spesialisasi jabatan dan apa yang disebut Lesikar sebagai “pemilikan informasi”.
Saluran komunikasi formal mempengaruhi efektifitas komunikasi dalam dua cara. Pertama, liputan saluran formal semakin melebar sasuai perkembangan dan pertumbuhan organisasi. Kedua, saluran komunikasi formal dapat menghambat aliran informasi antar tingkat-tingkat organisasi.
Struktur wewenang organisasi mempunyai pengaruh yang sama terhadap efektifitas organisasi. Perbedaan kekuasaan dan kedudukan (status) dalam organisasi akan menentukan pihak-pihak yang berkomunikasi dengan seseorang serta isi dan ketetapan komunikasi.
Spesialisasi jabatan biasanya akan mempermudah komunikasi dalam kelompok-kelompok yang berbeda. Komunikasi antar kelompok-kelompok yang sangat berbeda akan cenderung di hambat.
Pemilikan informasi berarti bahwa individu-individu mempunyai informasi khusus dan pengetahuan tentang pekerjaan-pekerjaan mereka. Individu-individu yang memiliki informasi-informasi khusus ini dapat berfungsi lebih efektif daripada lainnya, dan banyak diantara mereka yang tidak bersedia membagikan informasi tersebut kepada yang lain.
Jaringan komunikasi dalam organisasi. Organisasi dapat dirancang jaringan atau struktur komunikasi dalam berbagai cara. Jaringan mungkin dirancang kaku, seperti bahwa karyawan dilarang berkomunikasi dengan siapapun kecuali atasannya langsung. Sebaliknya, jaringan mungkin dirancang lebih bebas, dimana individu-individu dapat berkomunikasi dengan setiap orang pada setiap tingkat.
SALURAN KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
Komunikasi Vertikal
Komunikasi vertikal terdiri atas komunikasi keatas dan kebawah sesuai rantai perintah. Komunikasi ke bawah (downward communication) dimulai dari manajemen puncak kemudian mengalir kebawah melalui tingkatan-tingkatan manajemen sampai ke karyawan lini dan personalia paling bawah. Fungsi utama adalah untuk memberi pengarahan, instruksi, informasi, nasehat atau saran dan penilaian kepada bawahan serta memberikan informasi kepada para anggota organisasi tentang tujuan dan kebijaksanaan organisasi.
Fungsi utama komunikasi ke atas (upward communication) adalah untuk mensuplai informasi kepada tingkatan manajemen atas tentang apa yang terjadi pada tingkatan bawah. Tipe komunikasi ini mencakup laporan-laporan periodik, penjelasan, gagasan, dan permintaan untuk diberikan keputusan. Hal ini dapat dipandang sebagai data atau informasi umpan balik bagi manajemen atas.
Komunikasi Lateral atau Horizontal
Komunikasi lateral atau horizontal meliputi hal-hal berikut ini :
1.Komunikasi di antara para anggota dalam kelompok kerja yang sama.
2.Komunikasi yang terjadi antara dan di antara departemen-departemen pada tingkatan organisasi yang sama.
Bentuk komunikasi ini pada dasarnya bersifat koordinatif, dan merupakan hasil dari konsep spesialisasi organisasi. Sehingga komunikasi ini dirancang guna mempermudah koordinasi dan penanganan masalah.
Komunikasi Diagonal
Komunikasi diagonal merupakan komunikasi yang memotong secara menyilang diagonal rantai perintah organisasi. Hal ini sering terjadi sebagai hasil hubungan-hubungan departemen lini dan staf. Hubungan-hubungan yang ada antara personalia lini dan staf dapat berbeda-beda, yang akan membentuk beberapa komunikasi yang berbeda-beda pula.
PERANAN KOMUNIKASI INFORMAL
Komunikasi informal, bagaimanapun juga, adalah juga bagian penting aliran komunikasi organisasi. Bentuk komunikasi ini timbul dengan berbagai maksud, yang meliputi antara lain :
♠ pemuasan kebutuhan-kebutuhan manusiawi, seperti kebutuhan untuk berhubungan dengan orang lain.
♠ perlawanan terhadap pengaruh-pengaruhyang monoton atau membosankan.
♠ pemenuhan keinginan untuk mempengaruhi perilaku orang lain.
♠ pelayanan sebagai sumber informasi hubungan pekerjaan yang tidak disediakan saluran-saluran komunikasi formal.
Tipe komunikasi informal yang paling terkenal adalah “grapevine” (mendengar sesuatu bukan dari sumber resmi, tetapi dari desas-desus, kabar angina atau “slentingan”). Sistem komunikasi “grapevine” cenderung dianggap merusak atau merugikan, karena tidak jarang terjadi penyebaran informasinya tidak tepat, tidak lengkap dan menyimpang.
Di lain pihak, komunikasi “grapevine” mempunyai peranan fungsional sebagai alat komunikasi tambahan bagi organisasi. Banyak penelitian yang membuktikan bahwa komunikasi “grapevine” lebih cepat, lebih akurat, dan lebih efektif dalam menyalurkan informasi. Manajer dapat mempergunakan komunikasi ini dengan informasi yang sengaja “dibocorkan”.
HAMBATAN-HAMBATAN TERHADAP KOMUNIKASI EFEKTIF
Hambatan-hambatan Organisasional
Ada tiga hambatan organisasional, yaitu 1) tingkat hirarki, 2) wewenang, dan 3) spesialisasi.
Tingkat hirarki. Bila suatu organisasi tumbuh, strukturnya berkembang, akan menimbulkan berbagai masalah komunikasi. Karena berita harus melalui tingkatan (jenjang) tambahan, yang memerlukan waktu yang lebih lama untuk mencapai tempat tujuan dan cenderung menjadi berkurang ketepatannya. Setiap tingkatan dalam rantai komunikasi dapat menambah, mengurangi, merubah, atau sama sekali berbeda dengan berita aslinya.
wewenang manajerial. Tanpa wewenang untuk membuat keputusan tidak mungkin manajer dapat mencapai tujuan dengan efektif. Banyak atasan merasa bahwa mereka tidak dapat sepenuhnya menerima berbagai masalah, kondisi, atau hasil yang dapat membuat mereka tampak lemah. Sebaliknya, banyak bawahan menghindari situasi dimana mereka dalam kedudukan yang tidak menguntungkan. Sebagai hasilnya ada kesenjangan antara atasan dan bawahan.
Spesialisasi. Meskipun spesialisasi adalah prinsip dasar organisasi, tetapi juga menciptakan masalah-masalah komunikasi, di mana hal ini cenderung memisahkan orang-orang, bahkan bila mereka bekerja saling berdekatan. Perbedaan fungsi, kepentingan, dan istilah-istilah pekerjaan dapat membuat orang-orang merasa bahwa mereka hidup dalam dunia yang berbeda. Akibatnya dapat menghalangi perasaan memasyarakat, membuat sulit memahami, dan mendorong terjadinya kesalahan-kesalahan.
Hambatan-hambatan Antar Pribadi
Banyak kesalahan komunikasi disebabkan bukan oleh faktor-faktor organisasi, tetapi oleh masalah-masalah ketidak sempurnaan manusia dan bahasa. Manajer perlu memperhatikan hambatan-hambatan antar pribadi seperti
1) persepsi selektif
2) status atau kedudukan komunikator,
3) keadaan membela diri,
4) pendengaran lemah, dan
5) ketidak tepatan penggunaan bahasa.
Persepsi selektif. Persepsi adalah suatu proses yang menyeluruh dengan mana seseorang menyeleksi, mengorganisasikan, dan mengartikan segala sesuatu di lingkungannya. Pengharapan yang mengarahkan seseorang untuk melihat atau mendengar kejadian, orang, objek atau situasi adalah sesuatu yang ingin dia lihat atau dengar. Hal ini disebut persepsi selektif.
Manajer perlu memperhatikan tiga aspek berikut sehubungan dengan persepsi selektif :
Keadaan membela diri. Keadaan membela diri seseorang mengakibatkan ekspresi wajah, gerakan tubuh, dan pembicaraan tertentu, dan sebaliknya meningkatkan tingkat pembelaan di pihak lain. Jadi akan timbul reaksi rantai defensive. Keadaan ini membuat pendengar lebih berkonsentrasi pada apa yang akan dikatakan dan bukan pada apa yang akan didengar. Sebagai contoh, bila seorang karyawan terancam akan kehilangan kedudukannya, maka dapat kehilangan kemampuan untuk mengartikan berita secara tepat dengan member reaksi defensif atau agresif.
Pendengaran lemah. Berbagai kebiasaan sehubungan dengan pendengaran lemah meliputi : 1) mendengar hanya permukaannya saja, dengan sedikit perhatian pada apa yang sedang dikatakan. 2) memberikan pengaruh, melalui baik perkataan atau tanda-tanda. 3) menunjukkan tanda-tanda kejengkelan atau kebosanan terhadap bahan pembicaraan. 4) mendengar dengan tidak aktif.
Ketidak tepatan penggunaan bahasa. Salah satu kesalahan terbesar yang dibuat dalam komunikasi adalah anggapan bahwa pengertian terletak dalam “kata-kata” yang digunakan. Di samping itu, bahasa-bahasa non-verbal yang tidak konsisten, seperti nada suara, ekspresi wajah, dan sebagainya dapat menghambat komunikasi.
PENINGKATAN EFEKTIVITAS KOMUNIKASI
American Manajemen Associations (AMA) telah menyusun sejumlah prinsip-prinsip komunikasi untuk meningkatkan efektifitas komunikasi organisasi, yang secara ringkas adalah sebagai berikut.
1. Cari kejelasan gagasan-gagasan terlebih dahulu sebelum dikomunikasikan.
2. Teliti tujuan sebenarnya setiap komunikasi.
3. Pertimbangkan keadaan phisik dan manusia keseluruhan kapan saja komunikasi akan dilakukan.
4. Konsultasikan dengan pihak-pihak lain, bila perlu, dalam perencanaan komunikasi.
5. Perhatikan tekanan nada dan ekspresi lainnya sesuai isi dasar berita selama berkomunikasi.
6. Ambil kesempatan, bila timbul, untuk mendapatkan segala sesuatu yang membantu atau umpan balik.
7. Ikuti lebih lanjut komunikasi yang telah dilakukan.
8. Perhatikan konsistensi komunikasi.
9. Tidakan atau perbuatan harus mendorong komunikasi.
10. Jadilah pendengar yang baik, berkomunikasi tidak hanya untuk dimengerti tetapi untuk mengerti.
Proses komunikasi memungkinkan manajer untuk melaksanakan tugas-tugas mereka. Informasi harus dikomunikasikan kepada para manajer agar mereka mempunyai dasar perencanaan, rencana-rencana harus dikomunikasikan kepada pihak lain agar dilaksanakan. Disamping itu, bagian terbesar dari waktu manajerial dicurahkan untuk kegiatan komunikasi. Jarang manajer yang bekerja di belakang meja sendiri. Dalam kenyataannya, waktu manajerial dihabiskan untuk komunikasi tatap muka atau melalui telepon dengan bawahan, rekan sejawat, penyelia, penyedia atau pelanggan.
PENGERTIAN KOMUNIKASI
Komunikasi adalah proses pemindahan pengertian dalam bentuk gagasan atau informasi dari seseorang ke orang lain. Perpindahan pengertian tersebut melibatkan lebih dari sekedar kata-kata yang digunakan dalam percakapan, tetapi juga ekspresi wajah, intonasi, titik putus vokal dan sebagainya.
Komunikasi, sebagai suatu proses dengan mana orang-orang bermaksud memberikan pengertian-pengertian melalui pengiringan berita secara simbolis, dapat menghubungkan para anggota berbagai satuan organisasi yang berbeda dan bidang yang berbeda pula, sehingga sering disebut rantai pertukaran informasi. Konsep ini mempunyai unsur-unsur :
1) suatu kegiatan untuk membuat seseorang mengerti
2) suatu sarana pengaliran informasi
3) suatu sistem bagi terjalinnya komunikasi diantara individu-individu
PROSES KOMUNIKASI
Pengubah berita kedalam sandi/kode (encoding). Langkah kedua ini mengubah berita ke dalam berbagai bentuk symbol-simbol verbal atau nonverbal yang mampu memindahkan pengertian, seperti kata-kata percakapan atau tulisan, angka, gerakan, ataupun kegiatan.
Pengiriman berita (transmitting the message). Langkah ketiga mencerminkan pilihan komunikator terhadap media atau “saluran distribusi”. Komunikasi lisan mungkin disampaikan melalui berbagai saluran telepon, mesin pendikte, orang atau videotape. Hal ini mungkin dilakukan secara pribadi atau dalam pertemuan kelompok dengan banyak orang.
Penerimaan berita. Langkah keempat adalah penerimaan berita oleh pihak penerima. Pada dasarnya, orang-orang menerima berta melalui kelima panca indera mereka – penglihatan, pendengaran, pengecap, peraba, dan penciuman. Pengiriman berita belum lengkap atau tidak terjadi bila suatu pihak belum menerima berita. Banyak komunikasi gagal karena seseorang tidak pernah menerima berita.
Pengartian atau penterjemahan kembali berita (decoding). Proses ini dipengaruhi oleh latar belakang, kebudayaan, pendidikan, lingkungan, praduga, dan gangguan disekitarnya. Manajer dan bawahan dapat berperan baik sebagai sumber maupun peneima dalam suatu interaksi. Berbagai macam interaksi dapat dilakukan dengan ruang lingkup, tingkat kepentingan dan periode waktu yang berbeda-beda.
Umpan balik (feedback). Setelah berita diterima dan diterjemahkan, penerima mungkin menyampikan berita balasan yang ditujukan kepada pengirim mula-mula atau orang lain, dan seterusnya. Tanggapan ini disebut umpan balik.
Komunikasi Organisasi
Raymon V. Lesikar telah menguraikan 4 faktor yang mempengaruhi efektifitas komunikasi organisasi, yaitu saluran komunikasi formal, struktur, organisasi, spesialisasi jabatan dan apa yang disebut Lesikar sebagai “pemilikan informasi”.
Saluran komunikasi formal mempengaruhi efektifitas komunikasi dalam dua cara. Pertama, liputan saluran formal semakin melebar sasuai perkembangan dan pertumbuhan organisasi. Kedua, saluran komunikasi formal dapat menghambat aliran informasi antar tingkat-tingkat organisasi.
Struktur wewenang organisasi mempunyai pengaruh yang sama terhadap efektifitas organisasi. Perbedaan kekuasaan dan kedudukan (status) dalam organisasi akan menentukan pihak-pihak yang berkomunikasi dengan seseorang serta isi dan ketetapan komunikasi.
Spesialisasi jabatan biasanya akan mempermudah komunikasi dalam kelompok-kelompok yang berbeda. Komunikasi antar kelompok-kelompok yang sangat berbeda akan cenderung di hambat.
Pemilikan informasi berarti bahwa individu-individu mempunyai informasi khusus dan pengetahuan tentang pekerjaan-pekerjaan mereka. Individu-individu yang memiliki informasi-informasi khusus ini dapat berfungsi lebih efektif daripada lainnya, dan banyak diantara mereka yang tidak bersedia membagikan informasi tersebut kepada yang lain.
Jaringan komunikasi dalam organisasi. Organisasi dapat dirancang jaringan atau struktur komunikasi dalam berbagai cara. Jaringan mungkin dirancang kaku, seperti bahwa karyawan dilarang berkomunikasi dengan siapapun kecuali atasannya langsung. Sebaliknya, jaringan mungkin dirancang lebih bebas, dimana individu-individu dapat berkomunikasi dengan setiap orang pada setiap tingkat.
SALURAN KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
Komunikasi Vertikal
Komunikasi vertikal terdiri atas komunikasi keatas dan kebawah sesuai rantai perintah. Komunikasi ke bawah (downward communication) dimulai dari manajemen puncak kemudian mengalir kebawah melalui tingkatan-tingkatan manajemen sampai ke karyawan lini dan personalia paling bawah. Fungsi utama adalah untuk memberi pengarahan, instruksi, informasi, nasehat atau saran dan penilaian kepada bawahan serta memberikan informasi kepada para anggota organisasi tentang tujuan dan kebijaksanaan organisasi.
Fungsi utama komunikasi ke atas (upward communication) adalah untuk mensuplai informasi kepada tingkatan manajemen atas tentang apa yang terjadi pada tingkatan bawah. Tipe komunikasi ini mencakup laporan-laporan periodik, penjelasan, gagasan, dan permintaan untuk diberikan keputusan. Hal ini dapat dipandang sebagai data atau informasi umpan balik bagi manajemen atas.
Komunikasi Lateral atau Horizontal
Komunikasi lateral atau horizontal meliputi hal-hal berikut ini :
1.Komunikasi di antara para anggota dalam kelompok kerja yang sama.
2.Komunikasi yang terjadi antara dan di antara departemen-departemen pada tingkatan organisasi yang sama.
Bentuk komunikasi ini pada dasarnya bersifat koordinatif, dan merupakan hasil dari konsep spesialisasi organisasi. Sehingga komunikasi ini dirancang guna mempermudah koordinasi dan penanganan masalah.
Komunikasi Diagonal
Komunikasi diagonal merupakan komunikasi yang memotong secara menyilang diagonal rantai perintah organisasi. Hal ini sering terjadi sebagai hasil hubungan-hubungan departemen lini dan staf. Hubungan-hubungan yang ada antara personalia lini dan staf dapat berbeda-beda, yang akan membentuk beberapa komunikasi yang berbeda-beda pula.
PERANAN KOMUNIKASI INFORMAL
Komunikasi informal, bagaimanapun juga, adalah juga bagian penting aliran komunikasi organisasi. Bentuk komunikasi ini timbul dengan berbagai maksud, yang meliputi antara lain :
♠ pemuasan kebutuhan-kebutuhan manusiawi, seperti kebutuhan untuk berhubungan dengan orang lain.
♠ perlawanan terhadap pengaruh-pengaruhyang monoton atau membosankan.
♠ pemenuhan keinginan untuk mempengaruhi perilaku orang lain.
♠ pelayanan sebagai sumber informasi hubungan pekerjaan yang tidak disediakan saluran-saluran komunikasi formal.
Tipe komunikasi informal yang paling terkenal adalah “grapevine” (mendengar sesuatu bukan dari sumber resmi, tetapi dari desas-desus, kabar angina atau “slentingan”). Sistem komunikasi “grapevine” cenderung dianggap merusak atau merugikan, karena tidak jarang terjadi penyebaran informasinya tidak tepat, tidak lengkap dan menyimpang.
Di lain pihak, komunikasi “grapevine” mempunyai peranan fungsional sebagai alat komunikasi tambahan bagi organisasi. Banyak penelitian yang membuktikan bahwa komunikasi “grapevine” lebih cepat, lebih akurat, dan lebih efektif dalam menyalurkan informasi. Manajer dapat mempergunakan komunikasi ini dengan informasi yang sengaja “dibocorkan”.
HAMBATAN-HAMBATAN TERHADAP KOMUNIKASI EFEKTIF
Hambatan-hambatan Organisasional
Ada tiga hambatan organisasional, yaitu 1) tingkat hirarki, 2) wewenang, dan 3) spesialisasi.
Tingkat hirarki. Bila suatu organisasi tumbuh, strukturnya berkembang, akan menimbulkan berbagai masalah komunikasi. Karena berita harus melalui tingkatan (jenjang) tambahan, yang memerlukan waktu yang lebih lama untuk mencapai tempat tujuan dan cenderung menjadi berkurang ketepatannya. Setiap tingkatan dalam rantai komunikasi dapat menambah, mengurangi, merubah, atau sama sekali berbeda dengan berita aslinya.
wewenang manajerial. Tanpa wewenang untuk membuat keputusan tidak mungkin manajer dapat mencapai tujuan dengan efektif. Banyak atasan merasa bahwa mereka tidak dapat sepenuhnya menerima berbagai masalah, kondisi, atau hasil yang dapat membuat mereka tampak lemah. Sebaliknya, banyak bawahan menghindari situasi dimana mereka dalam kedudukan yang tidak menguntungkan. Sebagai hasilnya ada kesenjangan antara atasan dan bawahan.
Spesialisasi. Meskipun spesialisasi adalah prinsip dasar organisasi, tetapi juga menciptakan masalah-masalah komunikasi, di mana hal ini cenderung memisahkan orang-orang, bahkan bila mereka bekerja saling berdekatan. Perbedaan fungsi, kepentingan, dan istilah-istilah pekerjaan dapat membuat orang-orang merasa bahwa mereka hidup dalam dunia yang berbeda. Akibatnya dapat menghalangi perasaan memasyarakat, membuat sulit memahami, dan mendorong terjadinya kesalahan-kesalahan.
Hambatan-hambatan Antar Pribadi
Banyak kesalahan komunikasi disebabkan bukan oleh faktor-faktor organisasi, tetapi oleh masalah-masalah ketidak sempurnaan manusia dan bahasa. Manajer perlu memperhatikan hambatan-hambatan antar pribadi seperti
1) persepsi selektif
2) status atau kedudukan komunikator,
3) keadaan membela diri,
4) pendengaran lemah, dan
5) ketidak tepatan penggunaan bahasa.
Persepsi selektif. Persepsi adalah suatu proses yang menyeluruh dengan mana seseorang menyeleksi, mengorganisasikan, dan mengartikan segala sesuatu di lingkungannya. Pengharapan yang mengarahkan seseorang untuk melihat atau mendengar kejadian, orang, objek atau situasi adalah sesuatu yang ingin dia lihat atau dengar. Hal ini disebut persepsi selektif.
Manajer perlu memperhatikan tiga aspek berikut sehubungan dengan persepsi selektif :
- Penerima akan menginterpretasikan berita berdasarkan pengalaman diri dan bagaimana mereka telah “belajar” untuk menanggapi sesuatu.
- Penerima akan menginterpretasikan berita dengan cara menolak setiap perubahan dalam struktur kepribadian yang kuat.
- Penerima akan cenderung mengelompokkan dan menyimpan karakteristik–karakteristik pengalaman mereka sehingga mereka dapat membuat pola-pola menyeluruh.
Keadaan membela diri. Keadaan membela diri seseorang mengakibatkan ekspresi wajah, gerakan tubuh, dan pembicaraan tertentu, dan sebaliknya meningkatkan tingkat pembelaan di pihak lain. Jadi akan timbul reaksi rantai defensive. Keadaan ini membuat pendengar lebih berkonsentrasi pada apa yang akan dikatakan dan bukan pada apa yang akan didengar. Sebagai contoh, bila seorang karyawan terancam akan kehilangan kedudukannya, maka dapat kehilangan kemampuan untuk mengartikan berita secara tepat dengan member reaksi defensif atau agresif.
Pendengaran lemah. Berbagai kebiasaan sehubungan dengan pendengaran lemah meliputi : 1) mendengar hanya permukaannya saja, dengan sedikit perhatian pada apa yang sedang dikatakan. 2) memberikan pengaruh, melalui baik perkataan atau tanda-tanda. 3) menunjukkan tanda-tanda kejengkelan atau kebosanan terhadap bahan pembicaraan. 4) mendengar dengan tidak aktif.
Ketidak tepatan penggunaan bahasa. Salah satu kesalahan terbesar yang dibuat dalam komunikasi adalah anggapan bahwa pengertian terletak dalam “kata-kata” yang digunakan. Di samping itu, bahasa-bahasa non-verbal yang tidak konsisten, seperti nada suara, ekspresi wajah, dan sebagainya dapat menghambat komunikasi.
PENINGKATAN EFEKTIVITAS KOMUNIKASI
American Manajemen Associations (AMA) telah menyusun sejumlah prinsip-prinsip komunikasi untuk meningkatkan efektifitas komunikasi organisasi, yang secara ringkas adalah sebagai berikut.
1. Cari kejelasan gagasan-gagasan terlebih dahulu sebelum dikomunikasikan.
2. Teliti tujuan sebenarnya setiap komunikasi.
3. Pertimbangkan keadaan phisik dan manusia keseluruhan kapan saja komunikasi akan dilakukan.
4. Konsultasikan dengan pihak-pihak lain, bila perlu, dalam perencanaan komunikasi.
5. Perhatikan tekanan nada dan ekspresi lainnya sesuai isi dasar berita selama berkomunikasi.
6. Ambil kesempatan, bila timbul, untuk mendapatkan segala sesuatu yang membantu atau umpan balik.
7. Ikuti lebih lanjut komunikasi yang telah dilakukan.
8. Perhatikan konsistensi komunikasi.
9. Tidakan atau perbuatan harus mendorong komunikasi.
10. Jadilah pendengar yang baik, berkomunikasi tidak hanya untuk dimengerti tetapi untuk mengerti.
WEWENANG DAN DELEGASI
Di dalam berorganisasi, peranan wewenang yang bijaksana sangat amat diperlukan. Dengan pemakaian wewenang tersebut, akan didapatkan kepercayaan dari anggota organisasi terhadap pemimpin, namun itu terlaksana jika pemimpin menggunakan fungsi dan tujuan wewenang dengan se baik – baiknya. Dengan menggunakan wewenang sesuai tempatnya maka akan timbul suatu istilah delegasi atau dengan istilah umum perwakilan tugas.
A. WEWENANG
Menurut kamus besar Bahasa Indonesia, istilah wewenang berarti hak, kekuasaan. Sesuai dengan perkembangan pola pikir manusia, wewenang diartikan hak untuk melakukan sesuatu atau memerintah orang lain untuk melakukan sesuatu agar tercapai tujuan tertentu.
Jika diibaratkan bahwa wewenang identik dengan seorang pemimpin, maka terdapat dua pandangan yang saling berlawanan mengenai sumber wewenang, yaitu:
1. Teori formal ( pandangan klasik )
Wewenang adalah dianugerahkan, wewenang ada karena seseorang diberi, dilimpahi atau diwarisi hal tersebut. Pandangan ini menganggap wewenang berada pada tataran masyarakat tertinggi dan kemudianakan diturunkan dari tingkat ke tingkat sesuai hukum yang berlaku.
2. Teori penerimaan ( pandangan penerimaan )
Teori ini bertolak belakang dengan teori klasik teori ini berpendapat bahwa wewenang seseorang timbul hanya bila hal itu diterima oleh kelompok atau individu kepada siapa wewenang tersebut dijalankan. Teori ini menyatakan kunci dasar wewenang ada dalam yang dipengaruhi, bukan yang mempengaruhi. Jadi wewenang itu ada atau tidaknya bergantung pada penerima, dimana penerima tersebut berhak menerima atau menolak. Chester Bernard menyatakan dan mendukung teori ini dengan mengemukakan “ Bila suatu komunikasi direktif diterima seseorang kepada siapa hal itu ditujukan wewenang untuknya tercipta atau ditegaskan.
Membahas masalah wewenang tentu tak luput dari masalah kepemimpinan dan kekuasaan. Untuk itu, tidak ada salahnya jika kita juga membahas sedikit tentang kekuasaan. Dimana kekuasaan dapat diartikan kemampuan untuk mempengaruhi individu, kelompok dan kejadian. Ada pula yang mengartikan kemampuan untuk melakukan hak yang ada dalam wewenang.
Jika diidentikkan dengan seorang pemimpin maka wewenang merupakan suatu hak yang paling tinggi dan frontal. Pemimpin dituntut secara obyektif menggunakan wewenang sesuai dengan batasannya, juga harus disertai alasan – alasan yang mendasari sebuah keputusan dari bagian wewenang seorang pemimpin tersebut.
Seorang pemimpin harus berani menggunakan insting dan metode pengalaman untuk dijadikan bahan pertimbangan dalam menggunakan wewenang. Salah satunyya adalah mengambil keputusan secara tepat dan cepat. Dimana hal ini akan mempengaruhi kondisi mental para bawahan, meskipun ini secara tidak langsung. Pemimpin dianjurkan menerima masukan – masukan dari lingkungan sekitar guna mendukung insting seorang pemimpin dalam mengambil suatu keputusan. Namun dalam setiap kebijakan pasti akan ada pro dan kontra. Dan hal ini adalah wajar, karena keputusan untuk tujuan bersama suatu organisasi memang sangat penting dan harus diutamakan dari pada kepentingan atau tujuan pribadi. Tinggal pemimpin harus bisa bersikap pada kaum minoritas, memperhatikan perasaan dan mental kaum minoritas tersebut agar nantinya mereka tidak patah semangat hingga mencapai tujuan organisasi yang telah disepakati bersama. Begitu juga sebagai anggota, hendaknya dapat menerima dengan lapang dada akan suatu keputusan.
Kembali pada masalah kekuasaan. Menurut Amitai Etzioni seorang pemimpin dapat mempengaruhi perilaku adalah hasil dari kekuasaan posisi ( kedudukan atau jabatan ) dan kekuasaan pribadi atau kombinasi dari keduanya.
a.Kekuasaan Posisi
Didapat dari wewenang formal suatu organisasi. Besarnya kekuasaan ini tergantung seberapa besar wewenang didelegasikan kepada individu yang menduduki posisi tersebut. Kekuasaan posisi akan semakin besar bila atasan telah mempercayai individu tersebut.
b.Kekuasaan Pribadi
Di lain pihak didapatkan dari para pengikut dan didasarkan atas seberapa besar para pengikut mengagumi, respek dan merasa terikat pada seorang pemimpin.
Ada banyak sumber kekuasaan, sumber kekuasaan dapat diklasifikasikan atas dasar sumbernya seperti : balas jasa, paksaan, sah, pengendalian informasi, panutan dan ahli. Ke – enam sumber tersebut dijelaskan secara terperinci sebagai berikut :
1. Balas Jasa
Berasal dari sejumlah balas jasa positif ( uang, perlindungan, dsb ) yang diberikan kepada pihak penerima untuk melaksanakan perintah atau persyaratan lainnya.
2. paksaan
berasal dari perkiraan yang dirasakan orang bahwa hukuman ( dipecat, teguran, dsb ) akan diterima bila mereka tidak melaksanakan perintah pimpinan.
3. Sah
Berkembang dari nilai – nilai intern yang mengatakan bahwa seorang pimpinan mempunyai hak yang sah untuk mempengaruhi bawahan.
4. Pengendalian Informasi
Berasal dari pengetahuan dimana orang lain tidak mempunyainya. Cara ini digunakan dengan pemberian atau penahanan informasi yang dibutuhkan.
5. Panutan
Didasarkan atas identifikasi orang – orang dengan seorang pimpinan dan menjadikan pemimpin itu sebagai panutan atau simbol.
6. Ahli
Merupakan hasil dari keahlian atau ilmu pengetahuan seorang pemimpin dalam bidangnya dimana pemimpin tersebut ingin mempengaruhi orang lain.
Dari penjelasan diatas diharapkan pemimpin dapat dengan tepat dan cepat dalam mengambil keputusan sesuai wewenang yang ada dan tidak mengurangi kharisma pribadi atau wibawa seorang pemimpin tersebut. Sebagai contoh yang terjadi di lingkup pemerintahan adalah pada saat presiden Susilo Bambang Yudhoyono dilantik menjadi presiden.
Setelah SBY diumumkan memenangkan pemilu 2004 dan dipastikan menjadi presiden terpilih, presiden Megawati mengirim surat ke DPR yang isinya ingin mencalonkan Kasad Jenderal TNI Ryamizard Ryacudu menjadi Panglima TNI, menggantikan Jenderal TNI Endriartono Sutarto yang akan pensiun. Surat itu dikirim pada tanggal 8 Oktober 2004, dua minggu sebelum SBY dilantik menjadi presiden.
Jenderal Ryamizard adalah salah satu putera terbaik TNI, dengan berbagai jabatan strategis yang pernah disandangnya. Yang menjadi masalah bagi SBY bukanlah kompetensi atau pribadi Jenderal Ryamizard, namun masalah prosedural dan politis yang akan ditimbulkan. Karena jabatan panglima TNI sangat strategis dan tidak dapat diatur dalam paket politik namun harus murni dipilih sendiri oleh presiden dan bukan oleh presiden yang akan lengser beberapa minggu lagi. Presiden juga mengantisipasi dan ingin meredam gejala untuk menarik TNI dalam panggung dan gelanggang politik.
Maka, SBY mengambil keputusan untuk memperpanjang masa jabatan beliau selama setahun. Ada berbagai alasan yang mendasari keputusan tersebut. Pertama, kepercayaan SBY terhadap Jenderal TNI Endriartono sangat tinggi. Presiden SBY melihat ketegasan beliau dalam mencegah tangan – tangan politik masuk dalam lingkup TNI. Kedua, SBY memperlukan beliau dalam misi perdamaian di Aceh. Presiden melihat bahwa beliau memiliki visi dan misi yang sama, yakni dengan cara perundingan untuk mencapai solusi politik damai yang tetap menjamin Aceh di bawah NKRI
Hal ini menunjukkan kriteria pemimpin yang telah mampu mengambil suatu putusan yang cepat, tepat dan cermat tanpa mengurangi rasa kharisma yang ada pada dirinya, juga tetap menjaga mental atau perasaan kaum minoritas yang ada di sekitarnya.
B. DELEGASI
Menurut kamus besar Bahasa Indonesia , delegasi berarti utusan, perwakilkan. Delegasi dapat diartikan pula sebagai pelimpahan wewenang dan tanggung jawab formal kepada orang lain untuk melaksanakan kegiatan tertentu. Delegasi wewenang adalah proses dimana manajer mengalokasikan wewenang kebawah kepada orang – orang yang melapor kepadanya.
Efektivitas delegasi merupakan faktor utama yang membedakan manajer sukses dan manajer tidak sukses. Empat kegiatan terjadi ketika delegasi dilakukan, yaitu :
1. pendelegasi menetapkan dan memberikan tujuan serta tugas kepada bawahan.
2. pendelegasi melimpahkan wewenang yang diperlukan untuk mencapai tujuan atau tugas
3. penerimaan delegasi, baik implisit maupun eksplisit menimbulkan kewajiban atau tanggung jawab.
4.pendelegasi menerima pertanggung jawaban bawahan untuk hasil – hasil yang dicapai.
Alasan – alasan pendelegasian yaitu :
a. pendelegasian memungkinkan manajer dapat mencapai lebih dari jika mereka menangani setiap tugas sendiri. Delegasi wewenang dari atasan ke bawahan merupakan proses diperlukan agar organisasi dapat berfungsi lebih efisien.
b. Delegasi juga memungkinkan manajer memusatkan tenaganya pada tugas – tugas prioritas yang lebih penting. Di lain pihak, delegasi memungkinkan bawahan untuk tumbuh lebih berkembang dan bahkan dapat digunakan sebagai alat untuk belajar dari kesalahan.
c. Delegasi dibutuhkan karena manajer tidak selalu mempunyai semua pengetahuan yang dibutuhkan untuk memahami masalah – masalah secara terperinci.
Sebelumnya kita harus dapat mengambil sutu kesepakatan dalam suatu organisasi. Pertama, pemimpin itu seharusnya seseorang yang paling cakap dan paling pintar. Kedua, para karyawan itu seharusnya dapat berdiri sendiri dan tidak perlu diperintah. Sehingga, seorang pemimpin diharapkan dapat mempengaruhi bawahan dan posisi bawahan diharapkan tanggap dengan kondisi pemimpin dan organisasi tersebut.
Mengapa manajer gagal mendelegasikan ?
1. manajer merasa lebih bila mereka tetap mempertahankan hak pembuatan keputusan.
2. manajer tidak bersedia menghadapi resiko bahwa bawahan akan melaksanakan wewenangnya dengan salah atau gagal
3. manajer tidak atau kurang mempunyai kepercayaan akan kemampuan bawahannya.
4. manajer merasa bahwa bawahan lebih senang tidak mempunyai hak pembuatan keputusan yhang luas.
5. manajer takut bahwa bawahan akan melaksanakan tugasnya dengan efektif sehingga posisinya sendiri terancam.
6. manajer tidak mempunyai kemampuan manajerial untuk mendelegasikan tugasnya.
Sebagai seorang pemimpin sebaiknya perlu dengan matang dan tepat untuk mengambil putusan, perlu atau tidaknya dibentuk delegasi dengan melihat segi negatif dan positif yang ada. Hal ini harus dikuasai oleh seorang pemimpin baik pada waktu yang sangat amat mendesak ataupun pada waktu yang relatif lama.
Sebagai contoh bahwa pada awal tahun 2005, terdapat dua WNI yng disandera kelompok bersenjata di Baghdad, Irak. Mereka adalah Meutya Hafid dan Budianto yang bekerja sebagai wartawan Metro TV yang sedang meliput perang di Irak. Dan pada pengalaman sebelumnya, akhir dari kejadian – kejadian seperti ini adalah pembunuhan yang sadis. Setelah mendengar kabar itu, intelijen negara segera melaporkan kepada presiden SBY. Setelah mengadakan rapat dadakan untuk permasalahan tersebut, muncul beberapa opsi untuk mengatasi masalah tersebut. Pertama, mengadakan operasi penyelamatan ke Baghdad – Irak. Kedua, mengutus pemuka agama di Indonesia untuk bertemu atau minimal mengadakan teleconference dengan pemuka agama di Irak.lalu setelah mempertimbangkan segala baik buruknya, teknis dan non – teknisnya, presiden SBY mengambil putusan untuk membuat statement dan permohonan langsung seluruh rakyat Indonesia melalui presiden SBY sendiri.
Pada sat itu wartawan Al – Jazeera diundang langsung untuk merekam dan melihat langsung statement presiden SBY yang bertujuan untuk wartawan internasional Al – Jazeera dapat menyampaikan langsung kepada kelompok bersenjata yang menculik WNI melalui jaringan – jaringan milik Al – Jazeera.
Beberapa hari kemudian dua WNI dilepaskan dengan selamat. Hal ini menunjukkan bahwa presiden SBY sebagai pemimpin melakukan tindakan yang cepat, tepat dan cermat dalam membuat keputusan dan juga terbukti berhasil diterapkan pada situasi dan kondisi yang begitu mendesak.
Mengapa bawahan tidak menerima delegasi ?
1. delegasi berarti, bawahan menerima tugas tambahan dan tanggung jawab beserta dengan akuntabilitas. Kadang – kadang lebih mudah pergi ke manajer untuk memecahkan masalah daripada membuat keputusan sendiri.
2. selalu ada perasaan bahwa bawahan akan melaksanakan wewenang barunya dengan salah dan akhirnya menerima kritik, sanksi atau hukuman.
3. banyak bawahan kurang mempunyai kepercayaan diri dan merasa tertekan bila dilimpahi wewenang pembuatan keputusan yang lebih besar.
Penanggulangan hambatan – hambatan delegasi.
Persyaratan pertama adalah kesediaan manajemen untuk memberi kebebasan dalam melaksanakan tugas. Manajer harus menerima perbedaan dalam penyelesaian masalah dan resiko jika bawahan melakukan kesalahan. Kesalahan ini mengharuskan manajer untuk lebih giat dalam memberikan pelatihan.
Kedua, pengembangan komunikasi antara manajer seorang delegasi harus terjalin dengan baik dan terpercaya satu sama lain.
A. WEWENANG
Menurut kamus besar Bahasa Indonesia, istilah wewenang berarti hak, kekuasaan. Sesuai dengan perkembangan pola pikir manusia, wewenang diartikan hak untuk melakukan sesuatu atau memerintah orang lain untuk melakukan sesuatu agar tercapai tujuan tertentu.
Jika diibaratkan bahwa wewenang identik dengan seorang pemimpin, maka terdapat dua pandangan yang saling berlawanan mengenai sumber wewenang, yaitu:
1. Teori formal ( pandangan klasik )
Wewenang adalah dianugerahkan, wewenang ada karena seseorang diberi, dilimpahi atau diwarisi hal tersebut. Pandangan ini menganggap wewenang berada pada tataran masyarakat tertinggi dan kemudianakan diturunkan dari tingkat ke tingkat sesuai hukum yang berlaku.
2. Teori penerimaan ( pandangan penerimaan )
Teori ini bertolak belakang dengan teori klasik teori ini berpendapat bahwa wewenang seseorang timbul hanya bila hal itu diterima oleh kelompok atau individu kepada siapa wewenang tersebut dijalankan. Teori ini menyatakan kunci dasar wewenang ada dalam yang dipengaruhi, bukan yang mempengaruhi. Jadi wewenang itu ada atau tidaknya bergantung pada penerima, dimana penerima tersebut berhak menerima atau menolak. Chester Bernard menyatakan dan mendukung teori ini dengan mengemukakan “ Bila suatu komunikasi direktif diterima seseorang kepada siapa hal itu ditujukan wewenang untuknya tercipta atau ditegaskan.
Membahas masalah wewenang tentu tak luput dari masalah kepemimpinan dan kekuasaan. Untuk itu, tidak ada salahnya jika kita juga membahas sedikit tentang kekuasaan. Dimana kekuasaan dapat diartikan kemampuan untuk mempengaruhi individu, kelompok dan kejadian. Ada pula yang mengartikan kemampuan untuk melakukan hak yang ada dalam wewenang.
Jika diidentikkan dengan seorang pemimpin maka wewenang merupakan suatu hak yang paling tinggi dan frontal. Pemimpin dituntut secara obyektif menggunakan wewenang sesuai dengan batasannya, juga harus disertai alasan – alasan yang mendasari sebuah keputusan dari bagian wewenang seorang pemimpin tersebut.
Seorang pemimpin harus berani menggunakan insting dan metode pengalaman untuk dijadikan bahan pertimbangan dalam menggunakan wewenang. Salah satunyya adalah mengambil keputusan secara tepat dan cepat. Dimana hal ini akan mempengaruhi kondisi mental para bawahan, meskipun ini secara tidak langsung. Pemimpin dianjurkan menerima masukan – masukan dari lingkungan sekitar guna mendukung insting seorang pemimpin dalam mengambil suatu keputusan. Namun dalam setiap kebijakan pasti akan ada pro dan kontra. Dan hal ini adalah wajar, karena keputusan untuk tujuan bersama suatu organisasi memang sangat penting dan harus diutamakan dari pada kepentingan atau tujuan pribadi. Tinggal pemimpin harus bisa bersikap pada kaum minoritas, memperhatikan perasaan dan mental kaum minoritas tersebut agar nantinya mereka tidak patah semangat hingga mencapai tujuan organisasi yang telah disepakati bersama. Begitu juga sebagai anggota, hendaknya dapat menerima dengan lapang dada akan suatu keputusan.
Kembali pada masalah kekuasaan. Menurut Amitai Etzioni seorang pemimpin dapat mempengaruhi perilaku adalah hasil dari kekuasaan posisi ( kedudukan atau jabatan ) dan kekuasaan pribadi atau kombinasi dari keduanya.
a.Kekuasaan Posisi
Didapat dari wewenang formal suatu organisasi. Besarnya kekuasaan ini tergantung seberapa besar wewenang didelegasikan kepada individu yang menduduki posisi tersebut. Kekuasaan posisi akan semakin besar bila atasan telah mempercayai individu tersebut.
b.Kekuasaan Pribadi
Di lain pihak didapatkan dari para pengikut dan didasarkan atas seberapa besar para pengikut mengagumi, respek dan merasa terikat pada seorang pemimpin.
Ada banyak sumber kekuasaan, sumber kekuasaan dapat diklasifikasikan atas dasar sumbernya seperti : balas jasa, paksaan, sah, pengendalian informasi, panutan dan ahli. Ke – enam sumber tersebut dijelaskan secara terperinci sebagai berikut :
1. Balas Jasa
Berasal dari sejumlah balas jasa positif ( uang, perlindungan, dsb ) yang diberikan kepada pihak penerima untuk melaksanakan perintah atau persyaratan lainnya.
2. paksaan
berasal dari perkiraan yang dirasakan orang bahwa hukuman ( dipecat, teguran, dsb ) akan diterima bila mereka tidak melaksanakan perintah pimpinan.
3. Sah
Berkembang dari nilai – nilai intern yang mengatakan bahwa seorang pimpinan mempunyai hak yang sah untuk mempengaruhi bawahan.
4. Pengendalian Informasi
Berasal dari pengetahuan dimana orang lain tidak mempunyainya. Cara ini digunakan dengan pemberian atau penahanan informasi yang dibutuhkan.
5. Panutan
Didasarkan atas identifikasi orang – orang dengan seorang pimpinan dan menjadikan pemimpin itu sebagai panutan atau simbol.
6. Ahli
Merupakan hasil dari keahlian atau ilmu pengetahuan seorang pemimpin dalam bidangnya dimana pemimpin tersebut ingin mempengaruhi orang lain.
Dari penjelasan diatas diharapkan pemimpin dapat dengan tepat dan cepat dalam mengambil keputusan sesuai wewenang yang ada dan tidak mengurangi kharisma pribadi atau wibawa seorang pemimpin tersebut. Sebagai contoh yang terjadi di lingkup pemerintahan adalah pada saat presiden Susilo Bambang Yudhoyono dilantik menjadi presiden.
Setelah SBY diumumkan memenangkan pemilu 2004 dan dipastikan menjadi presiden terpilih, presiden Megawati mengirim surat ke DPR yang isinya ingin mencalonkan Kasad Jenderal TNI Ryamizard Ryacudu menjadi Panglima TNI, menggantikan Jenderal TNI Endriartono Sutarto yang akan pensiun. Surat itu dikirim pada tanggal 8 Oktober 2004, dua minggu sebelum SBY dilantik menjadi presiden.
Jenderal Ryamizard adalah salah satu putera terbaik TNI, dengan berbagai jabatan strategis yang pernah disandangnya. Yang menjadi masalah bagi SBY bukanlah kompetensi atau pribadi Jenderal Ryamizard, namun masalah prosedural dan politis yang akan ditimbulkan. Karena jabatan panglima TNI sangat strategis dan tidak dapat diatur dalam paket politik namun harus murni dipilih sendiri oleh presiden dan bukan oleh presiden yang akan lengser beberapa minggu lagi. Presiden juga mengantisipasi dan ingin meredam gejala untuk menarik TNI dalam panggung dan gelanggang politik.
Maka, SBY mengambil keputusan untuk memperpanjang masa jabatan beliau selama setahun. Ada berbagai alasan yang mendasari keputusan tersebut. Pertama, kepercayaan SBY terhadap Jenderal TNI Endriartono sangat tinggi. Presiden SBY melihat ketegasan beliau dalam mencegah tangan – tangan politik masuk dalam lingkup TNI. Kedua, SBY memperlukan beliau dalam misi perdamaian di Aceh. Presiden melihat bahwa beliau memiliki visi dan misi yang sama, yakni dengan cara perundingan untuk mencapai solusi politik damai yang tetap menjamin Aceh di bawah NKRI
Hal ini menunjukkan kriteria pemimpin yang telah mampu mengambil suatu putusan yang cepat, tepat dan cermat tanpa mengurangi rasa kharisma yang ada pada dirinya, juga tetap menjaga mental atau perasaan kaum minoritas yang ada di sekitarnya.
B. DELEGASI
Menurut kamus besar Bahasa Indonesia , delegasi berarti utusan, perwakilkan. Delegasi dapat diartikan pula sebagai pelimpahan wewenang dan tanggung jawab formal kepada orang lain untuk melaksanakan kegiatan tertentu. Delegasi wewenang adalah proses dimana manajer mengalokasikan wewenang kebawah kepada orang – orang yang melapor kepadanya.
Efektivitas delegasi merupakan faktor utama yang membedakan manajer sukses dan manajer tidak sukses. Empat kegiatan terjadi ketika delegasi dilakukan, yaitu :
1. pendelegasi menetapkan dan memberikan tujuan serta tugas kepada bawahan.
2. pendelegasi melimpahkan wewenang yang diperlukan untuk mencapai tujuan atau tugas
3. penerimaan delegasi, baik implisit maupun eksplisit menimbulkan kewajiban atau tanggung jawab.
4.pendelegasi menerima pertanggung jawaban bawahan untuk hasil – hasil yang dicapai.
Alasan – alasan pendelegasian yaitu :
a. pendelegasian memungkinkan manajer dapat mencapai lebih dari jika mereka menangani setiap tugas sendiri. Delegasi wewenang dari atasan ke bawahan merupakan proses diperlukan agar organisasi dapat berfungsi lebih efisien.
b. Delegasi juga memungkinkan manajer memusatkan tenaganya pada tugas – tugas prioritas yang lebih penting. Di lain pihak, delegasi memungkinkan bawahan untuk tumbuh lebih berkembang dan bahkan dapat digunakan sebagai alat untuk belajar dari kesalahan.
c. Delegasi dibutuhkan karena manajer tidak selalu mempunyai semua pengetahuan yang dibutuhkan untuk memahami masalah – masalah secara terperinci.
Sebelumnya kita harus dapat mengambil sutu kesepakatan dalam suatu organisasi. Pertama, pemimpin itu seharusnya seseorang yang paling cakap dan paling pintar. Kedua, para karyawan itu seharusnya dapat berdiri sendiri dan tidak perlu diperintah. Sehingga, seorang pemimpin diharapkan dapat mempengaruhi bawahan dan posisi bawahan diharapkan tanggap dengan kondisi pemimpin dan organisasi tersebut.
Mengapa manajer gagal mendelegasikan ?
1. manajer merasa lebih bila mereka tetap mempertahankan hak pembuatan keputusan.
2. manajer tidak bersedia menghadapi resiko bahwa bawahan akan melaksanakan wewenangnya dengan salah atau gagal
3. manajer tidak atau kurang mempunyai kepercayaan akan kemampuan bawahannya.
4. manajer merasa bahwa bawahan lebih senang tidak mempunyai hak pembuatan keputusan yhang luas.
5. manajer takut bahwa bawahan akan melaksanakan tugasnya dengan efektif sehingga posisinya sendiri terancam.
6. manajer tidak mempunyai kemampuan manajerial untuk mendelegasikan tugasnya.
Sebagai seorang pemimpin sebaiknya perlu dengan matang dan tepat untuk mengambil putusan, perlu atau tidaknya dibentuk delegasi dengan melihat segi negatif dan positif yang ada. Hal ini harus dikuasai oleh seorang pemimpin baik pada waktu yang sangat amat mendesak ataupun pada waktu yang relatif lama.
Sebagai contoh bahwa pada awal tahun 2005, terdapat dua WNI yng disandera kelompok bersenjata di Baghdad, Irak. Mereka adalah Meutya Hafid dan Budianto yang bekerja sebagai wartawan Metro TV yang sedang meliput perang di Irak. Dan pada pengalaman sebelumnya, akhir dari kejadian – kejadian seperti ini adalah pembunuhan yang sadis. Setelah mendengar kabar itu, intelijen negara segera melaporkan kepada presiden SBY. Setelah mengadakan rapat dadakan untuk permasalahan tersebut, muncul beberapa opsi untuk mengatasi masalah tersebut. Pertama, mengadakan operasi penyelamatan ke Baghdad – Irak. Kedua, mengutus pemuka agama di Indonesia untuk bertemu atau minimal mengadakan teleconference dengan pemuka agama di Irak.lalu setelah mempertimbangkan segala baik buruknya, teknis dan non – teknisnya, presiden SBY mengambil putusan untuk membuat statement dan permohonan langsung seluruh rakyat Indonesia melalui presiden SBY sendiri.
Pada sat itu wartawan Al – Jazeera diundang langsung untuk merekam dan melihat langsung statement presiden SBY yang bertujuan untuk wartawan internasional Al – Jazeera dapat menyampaikan langsung kepada kelompok bersenjata yang menculik WNI melalui jaringan – jaringan milik Al – Jazeera.
Beberapa hari kemudian dua WNI dilepaskan dengan selamat. Hal ini menunjukkan bahwa presiden SBY sebagai pemimpin melakukan tindakan yang cepat, tepat dan cermat dalam membuat keputusan dan juga terbukti berhasil diterapkan pada situasi dan kondisi yang begitu mendesak.
Mengapa bawahan tidak menerima delegasi ?
1. delegasi berarti, bawahan menerima tugas tambahan dan tanggung jawab beserta dengan akuntabilitas. Kadang – kadang lebih mudah pergi ke manajer untuk memecahkan masalah daripada membuat keputusan sendiri.
2. selalu ada perasaan bahwa bawahan akan melaksanakan wewenang barunya dengan salah dan akhirnya menerima kritik, sanksi atau hukuman.
3. banyak bawahan kurang mempunyai kepercayaan diri dan merasa tertekan bila dilimpahi wewenang pembuatan keputusan yang lebih besar.
Penanggulangan hambatan – hambatan delegasi.
Persyaratan pertama adalah kesediaan manajemen untuk memberi kebebasan dalam melaksanakan tugas. Manajer harus menerima perbedaan dalam penyelesaian masalah dan resiko jika bawahan melakukan kesalahan. Kesalahan ini mengharuskan manajer untuk lebih giat dalam memberikan pelatihan.
Kedua, pengembangan komunikasi antara manajer seorang delegasi harus terjalin dengan baik dan terpercaya satu sama lain.
PENYUSUNAN PERSONALIA
Pada umumnya diakui bahwa sumberdaya manusia adalah sumberdaya vital untuk efektifitas operasi perusahaan. Para manajer sering mengatakan bahwa sumberdaya manusia adalah aset terpenting mereka. Aset ini tidak pernah tampak dalam neraca, walaupun sejumlah besar uang diinvestasikan dalam bentuk penarikan tenaga kerja, seleksi, dan pelatihan sumberdaya manusia. Itulah alasan rensist likert dan rekannya yang menyarankan agar sumberdaya yang bernilai ini ini dipelihara atau dipertahankan. Dengan demikian organisasi yang terpenting adalah sumberdaya manusia. Mereka memberikan tenaga, pikiran, bakat, dan energi kepada organisasi. Beberapa kegiatan kritis manajer meliputi penarikan, seleksi, pengembangan, dan penggunaan sumberdaya manusia dalam pencapaian tujuan organisasi. Tanpa sumberdaya manusia yang cakap, organisasi tidak akan mencapai tujuannya. Karena itu, efektivitas pelaksanaan fungsi personalia akan menentukan sukses manajer dalam mengelola organisasi.
Staffing adalah salah satu fungsi manajemen yang berkenan dengan penarikan penempatan, pelatihan, dan pengembangan anggota-anggota organisasi. Kegiatan penyusunan personalia erat hubungannya dengan tugas-tugas kepemimpinan, motivasi, dan komunikasi, sehingga pembahasannya sering ditempatkan sebagai bagian dari fungsi pengarahan. Jika pengorganisasian mempersiapkan kendaraannya, maka fungsi penyusunan personalia ini menyediakan pengemudinya.
Tetapi fungsi ini berhubungan erat dengan fungsi pengorganisasian, dimana pengorganisasian mempersiapkan kendaraannya dan penyusunan personalia mengisi pengemudinya yang sesuai dengan posisi kerja yang ada. Akhirnya, fungsi penyusunan personalia harus dilaksanakan oleh semua menajer, baik mereka mengolah perusahaan besar ataupun menjadi pemilik perusahaan kecil, ataupun dengan kata lain, penyusunan personalia adalah pengisian posisi-posisi dalam struktur organisasi.
Proses penyusunan organisasi
Proses ini merupakan serangkaian kegiatan yang dilaksanakan terus menerus untuk menjaga pemenuhan kebutuhan personalia organisasi dengan orang-orang yang tepat dalam posisi dan waktu yang tepat. Fungsi ini dilaksanakan dalam dua lingkungan yaitu ekternal dan internal. Lingkungan eksternal meliputi seluruh faktof di luar organisasi yang secara langsung atau tidak langsung mempengaruhinya. Lingkungan internal meliputi unsur-unsur di dalam organisasi. Langkah-langkah dalam proses ini sebagai berikut:
1. perencanaan sumber daya manusia (human Resarces Planning). Perencanaan sumber daya manusia dirancang untuk memastikan bahwa personalia yang dibutuhkan organisasi akan secara tetap dan tepat dipenuhi. Perencanaan seperti itu dilakukan lewat analisis (1) faktor intern seperti keterampilan yang dibutuhkan saat ini dan nanti, lowongan, dan perluasan serta pencintaan departemen, dan (2) faktor-faktor pada lingkungan eksternal seperti pasaran tenaga kerja. Sebagai hasil dari analisis ini, rencana dikembangkan untuk pelaksanaan langkah-langkah lain dalam proses staffing. Perencanaan sumber daya manusia biasanya meliputi periode enam bulan sampai lima tahun ke depan.
2. penarikan (Recruitment) yang berhubungan dengan pengadaan calon-calon personalia segaris dengan rencana sumber daya manusia. Biasanya didapat lewat iklan-iklan di surat kabar, agen atau kantor tenaga kerja serta kunjungan ke kampus-kampus perguruan tinggi.
3. seleksi yang meliputi penilaian dan pemilihan diantara calon-calon sumber daya manusia.
4. pengenalan dan orentasi yang dirancang untuk membantu individu-individu terpilih untuk menyesuaikan diri dengan organisasi.
5. latihan dan pengembangan yang bertujuan meningkatkan kemampuan perorangan dan kelompok untuk mendorong efektivitas organisasi.
6. penilaian pelaksanaan kerja, dilakukan dengan membandingkan antara pelaksanaan kerja perorangan dan standar-standar atau tujuan-tujuan yang dikembangkan bagi posisi tersebut.
7. pemberian balas jasa dan penghargaan, yang disediakan bagi karyawan sebagai kompensasi pelaksanaan kerja dan motivasi untuk pelaksanaan tugas dimasa yang akan datang
8. perencanaan dan pengembangan karier, meliputi promosi, demosi, mutasi, penugasan kembali, dan sebagainya.
Tujuan dari Staffing
1. Menempatkan orang-orang yang tepat dalam jawaban-jawaban yang tepat
2. staffing tidak mengacu kepada kegiatan yang sama
3. bagian kepegawaian sajalah yang bertanggung jawab untuk staffing organisasi
4. bagian kepegawaian tidak mempunyai kata akhir dalam pengucapan pegawai.
Perencanaan Sumber Daya Manusia
Suatu organisasi tidak dapat menunggu untuk mendapatkan orang-orang yang cakap seperti organisasi perlukan untuk mengisi posisi tertentu. Organisasi harus berusaha merencanakan kebutuhan dimasa yang akan datang dan memutuskan dimana akan menemukan orang-orang yang tepat untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan itu. Ini memerlukan perencanaan sumber daya manusia yang meliputi semua kegiatan yang diperlukan untuk menyediakan jenis dan jumlah karyawan secara tepat dalam pencapaian tujuan organisasi. Ada 3 bagian perencanaan sumber daya manusia:
1. Penentuan jabatan-jabatan yang harus diisi, kemampuan yang diperlukan karyawan untuk melaksanakan pekerjaan tersebut, dan berapa jumlah karyawan yang diperlukan.
2. pemahaman pasar tenaga kerja dimana karyawan potensi ada
3. pertimbangan kondisi permintaan dan penawaran karyawan.
Penentuan Kebutuhan Jabatan
Penyusunan sumber daya manusia dimulai dengan penentuan tujuan-tujuan dan rencana organisasi. Selanjutnya, organisasi menentukan spesifikasi job yaitu jenis-jenis jabatan yang dilaksanakan dalam keterampilan-keterampilan yang dibutuhkan untuk melaksanakannya. Selanjutnya, organisasi mengestiminasi jumlah karyawan total yang diperlukan selama periode tertentu dimasa mendatang. Dan mempertimbangkan persediaan karyawan yang ada untuk melaksanakan berbagai pekerjaan. Ini diikuti estimisi jumlah orang yang harus ditarik dan kapan mereka akan diperlukan. Akhirnya, berbagai jenis program kegiatan bagi pemenuhan kebutuhan-kebutuhan harus ditetapkan. Penentuan spesifikasi jabatan melalui penggunaan suatu proses yang disebut analisa jabatan (job analysis), perusahaan menentukan keterampilan-keterampilan, tanggung jawab, pengetahuan, wewenang, lingkungan dan antar hubungan yang terlibat dalam setiap jabatan. Hasil analisa jabatan ini berupa deskripsi jabatan dan spesifikasi jabatan. Deskripsi jabatan adalah pernyataan-pernyataan tertulis yang meliputi tugas-tugas, wewenang, tanggung jawab, dan hubungan-hubungan lini (ke atas atau ke bawah). Sedangkan spesikasi jabatan meliputi pernyataan-pernyataan tertulis yang menunjukkan minimum karyawan yang dapat diterima agar mampu menjalankan jabatan dengan baik.
Spesifikasi jabatan berisi identifikasi jabatan, kondisi-kondisi pekerjaan suatu jabatan, dan kualifikasi-kualifikasi sumber daya manusia yang diperlukan bagi seorang untuk melaksanakan pekerjaan dengan sukses. Bagi pekerjaan-pekerjaan rutin dan tingkatan manajemen rendah, sebaiknya juga dinyatakan standar maksimum yang dapat diterima untuk mencegah seseorang menjadi overqlified dan muncul ketidak puasan.
Penentuan tujuan dan perencanaan
Langkah berikutnya adalah memutuskan kemana keseluruhan karyawan yang diperlukan pertanyaan apa rencana dan produk yang akan diperkenalkan, akan mempengaruhi jumlah dan jenis karyawan yang akan ditarik.
Penentuan kebutuhan personalia keseluruhan.
Ini merupakan suatu langkah menentukan jumlah keseluruhan karyawan yang diperlukan untuk melaksanakan suatu pekerjaan, dan berbagai keterampilan serta kemampuan yang diisyaratkan. Karena itu, kebutuhan personalia perusahaan harus diperkirakan dalam hal spesialisasi pekerjaan, keterampilan jabatan, karakteristik personalia dan jumlah karyawan yang diperlukan.
Penentuan jumlah personalia sekarang. Setelah jumlah personalia masa yang akan datang diketahui, manajemen harus melihat jumlah orang yang telah tersedia dan dapat melaksanakan pekerjaan tersebut. Pemahaman akan persediaan personalia yang memenuhi pernyataan, memungkinkan manajemen untuk menyelaraskannya dengan jumlah personalia keseluruhan yang diperlukan. Persediaan ini memberikan pandangan menyeluruh tentang kekuatan kerja sekarang.
Penentuan kebutuhan personalia bersih
Kebutuhan bersih personalia adalah selisih antara kebutuhan karyawan keseluruhan persediaan. Ini harus dipenuhi dengan rekrutmen. Dalam hal ini juga perlu dipertimbangkan faktor-faktor lain selain sekedar jumlah seperti pengalaman, umur, jenis kelamin dan sebagainya.
Penetapan program kegiatan
Setelah kebutuhan bersih akan karyawan sudah diketahui, maka mulailah manajer dengan kegiatan menarik dan memilih karyawan. Program kegiatan tersebut meliputi semua fungsi personalia yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan personalia dan tujuan perusahaan termasuk penarikan, seleksi, pengembangan, pemeliharaan dan pemberian balas jasa.
Pengembangan sumber-sumber penawaran personalia
Pada umumnya semakin besar dan banyak sumber penawaran, maka semakin besar kemungkinan perusahaan untuk menentukan personalia dengan kualitas yang diperlukan. Sebagian besar manajer-manajer efektif menyadari hal ini, mengembangkan dan memelihara berbagai sumber penawaran yang berbeda. Misalnya, jalinan kerja sama antara perusahaan dengan perguruan tinggi dalam rekrutmen. Ada 2 kelompok sumber tenaga kerja: eksternal dan internal. Manajer lebih menyukai sumber internal karena dapat memotivasi personalia yang ada, tapi bagaimanapun juga perusahaan memerlukan penemuan orang yang tepat untuk memenuhi suatu kebutuhan jabatan dari sumber eksternal. Banyak organisasi menggunakan kombinasi dari kedua sumber yang ada, misalnya ada kemajuan teknologi komputer, manajer dapat mempergunakan sumber internal sebagai operator dan programmer dari luar.
Sementara itu, dari internal, sumber personalia yang diperlukan organisasi diperoleh melalui penataran, pemindahan dan pengangkatan (promosi). Sumber-sumber eksternal yang digunakan tergantung pada jabatan yang akan diisi, jenis tenaga kerja yang diinginkan dan kondisi ekonomi, yang dapat diperoleh dari lamaran organisasi karyawan dan sebagainya.
Penarikan dan seleksi karyawan.
Penarikan ditetapkan kebutuhan personalia organisasi baik mutu atau jenis maupun jumlah, maka selanjutnya adalah penarikan dan perolehan karyawan dari sumber dalam perusahaan atau sumber dari luar perusahaan. Selanjutnya, organisasi melakukan seleksi terhadap para calon karyawan yang tersedia dari hasil penarikan.
Penarikan personalia.
Penarikan atau rekrutmen berkenan dengan pencarian dan penarikan sejumlah karyawan potensial yang akan diseleksi untuk memenuhi kebutuhan organisasi. Penarikan menyangkut usaha untuk memperoleh karyawan dalam jumlah yang tepat dengan kemampuan yang diperlukan untuk mengisi jabatan-jabatan yang tersedia.
Metode-metode yang digunakan untuk menarik personalia bervariasi dengan perbedaan karyawan, dalam indurstri yang berbeda dan dalam lokasi yang berbeda. Banyak manajer menunggu secara pasif para pelamar yang datang padanya. Banyak juga yang lain menggunakan pendekatan lebih agresif dalam pencarian karyawan potensial. Metode-metode penarikan yang biasa digunakan meliputi iklan, leasing atau penggunaan tenaga honorer, rekomendasi, dan sebagainya.
Seleksi personalia.
Seleksi adalah pemilihan tenaga kerja tertentu dari sekelompok tenaga kerja potensial untuk melaksanakan jabatan tertentu. Dalam teori, seleksi tampak sederhana, dan nyatanya begitu rumit pelaksanaannya. Setelah manajer menentukan pekerjaan yang efektif, maka selanjutnya manajer melihat prestasi pelamar dimasa yang lalu dan memilih orang yang memiliki kemampuan, pengalaman, dan kepribadian yang memenuhi persyaratan suatu jabatan. Prestasi masa lalu masih merupakan petunjuk terbaik bagi prestasi masa yang akan datang. Pemilihan karyawan yang tepat untuk pekerjaan yang tepat akan sangat membantu kemajuan organisasi.
Prosedur seleksi
Langkah-langkah yang dapat dilakukan dalam prosedur seleksi adalah:
1. Wawancara pendahuluan
2. pengumpulan data pribadi
3. pengujian
4. wawancara lebih mendalam
5. pemeriksaan referensi prestasi
6. pemeriksaan kesehatan
7. keputusan pribadi
8. orientasi jabatan.
Beberapa faktor lain yang mempengaruhi prestasi karyawan yaitu:
a. latar belakang pribadi, seperti pendidikan dan pengalaman
b. bakat dan minat (aptitude and interest), kemampuan seseorang
c. sikap dan kebutuhan (attitudes and needs) untuk meramalkan langsung jawaban dan wewenang seseorang
d. kemampuan analitis dan manipulatif, untuk mempelajari kemampuan pemikiran dan penganalisaan
e. keterampilan dan kemampuan teknik, untuk menilai kemampuan dalam pelaksanaan aspek-aspek teknik, pekerjaan.
f. Kesehatan, tenaga dan stamina, untuk melihat kemampuan phisik seseorang dalam pelaksanaan pekerjaan.
Latihan dan pengembangan karyawan
Karyawan-karyawan baru biasanya sudah memiliki pendidikan dan latihan dasar yang diperlukan. Mereka adalah produk dari suatu sistem pendidikan dan pengalaman yang telah memberikan suatu tingkat kemampuan dan kecakapan tertentu. Ini sangat membantu manajer dalam rangka pengembangannya menuju efektivitas organisasi.
Tujuan latihan dan pengembangan karyawan adalah untuk memperbaiki efektivitas kerja karyawan dalam mencapai hasil-hasil kerja yang telah ditetapkan. Peningkatan efektivitas kerja dapat dilakukan melalui latihan dan pengembangan. Latihan dimaksudkan untuk memperbaiki penguasaan keterampilan dan teknik-teknik pelaksanaan pekerjaan tertentu, terperinci, dan rutin. Pengembangan mempunyai ruang lingkup lebih luas, yaitu peningkatan kemampuan, sikap dan keperibadian.
Pemula, masyarakat bertanggung jawab atas penyediaan tenaga kerja potensial melalui pendidikan umum, dan perusahaan bertanggung jawab atas penyediaan latihan dan pengembangan, baik formal ataupun informal. Pengembangan diperlukan dalam rangka menyesuaikan diri dengan kemajuan teknologi. Sebagai contoh, para akuntan sekarang memerlukan pemahaman kemampuan dan programasi komputer. Bila karyawan menjadi lebih terlatih, terdidik dan lebih ahli, mereka mempunyai perasaan berguna dan percaya diri lebih besar. Mereka juga menjadi lebih bernilai dihadapan rekannya dan masyarakat.
Pengembangan karyawan adalah penting bagi individu maupun organisasi dan bahkan bagi negara.
Ada 4 prosedur yang dapat digunakan manajer untuk menentukan kebutuhan pelatihan seseorang dalam organisasi atau subnit mereka:
1. penilaian prestasi (performance appraisal)
2. analisis kebutuhan pekerjaan (analysis fo job requirements)
3. analisis organisasi
4. suvei personil
metode-metode latihan dan pengembangan
ada 2 metode yang dapat dipergunakan untuk menyediakan latihan dan pengembangan karyawan yaitu:
1. Metode on the job training
Metode ini pada umumnya dipergunakan melalui:
a. Coaching
Dalam hal ini pemimpin memberikan bimbingan dan pengarahan kepada bawahan dalam pelaksanaan pekerjaan rutin mereka.
b. Planned progression (pemindahan karyawan)
Pemindahan karyawan dilakukan melalui tingkatan dalam organisasi yang berbeda
c. Rotasi jabatan
Pemindahan karyawan melalui jabatan-jabatan yang bermacam-macam dan berbeda
d. Penugasan sementara
Dalam hal ini karyawan ditempatkan pada posisi manajemen tertentu untuk jangka waktu yang ditetapkan
e. Sistem-sistem penilaian prestasi formal
2. Metode off the job training.
Metode off the job training dilakukan melalui:
a. Program pengembangan eksekutif di perguruan tinggi atau lembaga pendidikan lainnya, dimana para manajer berpartisipasi dalam program-program yang dibuka untuk umum melalui penggunaan analisia kasus, simulasi, dan metode pengajaran lainnya.
b. Latihan laboratorium, dimana seseorang belajar menjadi lebih sensitif/peka terhadap orang lain, lingkungan dan sebagainya.
c. Pengembangan organisasi yang menekankan perubahan, pertumbuhan, dan pengembangan keseluruhan organisasi.
Pemberian kompensasi kepada karyawan
Kompensasi adalah pemberian balas jasa berupa pembayaran finansial untuk pekerjaan yang dilaksanakan dan sebagai motivator untuk pelaksanaan tugas dimasa yang akan datang. Bagi manajemen, masalah kompensasi ini merupakan masalah personalia yang rumit. Walaupun pengupahan harus mempunyai dasar yang logis dan dapat dan dapat dipertahankan, hal ini meliputi faktor-faktor emosional dari sudut pandang para karyawan.
Kompensasi merupakan suatu yang sangat penting bagi karyawan sebagai individu karena upah merupakan suatu ukuran nilai atau karya mereka diantara para karyawan itu sendiri, keluarga, dan masyarakat. Tingkat pendapatan absolut karyawan akan menentukan skala kehidupannya, dan pendapatan relatif mereka menunjukkan status, martabat, dan harganya.
Kompensasi juga bagi organisasi karena jumlah pembanyaran pada karyawan dalam bentuk pengupahan dan balas jasa lainnya sering merupakan komponen biaya yang terbesar dan penting. Disamping itu, kompensasi mempunyai dampak penting terhadap perekonomian. Pendapatan karyawan adalah bagian terbesar dari daya belinya yang dipergunakan untuk membeli barang-barang dan jasa hasil produksi perusahaan-perusahaan.
Pemberian kompensasi oleh manajemen, perlu mempertimbangkan prinsip keadilan. Pada umumnya, karyawan menilai keadilan pemberian kompensasi tersebut dengan membandingkan kompensasi yang diterima karyawan yang lain. Adil atau tidak tergantung bagaimana mereka melihat nilai relatif dibanding dengan yang lain. Sebagian besar ketidakpuasannya diakibatkan oleh adanya perbedaan dalam pembayaran diantara jabatan dan individu. Selanjutnya, pada umumnya pula karyawan akan menerima perbedaan pengupahan berdasarkan perbedaan tanggung jawab, kemampuan, pengetahuan, produktivitas, on job atau kegiatan manajerial.
Penentuan kompensasi
Kebijaksanaan dan praktek-praktek manajemen oleh interaksi dari 3 faktor yaitu:
1. Kesediaan membayar
Para manajer sebenarnya ingin membayar upah secara adil, karenanya karyawan seharusnya melaksanakan pekerjaan sesuai upah yang diterima. Selanjutnya, manajer seharusnya mendorong karyawan untuk meningkatkan kinerja mereka agar upah dan gaji dapat ditingkatkan.
2. Kemampuan membayar.
Realisasi pemberian kompensasi tergantung pada kemampuan membayar perusahaan, yang ditentukan oleh pendapatan dan laba yang diraih perusahaan yang juga tergantung pada produktivitas karyawan. Dengan demikian, penurunan produkvitas karyawan dan inflasi akan mempengaruhi pendapatan nyata karyawan.
3. persyaratan-persyaratan membayar
dalam jangka pendek, pengupahan dan penggajian sangat tergantung pada tekanan eksternal, seperti pemerintah, serikat buruh, kondisi permintaan dan penawaran tenaga kerja, dan para pesaing.
Bentuk-bentuk pembayaran
Banyak karyawan yang dibayar pada setiap akhir hari kerja berdasarkan jumlah jam kerja, termasuk pembayaran berdasar jam kerja yang diterima akhir pekan (upah harian), atau per bulan. Disamping itu, ada juga bentuk upah insentif, bonus, atau komisi diterapkan pada karyawan bagian produksi dan penjualan termasuk rencana pembagian laba (profit sharing plan) dimana karyawan menerima sejumlah prosentase tertentu dari laba perusahaan sebagai pendapatan ekstra.
Pemeliharaan kesehatan dan keamanan
Pemeliharaan keseahatan dan keamanan merupakan suatu bidang manajemen yang semakin penting. Keadaan ini memungkinkan manajemen lebih memperhatikan pemeliharaan kesehatan dan keselamatan karyawan termasuk kesehatan dan keamanan kondisi kerja. Program ini dapat dilaksanakan antara lain dengan penyediaan dokter dan klinik kesehatan perusahaan, pengaturan tempat kerja, pelaksanaan kegiatan pencegahan atau penyediaan perangkatnya.
Staffing adalah salah satu fungsi manajemen yang berkenan dengan penarikan penempatan, pelatihan, dan pengembangan anggota-anggota organisasi. Kegiatan penyusunan personalia erat hubungannya dengan tugas-tugas kepemimpinan, motivasi, dan komunikasi, sehingga pembahasannya sering ditempatkan sebagai bagian dari fungsi pengarahan. Jika pengorganisasian mempersiapkan kendaraannya, maka fungsi penyusunan personalia ini menyediakan pengemudinya.
Tetapi fungsi ini berhubungan erat dengan fungsi pengorganisasian, dimana pengorganisasian mempersiapkan kendaraannya dan penyusunan personalia mengisi pengemudinya yang sesuai dengan posisi kerja yang ada. Akhirnya, fungsi penyusunan personalia harus dilaksanakan oleh semua menajer, baik mereka mengolah perusahaan besar ataupun menjadi pemilik perusahaan kecil, ataupun dengan kata lain, penyusunan personalia adalah pengisian posisi-posisi dalam struktur organisasi.
Proses penyusunan organisasi
Proses ini merupakan serangkaian kegiatan yang dilaksanakan terus menerus untuk menjaga pemenuhan kebutuhan personalia organisasi dengan orang-orang yang tepat dalam posisi dan waktu yang tepat. Fungsi ini dilaksanakan dalam dua lingkungan yaitu ekternal dan internal. Lingkungan eksternal meliputi seluruh faktof di luar organisasi yang secara langsung atau tidak langsung mempengaruhinya. Lingkungan internal meliputi unsur-unsur di dalam organisasi. Langkah-langkah dalam proses ini sebagai berikut:
1. perencanaan sumber daya manusia (human Resarces Planning). Perencanaan sumber daya manusia dirancang untuk memastikan bahwa personalia yang dibutuhkan organisasi akan secara tetap dan tepat dipenuhi. Perencanaan seperti itu dilakukan lewat analisis (1) faktor intern seperti keterampilan yang dibutuhkan saat ini dan nanti, lowongan, dan perluasan serta pencintaan departemen, dan (2) faktor-faktor pada lingkungan eksternal seperti pasaran tenaga kerja. Sebagai hasil dari analisis ini, rencana dikembangkan untuk pelaksanaan langkah-langkah lain dalam proses staffing. Perencanaan sumber daya manusia biasanya meliputi periode enam bulan sampai lima tahun ke depan.
2. penarikan (Recruitment) yang berhubungan dengan pengadaan calon-calon personalia segaris dengan rencana sumber daya manusia. Biasanya didapat lewat iklan-iklan di surat kabar, agen atau kantor tenaga kerja serta kunjungan ke kampus-kampus perguruan tinggi.
3. seleksi yang meliputi penilaian dan pemilihan diantara calon-calon sumber daya manusia.
4. pengenalan dan orentasi yang dirancang untuk membantu individu-individu terpilih untuk menyesuaikan diri dengan organisasi.
5. latihan dan pengembangan yang bertujuan meningkatkan kemampuan perorangan dan kelompok untuk mendorong efektivitas organisasi.
6. penilaian pelaksanaan kerja, dilakukan dengan membandingkan antara pelaksanaan kerja perorangan dan standar-standar atau tujuan-tujuan yang dikembangkan bagi posisi tersebut.
7. pemberian balas jasa dan penghargaan, yang disediakan bagi karyawan sebagai kompensasi pelaksanaan kerja dan motivasi untuk pelaksanaan tugas dimasa yang akan datang
8. perencanaan dan pengembangan karier, meliputi promosi, demosi, mutasi, penugasan kembali, dan sebagainya.
Tujuan dari Staffing
1. Menempatkan orang-orang yang tepat dalam jawaban-jawaban yang tepat
2. staffing tidak mengacu kepada kegiatan yang sama
3. bagian kepegawaian sajalah yang bertanggung jawab untuk staffing organisasi
4. bagian kepegawaian tidak mempunyai kata akhir dalam pengucapan pegawai.
Perencanaan Sumber Daya Manusia
Suatu organisasi tidak dapat menunggu untuk mendapatkan orang-orang yang cakap seperti organisasi perlukan untuk mengisi posisi tertentu. Organisasi harus berusaha merencanakan kebutuhan dimasa yang akan datang dan memutuskan dimana akan menemukan orang-orang yang tepat untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan itu. Ini memerlukan perencanaan sumber daya manusia yang meliputi semua kegiatan yang diperlukan untuk menyediakan jenis dan jumlah karyawan secara tepat dalam pencapaian tujuan organisasi. Ada 3 bagian perencanaan sumber daya manusia:
1. Penentuan jabatan-jabatan yang harus diisi, kemampuan yang diperlukan karyawan untuk melaksanakan pekerjaan tersebut, dan berapa jumlah karyawan yang diperlukan.
2. pemahaman pasar tenaga kerja dimana karyawan potensi ada
3. pertimbangan kondisi permintaan dan penawaran karyawan.
Penentuan Kebutuhan Jabatan
Penyusunan sumber daya manusia dimulai dengan penentuan tujuan-tujuan dan rencana organisasi. Selanjutnya, organisasi menentukan spesifikasi job yaitu jenis-jenis jabatan yang dilaksanakan dalam keterampilan-keterampilan yang dibutuhkan untuk melaksanakannya. Selanjutnya, organisasi mengestiminasi jumlah karyawan total yang diperlukan selama periode tertentu dimasa mendatang. Dan mempertimbangkan persediaan karyawan yang ada untuk melaksanakan berbagai pekerjaan. Ini diikuti estimisi jumlah orang yang harus ditarik dan kapan mereka akan diperlukan. Akhirnya, berbagai jenis program kegiatan bagi pemenuhan kebutuhan-kebutuhan harus ditetapkan. Penentuan spesifikasi jabatan melalui penggunaan suatu proses yang disebut analisa jabatan (job analysis), perusahaan menentukan keterampilan-keterampilan, tanggung jawab, pengetahuan, wewenang, lingkungan dan antar hubungan yang terlibat dalam setiap jabatan. Hasil analisa jabatan ini berupa deskripsi jabatan dan spesifikasi jabatan. Deskripsi jabatan adalah pernyataan-pernyataan tertulis yang meliputi tugas-tugas, wewenang, tanggung jawab, dan hubungan-hubungan lini (ke atas atau ke bawah). Sedangkan spesikasi jabatan meliputi pernyataan-pernyataan tertulis yang menunjukkan minimum karyawan yang dapat diterima agar mampu menjalankan jabatan dengan baik.
Spesifikasi jabatan berisi identifikasi jabatan, kondisi-kondisi pekerjaan suatu jabatan, dan kualifikasi-kualifikasi sumber daya manusia yang diperlukan bagi seorang untuk melaksanakan pekerjaan dengan sukses. Bagi pekerjaan-pekerjaan rutin dan tingkatan manajemen rendah, sebaiknya juga dinyatakan standar maksimum yang dapat diterima untuk mencegah seseorang menjadi overqlified dan muncul ketidak puasan.
Penentuan tujuan dan perencanaan
Langkah berikutnya adalah memutuskan kemana keseluruhan karyawan yang diperlukan pertanyaan apa rencana dan produk yang akan diperkenalkan, akan mempengaruhi jumlah dan jenis karyawan yang akan ditarik.
Penentuan kebutuhan personalia keseluruhan.
Ini merupakan suatu langkah menentukan jumlah keseluruhan karyawan yang diperlukan untuk melaksanakan suatu pekerjaan, dan berbagai keterampilan serta kemampuan yang diisyaratkan. Karena itu, kebutuhan personalia perusahaan harus diperkirakan dalam hal spesialisasi pekerjaan, keterampilan jabatan, karakteristik personalia dan jumlah karyawan yang diperlukan.
Penentuan jumlah personalia sekarang. Setelah jumlah personalia masa yang akan datang diketahui, manajemen harus melihat jumlah orang yang telah tersedia dan dapat melaksanakan pekerjaan tersebut. Pemahaman akan persediaan personalia yang memenuhi pernyataan, memungkinkan manajemen untuk menyelaraskannya dengan jumlah personalia keseluruhan yang diperlukan. Persediaan ini memberikan pandangan menyeluruh tentang kekuatan kerja sekarang.
Penentuan kebutuhan personalia bersih
Kebutuhan bersih personalia adalah selisih antara kebutuhan karyawan keseluruhan persediaan. Ini harus dipenuhi dengan rekrutmen. Dalam hal ini juga perlu dipertimbangkan faktor-faktor lain selain sekedar jumlah seperti pengalaman, umur, jenis kelamin dan sebagainya.
Penetapan program kegiatan
Setelah kebutuhan bersih akan karyawan sudah diketahui, maka mulailah manajer dengan kegiatan menarik dan memilih karyawan. Program kegiatan tersebut meliputi semua fungsi personalia yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan personalia dan tujuan perusahaan termasuk penarikan, seleksi, pengembangan, pemeliharaan dan pemberian balas jasa.
Pengembangan sumber-sumber penawaran personalia
Pada umumnya semakin besar dan banyak sumber penawaran, maka semakin besar kemungkinan perusahaan untuk menentukan personalia dengan kualitas yang diperlukan. Sebagian besar manajer-manajer efektif menyadari hal ini, mengembangkan dan memelihara berbagai sumber penawaran yang berbeda. Misalnya, jalinan kerja sama antara perusahaan dengan perguruan tinggi dalam rekrutmen. Ada 2 kelompok sumber tenaga kerja: eksternal dan internal. Manajer lebih menyukai sumber internal karena dapat memotivasi personalia yang ada, tapi bagaimanapun juga perusahaan memerlukan penemuan orang yang tepat untuk memenuhi suatu kebutuhan jabatan dari sumber eksternal. Banyak organisasi menggunakan kombinasi dari kedua sumber yang ada, misalnya ada kemajuan teknologi komputer, manajer dapat mempergunakan sumber internal sebagai operator dan programmer dari luar.
Sementara itu, dari internal, sumber personalia yang diperlukan organisasi diperoleh melalui penataran, pemindahan dan pengangkatan (promosi). Sumber-sumber eksternal yang digunakan tergantung pada jabatan yang akan diisi, jenis tenaga kerja yang diinginkan dan kondisi ekonomi, yang dapat diperoleh dari lamaran organisasi karyawan dan sebagainya.
Penarikan dan seleksi karyawan.
Penarikan ditetapkan kebutuhan personalia organisasi baik mutu atau jenis maupun jumlah, maka selanjutnya adalah penarikan dan perolehan karyawan dari sumber dalam perusahaan atau sumber dari luar perusahaan. Selanjutnya, organisasi melakukan seleksi terhadap para calon karyawan yang tersedia dari hasil penarikan.
Penarikan personalia.
Penarikan atau rekrutmen berkenan dengan pencarian dan penarikan sejumlah karyawan potensial yang akan diseleksi untuk memenuhi kebutuhan organisasi. Penarikan menyangkut usaha untuk memperoleh karyawan dalam jumlah yang tepat dengan kemampuan yang diperlukan untuk mengisi jabatan-jabatan yang tersedia.
Metode-metode yang digunakan untuk menarik personalia bervariasi dengan perbedaan karyawan, dalam indurstri yang berbeda dan dalam lokasi yang berbeda. Banyak manajer menunggu secara pasif para pelamar yang datang padanya. Banyak juga yang lain menggunakan pendekatan lebih agresif dalam pencarian karyawan potensial. Metode-metode penarikan yang biasa digunakan meliputi iklan, leasing atau penggunaan tenaga honorer, rekomendasi, dan sebagainya.
Seleksi personalia.
Seleksi adalah pemilihan tenaga kerja tertentu dari sekelompok tenaga kerja potensial untuk melaksanakan jabatan tertentu. Dalam teori, seleksi tampak sederhana, dan nyatanya begitu rumit pelaksanaannya. Setelah manajer menentukan pekerjaan yang efektif, maka selanjutnya manajer melihat prestasi pelamar dimasa yang lalu dan memilih orang yang memiliki kemampuan, pengalaman, dan kepribadian yang memenuhi persyaratan suatu jabatan. Prestasi masa lalu masih merupakan petunjuk terbaik bagi prestasi masa yang akan datang. Pemilihan karyawan yang tepat untuk pekerjaan yang tepat akan sangat membantu kemajuan organisasi.
Prosedur seleksi
Langkah-langkah yang dapat dilakukan dalam prosedur seleksi adalah:
1. Wawancara pendahuluan
2. pengumpulan data pribadi
3. pengujian
4. wawancara lebih mendalam
5. pemeriksaan referensi prestasi
6. pemeriksaan kesehatan
7. keputusan pribadi
8. orientasi jabatan.
Beberapa faktor lain yang mempengaruhi prestasi karyawan yaitu:
a. latar belakang pribadi, seperti pendidikan dan pengalaman
b. bakat dan minat (aptitude and interest), kemampuan seseorang
c. sikap dan kebutuhan (attitudes and needs) untuk meramalkan langsung jawaban dan wewenang seseorang
d. kemampuan analitis dan manipulatif, untuk mempelajari kemampuan pemikiran dan penganalisaan
e. keterampilan dan kemampuan teknik, untuk menilai kemampuan dalam pelaksanaan aspek-aspek teknik, pekerjaan.
f. Kesehatan, tenaga dan stamina, untuk melihat kemampuan phisik seseorang dalam pelaksanaan pekerjaan.
Latihan dan pengembangan karyawan
Karyawan-karyawan baru biasanya sudah memiliki pendidikan dan latihan dasar yang diperlukan. Mereka adalah produk dari suatu sistem pendidikan dan pengalaman yang telah memberikan suatu tingkat kemampuan dan kecakapan tertentu. Ini sangat membantu manajer dalam rangka pengembangannya menuju efektivitas organisasi.
Tujuan latihan dan pengembangan karyawan adalah untuk memperbaiki efektivitas kerja karyawan dalam mencapai hasil-hasil kerja yang telah ditetapkan. Peningkatan efektivitas kerja dapat dilakukan melalui latihan dan pengembangan. Latihan dimaksudkan untuk memperbaiki penguasaan keterampilan dan teknik-teknik pelaksanaan pekerjaan tertentu, terperinci, dan rutin. Pengembangan mempunyai ruang lingkup lebih luas, yaitu peningkatan kemampuan, sikap dan keperibadian.
Pemula, masyarakat bertanggung jawab atas penyediaan tenaga kerja potensial melalui pendidikan umum, dan perusahaan bertanggung jawab atas penyediaan latihan dan pengembangan, baik formal ataupun informal. Pengembangan diperlukan dalam rangka menyesuaikan diri dengan kemajuan teknologi. Sebagai contoh, para akuntan sekarang memerlukan pemahaman kemampuan dan programasi komputer. Bila karyawan menjadi lebih terlatih, terdidik dan lebih ahli, mereka mempunyai perasaan berguna dan percaya diri lebih besar. Mereka juga menjadi lebih bernilai dihadapan rekannya dan masyarakat.
Pengembangan karyawan adalah penting bagi individu maupun organisasi dan bahkan bagi negara.
Ada 4 prosedur yang dapat digunakan manajer untuk menentukan kebutuhan pelatihan seseorang dalam organisasi atau subnit mereka:
1. penilaian prestasi (performance appraisal)
2. analisis kebutuhan pekerjaan (analysis fo job requirements)
3. analisis organisasi
4. suvei personil
metode-metode latihan dan pengembangan
ada 2 metode yang dapat dipergunakan untuk menyediakan latihan dan pengembangan karyawan yaitu:
1. Metode on the job training
Metode ini pada umumnya dipergunakan melalui:
a. Coaching
Dalam hal ini pemimpin memberikan bimbingan dan pengarahan kepada bawahan dalam pelaksanaan pekerjaan rutin mereka.
b. Planned progression (pemindahan karyawan)
Pemindahan karyawan dilakukan melalui tingkatan dalam organisasi yang berbeda
c. Rotasi jabatan
Pemindahan karyawan melalui jabatan-jabatan yang bermacam-macam dan berbeda
d. Penugasan sementara
Dalam hal ini karyawan ditempatkan pada posisi manajemen tertentu untuk jangka waktu yang ditetapkan
e. Sistem-sistem penilaian prestasi formal
2. Metode off the job training.
Metode off the job training dilakukan melalui:
a. Program pengembangan eksekutif di perguruan tinggi atau lembaga pendidikan lainnya, dimana para manajer berpartisipasi dalam program-program yang dibuka untuk umum melalui penggunaan analisia kasus, simulasi, dan metode pengajaran lainnya.
b. Latihan laboratorium, dimana seseorang belajar menjadi lebih sensitif/peka terhadap orang lain, lingkungan dan sebagainya.
c. Pengembangan organisasi yang menekankan perubahan, pertumbuhan, dan pengembangan keseluruhan organisasi.
Pemberian kompensasi kepada karyawan
Kompensasi adalah pemberian balas jasa berupa pembayaran finansial untuk pekerjaan yang dilaksanakan dan sebagai motivator untuk pelaksanaan tugas dimasa yang akan datang. Bagi manajemen, masalah kompensasi ini merupakan masalah personalia yang rumit. Walaupun pengupahan harus mempunyai dasar yang logis dan dapat dan dapat dipertahankan, hal ini meliputi faktor-faktor emosional dari sudut pandang para karyawan.
Kompensasi merupakan suatu yang sangat penting bagi karyawan sebagai individu karena upah merupakan suatu ukuran nilai atau karya mereka diantara para karyawan itu sendiri, keluarga, dan masyarakat. Tingkat pendapatan absolut karyawan akan menentukan skala kehidupannya, dan pendapatan relatif mereka menunjukkan status, martabat, dan harganya.
Kompensasi juga bagi organisasi karena jumlah pembanyaran pada karyawan dalam bentuk pengupahan dan balas jasa lainnya sering merupakan komponen biaya yang terbesar dan penting. Disamping itu, kompensasi mempunyai dampak penting terhadap perekonomian. Pendapatan karyawan adalah bagian terbesar dari daya belinya yang dipergunakan untuk membeli barang-barang dan jasa hasil produksi perusahaan-perusahaan.
Pemberian kompensasi oleh manajemen, perlu mempertimbangkan prinsip keadilan. Pada umumnya, karyawan menilai keadilan pemberian kompensasi tersebut dengan membandingkan kompensasi yang diterima karyawan yang lain. Adil atau tidak tergantung bagaimana mereka melihat nilai relatif dibanding dengan yang lain. Sebagian besar ketidakpuasannya diakibatkan oleh adanya perbedaan dalam pembayaran diantara jabatan dan individu. Selanjutnya, pada umumnya pula karyawan akan menerima perbedaan pengupahan berdasarkan perbedaan tanggung jawab, kemampuan, pengetahuan, produktivitas, on job atau kegiatan manajerial.
Penentuan kompensasi
Kebijaksanaan dan praktek-praktek manajemen oleh interaksi dari 3 faktor yaitu:
1. Kesediaan membayar
Para manajer sebenarnya ingin membayar upah secara adil, karenanya karyawan seharusnya melaksanakan pekerjaan sesuai upah yang diterima. Selanjutnya, manajer seharusnya mendorong karyawan untuk meningkatkan kinerja mereka agar upah dan gaji dapat ditingkatkan.
2. Kemampuan membayar.
Realisasi pemberian kompensasi tergantung pada kemampuan membayar perusahaan, yang ditentukan oleh pendapatan dan laba yang diraih perusahaan yang juga tergantung pada produktivitas karyawan. Dengan demikian, penurunan produkvitas karyawan dan inflasi akan mempengaruhi pendapatan nyata karyawan.
3. persyaratan-persyaratan membayar
dalam jangka pendek, pengupahan dan penggajian sangat tergantung pada tekanan eksternal, seperti pemerintah, serikat buruh, kondisi permintaan dan penawaran tenaga kerja, dan para pesaing.
Bentuk-bentuk pembayaran
Banyak karyawan yang dibayar pada setiap akhir hari kerja berdasarkan jumlah jam kerja, termasuk pembayaran berdasar jam kerja yang diterima akhir pekan (upah harian), atau per bulan. Disamping itu, ada juga bentuk upah insentif, bonus, atau komisi diterapkan pada karyawan bagian produksi dan penjualan termasuk rencana pembagian laba (profit sharing plan) dimana karyawan menerima sejumlah prosentase tertentu dari laba perusahaan sebagai pendapatan ekstra.
Pemeliharaan kesehatan dan keamanan
Pemeliharaan keseahatan dan keamanan merupakan suatu bidang manajemen yang semakin penting. Keadaan ini memungkinkan manajemen lebih memperhatikan pemeliharaan kesehatan dan keselamatan karyawan termasuk kesehatan dan keamanan kondisi kerja. Program ini dapat dilaksanakan antara lain dengan penyediaan dokter dan klinik kesehatan perusahaan, pengaturan tempat kerja, pelaksanaan kegiatan pencegahan atau penyediaan perangkatnya.
PROSES PERENCANAAN
Perencanaan terjadi di semua tipe kegiatan,perencanaan adalah proses dasar di mana manajemen memutuskan tujuan dan cara mencapainya. Perencanaan dalam organisasi adalah esensial,karena dalam kenyataanya perencanaan memegang peran lebih di banding fungsi-fungsi lainnya. Fungsi-fungsi pengorganisasian,pengarahan dan pengawasan sebenarnya hanya meleksanakan keputusan-keputusan perencanaan.
Pengertian Perencanaan
Dalam perencanaan manajer memutuskan “apa yang harus dilakukan,kapan melakukannya,bagaimana melakukannya,dan siapa yang melakukannya”. Berbagai pertanggung jawaban dalam perencanaan tergantung pada besarnya dan tujuan organisasi serta fungsi atau kegiatan khusus manajer. Perencanaan adalah suatu proses yang tidak berakhir bila rencana tersebut telah ditetapkan: Rencana harus diimplementasikan. Setiap saat selama proses implementasi dan pengawasan,rencana-rencana mungkin memerlukan modifikasi agar tetap berguna.
Pengorganisasian adalah proses pengaturan kerja bersama sumber daya-sumber daya keuangan,phisik dan manusia dalam organisasi. Perencanaan menunjukan cara dan perkiraan bagaimana menggunakan sumber daya-sumber daya tersebut untuk mencapai efektifitas paling tinggi. Sebagai contoh,penyusunan pesonalia organisasi tidak akan dapat tersusun secara efektif tanpa perencanaan personalia.
Pengarahan
Fungssi pengarahan selalu berkaitan erat dengan perencanaan. Sumber daya- sumber daya dan hubungan- hubungan yang di perlukan untuk mengarahkan dan memotivasi karyawan. Fungsi npengarahan meliputi penerapan unsur-unsur tersebut menjadi pengaruh.
Pengawasan
Perencanaan dan pengawasan saling berhubungan sangat erat,sehingga sering disebut sebagai “kembar siam” dalam manajemen. Pengawasan adalah penting sebagai produk perencanaan efektif.oleh karna itu, pengawasan bertindak sebagai kriteria penilaian pelaksanaan kerja terhadap rencana.
TIPE-TIPE PERENCANAAN DAN RENCANA
Perencanaan dan rencana dapat diklasifikasikan dalam beberapa cara yang berbeda. Meskipun proses dasar perencanaan adalah sama bagi setiap menejer, dalam praktek perencanaan dalam mengambil berbagai bentuk. Ini disebabkan beberapa alasan. Pertama, perbedaan tipe organisasi mempunyai perbedaan misi, dimana pendekatan perencanaan yang digunakan berbeda pula. Kedua, bahkan dalam suatu organisasi yang sama dibutuhkan tipe-tipe perencanaan yang berbeda untuk waktu-waktu yang berbeda. Ketiga, manajer-manajer yang berlainan akan mempunyai gaya perencanaan yang berbeda
Ada paling sedikit lima dasar pengklasifikasian rencana-rencana, sebagai berikut :
1. Bidang fungsional,mencakup nrencana produksi, pemasaran, keuangan, dan personalia. Misal, rencana produksi akan meliputi perencanaan kebutuhan bahan, scheduling produksi, jadwal pemeliharaan mesin, dan sebagainya.
2. Tingkatan organisasional,termasuk keseliruhan organisasi atau satuan-satuan kerja organisasi. Perencanaan organisasi keseluruhan akan lebih kompleks daripada perencanaan suatu satuan kerja organisasi.
3. Karakteristik-karakteristik ( sifat ) rencana, meliputi faktor-faktor kompleksitas, fleksibilitas, keformalan, kerahasiaan, biaya, rasionalitas, kuntitatif, dan kualitatif.
4. Waktu, menyangkut rencana jangka pendek, menengah, dan jangka panjang. Sebagai contoh, tingkat kepastian rencana pembangunan pabrik baru sepuluh tahun yang akan datang, lebih rendah dibanding rencana untuk pindah kantor dua minggu lagi.
5. Unsur-unsur rencana, dalam wujud anggaran, program, prosedur, kebijaksanaan, dan sebagainya. Perencanaan ini berhubungan dengan kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan, seperti program pengiklanan, prosedur seleksi personalia, anggaran penelitian dan pengembangan, dan seterusnya.
PERENCANAAN STRATEGIK
Perencanaan strategik ( strategic planning ) adalah proses pemilihan tujuan-tujuan organisasi : penentuan strategi, kebijaksanaan program-program strategik yang diperlukan untuk tujuan-tujuan tersebut; dan penetapan metode-metode yang diperlukan untuk menjamin bahwa strategi dan kebijaksanaan telah di implementasikan.
Proses perencanaan strategik
Pendekatan perencanaan strategik merupakan penetapan serangkaian keputusan dan kegiatan dalam perumusan dan implementasi strategi-strategi yang dirancang untuk mencapai tujuan-tujuan organisasi. Sebagai modal umum, langkah-langkah yang di bahas dapat diterapkan dengan berbagai modivikasi. Secara ringkas langkah-langkah proses penyusunan strategik dapat diuraikan sebagai berikut :
Langkah 1 : Penentuan misi dan tujuan yang mencakup pernyataan-pernyatan umum tentang misi, valsavah maksud, dan tujuan organisasi.
Langkah 2 : Pengembangan profil perumusan, yang mencerminkan kondisi internal dan kemampuan perusahaan.
Langkah 3 : analisa lingkungan eksternal, dengan maksud untuk mengidentifikasikan cara-cara dalam mana perubahan-perubahan lingkungan ekonomi, teknologi, sosial/ budaya, dan politik dapat secara tidak langsung mempengaruhi organisasi.
Langkah 4 : Analisa internal perusahaan – kekutan dan kelemahan organisasi. Analisa ini dilakukan dengan memperbandingkan profil perusahaan dan lingkungan eksternal.
Langkah 5 : Indentifikasi kesempatan dan ancaman strategi, identifikasi tujuan dan strategi, analisa lingkungan, serta analisa kekuatan dan kelemahan organisasi.
Langkah 6 : Pembuatan keputusan strategik langkah selanjutnya mencakup identifiikasi, penilaian dan pemilihan berbagai alternatif strategik.
Langkah 7 : Pengembangan strategik perusahaan, organisasi perlu menjabarkannya kedalam sasaran-sasran jangka pendek dan strategi-strategi operasional.
Langkah 8 : Implementasi strategi, yang menyangkut kegiatan menajemen untuk mengoperasikan strategi. Implementasi melibatkan penugasan tanggung jawab atas sukses semua atau sebagian strategi kepada karyawan yang sesuai.
Langkah 9 : Peninjauan kembali dan evaluasi, proses ini sering disebut “strategic control”. Setelah strategi di implementasikan, manajer perlu senantiasa memonitor secara periode.
HAMBATAN-HAMBATAN PERENCANAAN EFEKTIF
Ada sujumlah alasan mengapa manajer ragu-ragu atau gagal menetapkan tujuan dan membuat rencana bagi organisasi atau kelompok/ satuan kerja mereka, yaitu :
1. Kurang pengetahuan tentang organisasi
2. Kurang pengetahuan tentang lingkungan
3. Ketidak mampuan melakukan peramalan secara efektif
4. Kesulitan perencanaan operasi-operasi yang tidak berulang
5. Biaya
6. Takut gagal
7. Kurang percaya diri
8. Ketidak sediaan untuk menyingkirkan tujuan-tujuan alternatif
Pengertian Perencanaan
Dalam perencanaan manajer memutuskan “apa yang harus dilakukan,kapan melakukannya,bagaimana melakukannya,dan siapa yang melakukannya”. Berbagai pertanggung jawaban dalam perencanaan tergantung pada besarnya dan tujuan organisasi serta fungsi atau kegiatan khusus manajer. Perencanaan adalah suatu proses yang tidak berakhir bila rencana tersebut telah ditetapkan: Rencana harus diimplementasikan. Setiap saat selama proses implementasi dan pengawasan,rencana-rencana mungkin memerlukan modifikasi agar tetap berguna.
Pengorganisasian adalah proses pengaturan kerja bersama sumber daya-sumber daya keuangan,phisik dan manusia dalam organisasi. Perencanaan menunjukan cara dan perkiraan bagaimana menggunakan sumber daya-sumber daya tersebut untuk mencapai efektifitas paling tinggi. Sebagai contoh,penyusunan pesonalia organisasi tidak akan dapat tersusun secara efektif tanpa perencanaan personalia.
Pengarahan
Fungssi pengarahan selalu berkaitan erat dengan perencanaan. Sumber daya- sumber daya dan hubungan- hubungan yang di perlukan untuk mengarahkan dan memotivasi karyawan. Fungsi npengarahan meliputi penerapan unsur-unsur tersebut menjadi pengaruh.
Pengawasan
Perencanaan dan pengawasan saling berhubungan sangat erat,sehingga sering disebut sebagai “kembar siam” dalam manajemen. Pengawasan adalah penting sebagai produk perencanaan efektif.oleh karna itu, pengawasan bertindak sebagai kriteria penilaian pelaksanaan kerja terhadap rencana.
TIPE-TIPE PERENCANAAN DAN RENCANA
Perencanaan dan rencana dapat diklasifikasikan dalam beberapa cara yang berbeda. Meskipun proses dasar perencanaan adalah sama bagi setiap menejer, dalam praktek perencanaan dalam mengambil berbagai bentuk. Ini disebabkan beberapa alasan. Pertama, perbedaan tipe organisasi mempunyai perbedaan misi, dimana pendekatan perencanaan yang digunakan berbeda pula. Kedua, bahkan dalam suatu organisasi yang sama dibutuhkan tipe-tipe perencanaan yang berbeda untuk waktu-waktu yang berbeda. Ketiga, manajer-manajer yang berlainan akan mempunyai gaya perencanaan yang berbeda
Ada paling sedikit lima dasar pengklasifikasian rencana-rencana, sebagai berikut :
1. Bidang fungsional,mencakup nrencana produksi, pemasaran, keuangan, dan personalia. Misal, rencana produksi akan meliputi perencanaan kebutuhan bahan, scheduling produksi, jadwal pemeliharaan mesin, dan sebagainya.
2. Tingkatan organisasional,termasuk keseliruhan organisasi atau satuan-satuan kerja organisasi. Perencanaan organisasi keseluruhan akan lebih kompleks daripada perencanaan suatu satuan kerja organisasi.
3. Karakteristik-karakteristik ( sifat ) rencana, meliputi faktor-faktor kompleksitas, fleksibilitas, keformalan, kerahasiaan, biaya, rasionalitas, kuntitatif, dan kualitatif.
4. Waktu, menyangkut rencana jangka pendek, menengah, dan jangka panjang. Sebagai contoh, tingkat kepastian rencana pembangunan pabrik baru sepuluh tahun yang akan datang, lebih rendah dibanding rencana untuk pindah kantor dua minggu lagi.
5. Unsur-unsur rencana, dalam wujud anggaran, program, prosedur, kebijaksanaan, dan sebagainya. Perencanaan ini berhubungan dengan kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan, seperti program pengiklanan, prosedur seleksi personalia, anggaran penelitian dan pengembangan, dan seterusnya.
PERENCANAAN STRATEGIK
Perencanaan strategik ( strategic planning ) adalah proses pemilihan tujuan-tujuan organisasi : penentuan strategi, kebijaksanaan program-program strategik yang diperlukan untuk tujuan-tujuan tersebut; dan penetapan metode-metode yang diperlukan untuk menjamin bahwa strategi dan kebijaksanaan telah di implementasikan.
Proses perencanaan strategik
Pendekatan perencanaan strategik merupakan penetapan serangkaian keputusan dan kegiatan dalam perumusan dan implementasi strategi-strategi yang dirancang untuk mencapai tujuan-tujuan organisasi. Sebagai modal umum, langkah-langkah yang di bahas dapat diterapkan dengan berbagai modivikasi. Secara ringkas langkah-langkah proses penyusunan strategik dapat diuraikan sebagai berikut :
Langkah 1 : Penentuan misi dan tujuan yang mencakup pernyataan-pernyatan umum tentang misi, valsavah maksud, dan tujuan organisasi.
Langkah 2 : Pengembangan profil perumusan, yang mencerminkan kondisi internal dan kemampuan perusahaan.
Langkah 3 : analisa lingkungan eksternal, dengan maksud untuk mengidentifikasikan cara-cara dalam mana perubahan-perubahan lingkungan ekonomi, teknologi, sosial/ budaya, dan politik dapat secara tidak langsung mempengaruhi organisasi.
Langkah 4 : Analisa internal perusahaan – kekutan dan kelemahan organisasi. Analisa ini dilakukan dengan memperbandingkan profil perusahaan dan lingkungan eksternal.
Langkah 5 : Indentifikasi kesempatan dan ancaman strategi, identifikasi tujuan dan strategi, analisa lingkungan, serta analisa kekuatan dan kelemahan organisasi.
Langkah 6 : Pembuatan keputusan strategik langkah selanjutnya mencakup identifiikasi, penilaian dan pemilihan berbagai alternatif strategik.
Langkah 7 : Pengembangan strategik perusahaan, organisasi perlu menjabarkannya kedalam sasaran-sasran jangka pendek dan strategi-strategi operasional.
Langkah 8 : Implementasi strategi, yang menyangkut kegiatan menajemen untuk mengoperasikan strategi. Implementasi melibatkan penugasan tanggung jawab atas sukses semua atau sebagian strategi kepada karyawan yang sesuai.
Langkah 9 : Peninjauan kembali dan evaluasi, proses ini sering disebut “strategic control”. Setelah strategi di implementasikan, manajer perlu senantiasa memonitor secara periode.
HAMBATAN-HAMBATAN PERENCANAAN EFEKTIF
Ada sujumlah alasan mengapa manajer ragu-ragu atau gagal menetapkan tujuan dan membuat rencana bagi organisasi atau kelompok/ satuan kerja mereka, yaitu :
1. Kurang pengetahuan tentang organisasi
2. Kurang pengetahuan tentang lingkungan
3. Ketidak mampuan melakukan peramalan secara efektif
4. Kesulitan perencanaan operasi-operasi yang tidak berulang
5. Biaya
6. Takut gagal
7. Kurang percaya diri
8. Ketidak sediaan untuk menyingkirkan tujuan-tujuan alternatif
PEMAHAMAN FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN
Allen dalam buku The professional of Management, mengatakan bahwa manajemen adalah suatu jenis pekerjaan khusus yang menghendaki usaha mental dan fisik yang diperlukan untuk memimpin, merencanakan, menyusun, mengawasi, dan meneliti. Melalui pemahaman demikian, maka pekerjaan manajer yang disebut dengan fungsi manajemen akan meliputi hal-hal sebagai berikut:
1. Leading (memimpin)
Memimpin merupakan pekerjaan yang dilakukan oleh seorang manajer agar orang-orang lain bertindak. Fungsi leading ini terdiri dari beberapa kegiatan, yaitu:
a. Mengambil Keputusan (decision making)
Mengambil keputusan adalah pekerjaan yang dilakukan seorang manajer dalam memperoleh kesimpulan-kesimpulan dan pendapat (conclusion and judgement) dalam memberi keputusan mengenai suatu hal.
b. Mengadakan Komunikasi (communicating)
Berkomunikasi adalah pekerjaan seorang manajer, terutama dalam menjamin pengertian antara dia dan oarng-orang yang dipimpinnya. Tugas memimpin dalam kaitan dengan komunikasi adalah memberikan penerangan mengenai tradisi, sejarah, tujuan, politik dan perubahan.
c. Memberikan Motivasi(motivating)
Motivasi adalah fungsi yang merupakan pekerjaan seorang manajer dalam memberikan inspirasi, semangat dan dorongan kepada orang lain untuk bertindak. Motif adalah suatu dorongan dari dalam dirinya atau dari luar yang memberikan suatu kekuatan yang sangat besar untuk berbuat sesuatu. Motivasi diarahkan kepada sumber utama tingkah laku manusia (mainspring human behavior) dan hal ini merupakan salah satu keahlian manajemen yang paling sulit.
d. Memilih orang-orang (selecting people)
Pekerjaan manajer lainnya adalah memilih orang-orang untuk kelompoknya, yaitu memilih orang yang pandai dan cocok untuk bekerja sama dengan anggota kelompok lain.
e. Mengembangkan orang-orang (developing people)
Mengembangkan orang-orang adalah pekerjaan seorang manajer dalam memperbaiki sikap dan pengetahuan orang yaitu dengan jalan melatih dan mengembangkan orang sehingga bakat dan kecakapannya dapat digunakan dan dimanfaatkan sepenuhnya
2. Planning
Rencana-rencana dibutuhkan untuk memberikan kepada organisasi tujuan-tujuannya dan menetapkan prosedur terbaik untukuntuk pencapaian tujuan-tujuan itu. Disamping itu,rencana memungkinkan :
1. Organisasi bisa memperoleh dan mengikat sumberdaya-sumberdaya yang diperlukan untuk mencapai tujuan-tujuan.
2. para anggota organisasi untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan yang konsisten dengan berbagai tujuan dan prosedur yang telah dipilih
3 kemjuan terus dapat dimonitor dan diukur, sehingga tindakan korektif dapat diambil bila tingkat kemajuan tidak memuaskan.
Planning atau perencanaan adalah penetapan tujuan-tujuan organisasi dan penentuan strategi antaralain yaitu:
a. Forecasting (peramalan)
b. Pekerjaan manajer dalam memperkirakan waktu yang akan datang.
c. Establishing Objective
d. Pekerjaan manajer dalam menentukan tujuan atau sasaran-sasaran
e. Programming (mengacarakan)
f. Pekerjaan manajer yang menentukan urutan kegiatan yang iperlukan untuk mencapai tujuan.
g. Scheduling (mengatur tata waktu)
h. Pekerjaan manajer adalah menetapkan urutan yang tepat. Hal ini sangat penting agar semua tindakan dapat berhasil dengan baik.
i. Budgetting (menyusun anggaran belanja), yaitu mengalokasikan sumber daya-sumber daya yang ada.
j. Developing Procedures, yaitu menormalisasikan cara-cara pelaksanaan pekerjaan atau standardize.
k. Establishing and Interpreting policies atau menetapkan dan menafsirkan kebijaksanaan-kebijaksanaan merupakan penetapan dasar-dasar pelaksanaan pekerjaan.
Perencanaan (planning),adalah 1) pemilihan atau penetapan tujuan-tujuan organisasi dan 2) penentuan strategi, kebijaksanaan, proyek, program, prosedur, metoda, sistem, anggaran dan standard yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan. Pembuatan keputusan banyak terlibat dalam fungsi ini.
Dimulai oleh karya Frederick W. Taylor pada akhir tahun 1800an, ada kecenderungan untuk mengalihkan fungsi perencanaan dari karyawan operasi ke para manajer. Walaupun perencanaan tidak dapat sepenuhnya dipisahkan dari kegiatan-kegiatan para karyawan, hal ini merupakan suatu bagian yang terpadu, (integral) dari jabatan manajer. Pada dasarnya perencanaan kreatif merupakan pekerjaan penentuan faktor-faktor, kekuatan, pengaruh dan hubungan-hubungan dalam pencapaian tujuan yang telah ditetapkan.
Semua fungsi lainnya sangat tergantung pada fungsi-fungsi ini, dimana fungsi lain tidak akan behasil tanpa perencanaan dan pembuatan keputusan yang tepat, cermat dan kontinyu. Tetapi sebaliknya perencanaan yang baik tergantung pelaksanaan efektif fungsi-fungsi lain.
3. Organizing (pengorganisasian)
Setelah para mnajer menetapkan tujuan-tujuan dan menyusun rencan-rencana atau program-program untuk mencapainya, maka mereka perlu merancang dan mengembangkan suatu organisasi yang akan dapat melaksanakan berbagai program tersebut secara sukses.
Fungsi ini meliputi:
a. Designing organization structure (merencanakan struktur organisasi) menentukan jabatan-jabatan tiap-tiap anggota sesuai dengan kemampuan masing-masing dan menentukan jadwal kegiatan yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan.
b. Delegating responsibility and Authority (mendelegasikan tanggung jawab dan wewenang) menetukan tugas tiap-tiap anggota dan memberiikan tanggung jawab terhadap tiap-tiap anggota.
c. Establishing Relationship (menetapkan hubungan-hubungan yang membedakan antara line dan staff)
4. Controlling (pengawasan, pengendalian, dan pengamatan)
Fungsi ini merupakan suatu fungsi yang menagcu pada pekerjaan manajer dalam menilai dan mengatur pekerjaan yang diselenggarakan dan yang telah diselesaikan. Cara-cara penugasan dalam manajemen diproleh melalui kegiatan-kegiatan berikut:
• Developing performance standard (perkembangan standar kinerja)
• Measuring performance (pengukuran kinerja)
• Evaluating results (penilaian hasil)
• Taking corrective action (pengambilan tindakan perbaikan)
George R. Terry merumuskan fungsi manajemen menjadi empat fungsi pokok, yaitu:
1. Planning
2. Organizing
3. Actuating
4. Controlling
Sehubungan dengan hal itu, menurut George R. Terry perlu memahami konsep PIRO dalam penerapan manajemen, yang merupakan singkatan dari people, ideas, resources, objectives.
.
Luther Gulick (1930) mengatakan bahwa fungsi manajemen adalah POSDCORB, yaitu singkatan dari:
1. Planning
2. Organizing
3. Staffing
4. Directing
5. Coordinating
6. Reporting
7. Budgetting
1. Leading (memimpin)
Memimpin merupakan pekerjaan yang dilakukan oleh seorang manajer agar orang-orang lain bertindak. Fungsi leading ini terdiri dari beberapa kegiatan, yaitu:
a. Mengambil Keputusan (decision making)
Mengambil keputusan adalah pekerjaan yang dilakukan seorang manajer dalam memperoleh kesimpulan-kesimpulan dan pendapat (conclusion and judgement) dalam memberi keputusan mengenai suatu hal.
b. Mengadakan Komunikasi (communicating)
Berkomunikasi adalah pekerjaan seorang manajer, terutama dalam menjamin pengertian antara dia dan oarng-orang yang dipimpinnya. Tugas memimpin dalam kaitan dengan komunikasi adalah memberikan penerangan mengenai tradisi, sejarah, tujuan, politik dan perubahan.
c. Memberikan Motivasi(motivating)
Motivasi adalah fungsi yang merupakan pekerjaan seorang manajer dalam memberikan inspirasi, semangat dan dorongan kepada orang lain untuk bertindak. Motif adalah suatu dorongan dari dalam dirinya atau dari luar yang memberikan suatu kekuatan yang sangat besar untuk berbuat sesuatu. Motivasi diarahkan kepada sumber utama tingkah laku manusia (mainspring human behavior) dan hal ini merupakan salah satu keahlian manajemen yang paling sulit.
d. Memilih orang-orang (selecting people)
Pekerjaan manajer lainnya adalah memilih orang-orang untuk kelompoknya, yaitu memilih orang yang pandai dan cocok untuk bekerja sama dengan anggota kelompok lain.
e. Mengembangkan orang-orang (developing people)
Mengembangkan orang-orang adalah pekerjaan seorang manajer dalam memperbaiki sikap dan pengetahuan orang yaitu dengan jalan melatih dan mengembangkan orang sehingga bakat dan kecakapannya dapat digunakan dan dimanfaatkan sepenuhnya
2. Planning
Rencana-rencana dibutuhkan untuk memberikan kepada organisasi tujuan-tujuannya dan menetapkan prosedur terbaik untukuntuk pencapaian tujuan-tujuan itu. Disamping itu,rencana memungkinkan :
1. Organisasi bisa memperoleh dan mengikat sumberdaya-sumberdaya yang diperlukan untuk mencapai tujuan-tujuan.
2. para anggota organisasi untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan yang konsisten dengan berbagai tujuan dan prosedur yang telah dipilih
3 kemjuan terus dapat dimonitor dan diukur, sehingga tindakan korektif dapat diambil bila tingkat kemajuan tidak memuaskan.
Planning atau perencanaan adalah penetapan tujuan-tujuan organisasi dan penentuan strategi antaralain yaitu:
a. Forecasting (peramalan)
b. Pekerjaan manajer dalam memperkirakan waktu yang akan datang.
c. Establishing Objective
d. Pekerjaan manajer dalam menentukan tujuan atau sasaran-sasaran
e. Programming (mengacarakan)
f. Pekerjaan manajer yang menentukan urutan kegiatan yang iperlukan untuk mencapai tujuan.
g. Scheduling (mengatur tata waktu)
h. Pekerjaan manajer adalah menetapkan urutan yang tepat. Hal ini sangat penting agar semua tindakan dapat berhasil dengan baik.
i. Budgetting (menyusun anggaran belanja), yaitu mengalokasikan sumber daya-sumber daya yang ada.
j. Developing Procedures, yaitu menormalisasikan cara-cara pelaksanaan pekerjaan atau standardize.
k. Establishing and Interpreting policies atau menetapkan dan menafsirkan kebijaksanaan-kebijaksanaan merupakan penetapan dasar-dasar pelaksanaan pekerjaan.
Perencanaan (planning),adalah 1) pemilihan atau penetapan tujuan-tujuan organisasi dan 2) penentuan strategi, kebijaksanaan, proyek, program, prosedur, metoda, sistem, anggaran dan standard yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan. Pembuatan keputusan banyak terlibat dalam fungsi ini.
Dimulai oleh karya Frederick W. Taylor pada akhir tahun 1800an, ada kecenderungan untuk mengalihkan fungsi perencanaan dari karyawan operasi ke para manajer. Walaupun perencanaan tidak dapat sepenuhnya dipisahkan dari kegiatan-kegiatan para karyawan, hal ini merupakan suatu bagian yang terpadu, (integral) dari jabatan manajer. Pada dasarnya perencanaan kreatif merupakan pekerjaan penentuan faktor-faktor, kekuatan, pengaruh dan hubungan-hubungan dalam pencapaian tujuan yang telah ditetapkan.
Semua fungsi lainnya sangat tergantung pada fungsi-fungsi ini, dimana fungsi lain tidak akan behasil tanpa perencanaan dan pembuatan keputusan yang tepat, cermat dan kontinyu. Tetapi sebaliknya perencanaan yang baik tergantung pelaksanaan efektif fungsi-fungsi lain.
3. Organizing (pengorganisasian)
Setelah para mnajer menetapkan tujuan-tujuan dan menyusun rencan-rencana atau program-program untuk mencapainya, maka mereka perlu merancang dan mengembangkan suatu organisasi yang akan dapat melaksanakan berbagai program tersebut secara sukses.
Fungsi ini meliputi:
a. Designing organization structure (merencanakan struktur organisasi) menentukan jabatan-jabatan tiap-tiap anggota sesuai dengan kemampuan masing-masing dan menentukan jadwal kegiatan yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan.
b. Delegating responsibility and Authority (mendelegasikan tanggung jawab dan wewenang) menetukan tugas tiap-tiap anggota dan memberiikan tanggung jawab terhadap tiap-tiap anggota.
c. Establishing Relationship (menetapkan hubungan-hubungan yang membedakan antara line dan staff)
4. Controlling (pengawasan, pengendalian, dan pengamatan)
Fungsi ini merupakan suatu fungsi yang menagcu pada pekerjaan manajer dalam menilai dan mengatur pekerjaan yang diselenggarakan dan yang telah diselesaikan. Cara-cara penugasan dalam manajemen diproleh melalui kegiatan-kegiatan berikut:
• Developing performance standard (perkembangan standar kinerja)
• Measuring performance (pengukuran kinerja)
• Evaluating results (penilaian hasil)
• Taking corrective action (pengambilan tindakan perbaikan)
George R. Terry merumuskan fungsi manajemen menjadi empat fungsi pokok, yaitu:
1. Planning
2. Organizing
3. Actuating
4. Controlling
Sehubungan dengan hal itu, menurut George R. Terry perlu memahami konsep PIRO dalam penerapan manajemen, yang merupakan singkatan dari people, ideas, resources, objectives.
.
Luther Gulick (1930) mengatakan bahwa fungsi manajemen adalah POSDCORB, yaitu singkatan dari:
1. Planning
2. Organizing
3. Staffing
4. Directing
5. Coordinating
6. Reporting
7. Budgetting
Kamis, 03 Juni 2010
HAKEKAT DAN PENTINGNYA MANAJEMEN
Manajer mempengaruhi seluruh fase organisasi,seperti manejer pabrik melakukan oprasi paprika untuk menghasilkan pakaian, makanan,dan kendraan/mobil.manejer penjualan mempertahankan tingkat penjualannya,manejar personalia melingkupi organisasi dengan angkatan kerja yang produktif kompoten.ini menunjukan bahwa dengan kekuatan yang ada manejer mamapu memimpin organisasi sebagai sebuah kebutuhan hidup. Kebutuhan-kebutuhan hidup kita dipenuhi sebagian besar dalam organisasi.
Peter drucker memandang hal yang sama bahwa manajemen yang efektif menjadi semberdaya utama pengembangan Negara berkembang dan sumberdaya yang paling diperlukan dalam pengembangan organisasi yang lain.dengan kata lain bahwa kita negeri kita benar-benar memerlukan manejer-manejer atau pemimpin yang baik.
Selain kepentinan manajemen dalam hidup bermasyarakat,secara umum atau menyeluruh manajemen adalah hal vita bagi individu-individu yang secara sederhana karena memperoleh kehidupan melalui keberadaan para manajer. Para manajer berasal dari berbagai disiplin ilmu yang dari tahun ke tahun peningkatan permintaan pada manajer bervariasi. Selanjutnya, posisi manajerial dapat menghasilkan pendapatan atu status yang tinggi,pertumbuhan pribadi,dan sebagainya.
Dari uraian yang diatas maka dapat di pahami bahwa keberadaan manajemen dalam kehidupan ini sangatlah penting. Tidak berlebihan kiranya apabila dikatakan bahwah tanpa manajemen ,maka kita akan menghadapi kesulitan dalam mencapai tujuan secara efektif dan efisien.Dengan demikian beberapa hal dibawah ini merupakan alas an pentingnya manajemen.
Perusahaan mendirikan sebuah perusaan karna mempunyai tujuan yang ingin di capai sebab tujuan merupakan totik tolak bagi segala pemikiran dalam perusahaan dan tujuannya juga memberikan arah bagi kegiatan dan cara untuk mengukur efektivitas kegiatan perusahaan.
Seiring dikatakan bahwa tjuan perusahaan pada umumnya ialah untuk memuasakan kebutahan konsumen dan nilai-nilai tertentu.sebetelnya pertimbangan terakhir mengenai barang atau jasa apa yang harus dibuat oleh perusahaan adalh terletak pada konsumen.konsumen akan memberikan pertimbangan mengenai seberapa jauh kebutuhannya telah dapat di penuhi dengan pembelian barang dan jasa tersebut.di asumsikan bahwa konsumen dapat di penuhi dengan pembelian barang dan jasa tersebut.diasumsikan bahwa konsumen dapat bertindak rasional menganalisis kebutuhannya, menentukan persyaratan dalam pemuasan kebutuhan penilaian kemampuan barang dan jasa tersebut untuk memenuhi kebutuhan serta mampu untuk memperkirakan nilai kepuasan tersebut disbanding dengan harga atau biaya barang dan jasa itu.
Pada dasarnya hakekat manajemen di harapkan dapat bermaanfaat untuk :
• Kepentingan umum
Keberadaan manajemen akan terjamin tercapai kepentingan umum mengingat manajemen bepangkal pada kerja sama antara semua unit organisasi termasuk oaring-orang yang di dalamnya. Manajemen memperjuangkan kepentingan semua pihak yang ada dalam organisasi.
• Tujuan organisasi
Manajemen diperlakukan daam organisasi dalam rangka mencapai tujuan organisasi atau dengan kata lain manajemen berorintasi pada tujuan. Keadaan ini menunjukan bahwa dalam pencapaian tujuan organisasi secara efektif dan efisien sangat tertentu oleh manajemen.
• Arahan bagi pemimpin.
Manajemen dapat dipastikan sangat membantupemimpin organisasi dalam menentukan kerja sama yang harus di bangun dalam organisasi yang dipimpinya atau melubihi kebijakan-kebijakan untuk meraih tujuan yang di inginkan.
• Factor dasar.
Setiap organisasi mempunyai sumber daya-sumber daya yang memiliki untuk mencapai tujuan yang dikenal dengan factor. Manajemen merupakan salah satu factor dasar tersebut dengan demikian merupakan suatu yang mendasari semua kegiatan organisasi.
PENTINGNYA MEMPELAJARI MANAJEMEN
Pemaparan tentang sisi pemahaman terhadap manajemen seperti telah di uraikan pada uraian sebelumnya menunjukan bahwa bagi orang-orang yang terjun dalam organisasi formal dan informal kiranya perlu ntuk mengkaji dan mempelajari manajemen hal tersebut akan mendukung bagi perkembangan ilmu manajemen sebagai ungkapan para ahli tentang perluny mempelajari manajemen.
Manajemen bagimana pun sangat di perlakukan oleh semua organisasi karena tanpa keberadaanya (manajemen) semua akan sia-sia dan menjadi kendala bagi tercapainya tujuan organisasi
Untuk itu setidaknya terdapat tiga alas an mebgapa mempelajari manajemen yaitu :
• Untuk mencapai tujuan
Manajemen di perlukan untuk mencapai tujuan organisasi yang sekaligus tujuan pribadi anggota organisasi
• Untuk menjaga keseimbangan di antara tujuan-tujuan yang saling bertentangan.
Dalam hal ini manajemen diperlukan untuk menjaga keseimbangan di antara tujuan-tujuan,sasaran-sasaran,dan kegiatan-kegiatanyang saling bertentangan dengan pihak yang berkepentingan
• Untuk mencapai efisiensi dan efiktifitas
Suatu hal kerja dapat di ukur dengan banyak cara yang berbeda.semua itu di lakukan dalam rangka mencapai efisiensi dan efetivitas.
Stoner mengekemukakan pada tahun (1996) ada tiga mengapa memeplajari manajemen yaitu sebagai berikut
o Organisasi memberikan kontribusi pada standar kehidupan umat manusia di dunia dimasa kini
o Organisasi membangun masa depan yang ebih baik dalam membantu individu-individu untuk melakukan hal yang sama.
o Organisasi membantu menghubungkan manusia dengan masa lalunya. Organisasi dapat dipandang sebagai pola hubngan manusia.
Gibson mengemukakan pada tahun (1997)ada dua alasa mengapa kita mempelajari manajemen yaitu sebagai berikut :
o Masyarakat tergantung pada spesialisasi berbagai lembaga dan organisasi untuk menyedikan barang-barang dan jasa-jasa yang diinginkan
o Individu yang tidak sebagi manajer sering menemukan dirinya dalam posisi manajerial
Robbin juga mengemukakan pendapatnya mengapa manajemen itu perlu di pelajari yang dikemukakan pada tahun 1999 yaitu sebagai berikut :
o Setiap orang mempunyai kepentingan yang mendalam untuk mampu memperbaiki cara-cara pengolahan organisasi
o Sebagian besar setelah lulus perguruan tinggi kita mulai karier dengan mengelolah atau juga di kelola.
Dari uraian di atas maki semakin jelas bahwa pemahaman terhadap manajemen semakin hari semakin di perlukan dalam rangka pencapaian efisiensi dan efektivitas.
Tujuan perusahaan dapat di golongkan sebagai berikut:
1. tujuan pelayanan primer
• tujuan organisatoris
• tujuan oprasiaonal.
2. tujuan pelayanan kolateral
• tujuan pribadi
• tujuan social
3. tujuan pelayanan sekunder
1. Tujuan pelayanan primer
Disini dapat dikatakan bahwa tujuan primer dari suatu perusahaan adalah pembuatan barang dan jasa yang dijual untuk memenuhi konsemen.jadi tujuan primer iyalah lebih dipengaruhi oleh konsumen atau pasar yang dilayani oleh peruahaan yang bersangkutan.
Tujuan pelayanan primer ini dapat dikaji dari sudut bagian organisasi seperti :devisa,bagian atau seksi yang sering disebut unit organisasi.masing-masing unit itu akan memberikan sumbangan dalam mencapai tujuan perusahaan.
Tujuan organisasitor adalah nilai-nilai yang harus disumbangkan masing-masing atau kelompok individu yang berada pada bagian yang bersangkutan . sedangkan tujuan oprasional merupakan nilai-nilai yang disumbangkan oleh masing-masing tahap dalam satu unit produser kerja secara keseluruhan.
2. Tinjauan pelayanan kolataral.
Dalam perusahaan besar hubungan antara masing-masing pihak menjadi semakin jauh, sedangkan masing-masing pihak mempunyai tujuan sendiri-sendiri. Maka perlu di ketahui perbedaan antara tujuan primer perusahaan dengan tujuan individu atau kelompok yang bias disebut kolateral.hal ini karena tujuan kolateral akan tercapai apabila tujuan primer dapt di penihi terlebih dahulu.
Tujuan kolateral debedakan dalam tujuan pribadi dan tujuan social.tujuan kolateral pribadi adalah nilai-nilai yang ingin dacapai oleh individu atau kelompok individu dalam perusahaan , sedangkan tujuan kolateral social adalah nilai-nilai ekonomi yang lebih luas/umum yang diperukan bagi kesejahtraan masyarakat yang dapat secara lansung dari kegiatan perusahaan
Tujuan kolataral pribadi dapat di ketahui dari tujuan ekonomi masing-masinggolongan yang ada hubungannya dengan perusahaan.
Golongan-golongan tersebut mendukung usaha mencapai tujuan primer dengan maksud agar tujuan pribadinya dapat di penuhi.dalam hal ini tugas manejer adalah memenuhi tujuan masing-masing golongan dari pada penghasilan perusahaan,sehingga dapat memelihara dukungan mereka dalam mencapai tujuan primer perusahaan.meskipun manejar dapat memberikan kepuasan lebih banyak kepada satu golongan dengan mengurangi kepuasan golongan lainnyai,namun tujuan primer perusahaan tidak dapat dikurangi.
Disamping tujuan ekonomis seperti tersebut dimuka terdapat juga tujuan pribadi non-ekonomis, seperti inginan untuk maju,perstise,status hubungan social,dan laen-laennya. Tujuan kolateral social bersipat lebih luas untuk kepentingan masyarakat, misalkan : membayar pajak meskipun perusahaan bukan kantor pemerintah, pemberian bea-siswa meskipun perusahaan bukan lsembaga pendidikan.
3. Tujuan pelayanan sekunder.
Tujuan ini merupakan nilai-nilai yang diperlukan oleh perusahaan untuk mencapai tujuan primer
Contoh :
• bagian pemeliharaan dari suatu pabrik sebenarnya tidak memberkan sumbangan secara langsung terhadap penciptaan distribusi atau pembelanjaan barang dan jasa,tetapi mempermudah pekerjaan fungsi-fungsi tersebut,sehingga kegiatan perusahaan lebih ekonomis.
• Bagian staf juga menyumbangkan tujuan sekunder dengan memberikan ide-ide kepada bagian operasi dalam organisasi perusahaan.
• Staf hokum juga menyumbangkan tujuan sekunder dengan memberikan nasehat-nasehat hukum. Tetapi secara umum tujuan perusahaan sering dapat berupa:
-Mencapai keuntungan maksimal
-Mempertahankan kelangsungan hidup
-Mengejar pertumbuhan
-Menampung tenaga kerja.
Untuk dapat mencapai berupa tujuan yang telah diuraikan dimuka maka perusahaan harus pandai dalam mengelolah factor-faktor produksi atau sumberdaya yang ada dalam perusahaan.
Factor-fator produksi tersebut yaitu : ‘’5 M’’ (men,materials, machines methods money) atau tenaga kerja, tahan baku, mesin, metode dan uang atau modal.
Kelima factor itu harus dikembangkan semaksimal mungkin oleh pengelolah perusahaan (manajer) dengan mengunakan fungsi atau aspek-aspek manajemen. Yaitu :
1. perencanaan
2. pengorganisasian.
3. pengarahan.
4. pengkoordinisasian.
5. pengendalian.
Seringkali kelima factor produsi tersebut ditambah lagi dengan “market”(pasar) jadi jumlahnya menjadi enam factor.
Manajem juga mengunakan metode ilmia dan seni dalam setiap pendekatan atau penyelesaian masalah .metode ilmiah pada hakekatnya meliputi urutan kegiatan sebagai berikut :
1. mengetahui adanya permasalahan/persoalan.
2. mendefinisikan permasalahan/persoalan
3. mengumpulkan fakta,data dan informasi.
4. menyusun alternatif penyelesaian.
5. mengambil keputusan dengan memilih salah satu alternatif penyelasaian.
6. melaksanakan keputusan serta tindak lanjut.
Manajemen mempunyai lima fungsi yaitu : perencanaan,pengorganisasian, pengarahan, pengkoordinasian, dan pengendalian. Kemudian terdapat aktivitas khusus merupakan bagian dari suatu proses manajemen dan aktivitas tersebut dilakukan untuk mencapai sasaran yang ditetapakn sebelumnya. Pelaksanaannya berlangsumg dengan bantuan manusia dengan sumber daya lainnya.
Dengan demikain dapat kita ketahui bahwa dalam melaksanakan fungsi-fungsi manajemen tersebut dibutuhkan kecakapan dan keterampilan merencanakan mengorganisasi, mengkoordinasi, mengarahkan, dan melakukan pengendalian semua kegiatan perusahaan agar tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai.
Seperti yang telah dijelaskan diatas bahwa setiap perusahaan mempunyai tujuan primer untuk menyediakan barang dan jasa yang diperlukan oleh konsumen dengan melihat tujuan sekunder yang menyangkut kepentingan pemilik, manejer, pekerja, dan masyarakat umum.
Dalam hal ini manajemen berpedoman pada system pemikiran yang menetapkan suatu hubungan logis antara konsepsi-konsepsi yang menyangkut tujuan perusahaan dengan prinsip fungsi dan factor yang dipergunakan untuk mencapai tujuan tersebut.
Oleh sebab itu manajemen sangat berpengaruh terhadap pemikiran eksekutif dalam mengambil kebijakan dan keputusan untuk mencapai tujuan yang diinginkan, memilih prioritas kegiatan yang dilakukan dalam menyelesaikan masalah-masalah yang dihadapinya serta pendayagunaan pekerja eksekutif.
Di sini manajemen mengandung dua unsure yaitu :
• konsepsi-konsepsi nilai
• factor-faktor perusahaan
konsepsi-konsepsi nilai dalam manajemen meliputi keyakinan –keyakinan sebagai berikut :
• pemberian kepuasan pada konsumen merupakan tujuan primer dari perusahan/manajemen dan keuntungan merupakan penghargaan yang tepat bagi perusahaan yang berhasil dalam mencapai tujuan primer tersebut.
• Tujuan primer perusahaan harus di prioritaskan terlebih dahulu dari pada kepentingan pribadi, pemilik, manajer, dan karyawan.
• Pentingnya digunakan metode ilmia sebagai dasar untuk menyelesaikan masalah-masalah yang ada dalam perusahaan.
• Perlunya pengkajian terhadap prinsip-prinsip kepemimpianan eksekutif
• Standar etika yang baik merupakan dasar hubungan usaha
• Adanya hak pekerja untuk mengadakan perjanjian-perjanjian kerja sama secara kontektif
• Pentingnya memelihara inisiatif perseorangan dan kebebasan bertindak
• Kewajiban pemilik dan manajemer untuk mengembangkan teknologi serta krmajuan teknologi.
Keyakinan-keyakinan itu dapat dituangkan menjadi pedoman kerja manajar dalam pengambilan keputusan. Kemudian selain menetapkan konsepsi nilai,nilai manajemen juga merupakan factor-faktor pokok yang ada di lingkungan perusahaan, sehingga perlu di pertimbangkan ,di perhitungkan dan di kembangkan.
Menurut literatur manajemen, maka akan ditemukan bahwa istilah manajemen mengandung 3 pengertian:
Dalam Encylopedia of the social Science dikatakan bahwa, “Manajemen adalah suatu proses dengan mana pelaksanaan suatu tujuan tertentu diselenggarakan dan diawasi”.
Haiman mengatakan, “ manajemen adalah fungsi untuk mencapai sesuatu melalui kegiatan orang lain dan mengawasi usaha-usaha individu untuk mencapai tujuan bersama”. Sementara, “ George R. Terry mengatakan: “manajemen adalah pencapaian tujuan ditetapkan terlebih dahulu dengan mempergunakan kegiatan orang lain”
Disimpulkan 3 poin penting dalam definisi-definisiDari ketiga definisi tersebut dapat tersebut.
1. Adanya tujuan yang ingin dicapai
2. Tujuan dicapai dengan mempergunakan kegiatan orang-orang lain
3. Kegiatan-kegiatan orang lain itu harus dibimbing dan diawasi
Definisi manajemen yang lebih komprehensif, yaitu : suatu proses yang terdiri dari rangkaian kegiatan, seperti perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengendalian/pengawasan, yang dilakukan untuk menetukan dan mencapai tujuan yang telah ditetapkan melalui pemanfaatan sumberdaya manusia dan sumberdaya lainnya.
Dalam pengertian yang kedua, manajemen adalah kolektivitas orang-orang yang melakukan aktivitas manajemen. Dapat disimpulkan bahwa “segenap orang-orang yang melakukan aktivitas manajemen dalam suatu badan tertentu disebut manajemen Dalam art singgular atau tunggal disebut manajer Manajer adalah pejabat yang bertanggung jawab atas terselenggaranya aktivitas-aktivitas manajemen agar tujuan unit yang dipimpinnya tercapai dengan menggunakan bantuan orang lain.
Sarana-sarana manajemen
Sarana atau alat manajemen tidak hanya terdiri dari orang atau manusia saja. Untuk mencapai tujuan , para manajer menggunakan “6 M” yang meliputi: Sarana (tolls) atau alat manajemen untuk mencapai tujuan adalah men, money, materials, machines, methods dan market. Kesemuanya disebut sumber daya.
Man dan machine, dua sarana manajemen
1. Sarana penting atau sarana utama dari setiap manajer untuk mencapai tujuan yang ditentukan terlebih dahulu adalah manusia (men and women)Berbagai macam aktivitas manajerial meliputi planning,organizing, staffing, directing dan controlling. Bahkan pada tahap proses produksi, penjualan, keuangan, personalia dan sebagainya itu manajer membutuhkan manusia. Ingat! Manajer adalah orang yang mencapai hasil melalui orang lain. 2. Sarana manajemen yang kedua adalah uang (money).
2. Untuk melakukan berbagai aktivitas diperlukan uang, seperti upah atau gaji bagi staff yang membuat rencana, pengawas, bagian produksi. Untuk membeli peralatan, bahan dsb.
Uang sebagai sarana manajemen harus digunakan sedemikian rupa agar tujuan yang ingin dicapai bila dinilai dengan uang lebih besar dari uang yang digunakan untuk mencapai tujuan tesebut.Kegagalan atau ketidak lancaran proses manajemen sedikit banyak ditentukan atau dipengaruhi oleh perhitungan atau ketelitian dalam menggunakan uang
Dalam proses pelaksanaan kegiatan manusia menggunakan bahan-bahan materials.karenanya dianggap sebagai alat atau sarana manajemen untuk mencapai tujuan.
Contoh : pemanfaatan kemajuan tekhnologi di bidang mesin industri memudahkan manusia dalam melakukan pekerjaannya.
Untuk melakukan kegiatan – kegiatan secara berdaya guna dan berhasil guna, manusia dihadapkan kepada berbagai alternatif (metode) cara, dalam melakukan pekerjaan.
Misalkan dengan mengadakan ceramah bervariasi, pelatihan metode kasus, metode insiden, role play dsb diadakan untuk tujuan pendidikan tertentu.
Sarana manajemen penting lainnya adalah pasar (markets) terutama yang bergerak di bidang industri atau badan yang berorientasi laba/ keuntungan.
Tanpa adanya pasar bagi hasil produksi , jelas tujuan perusahaan industri tidak mungkin akan tercapai.
Masalah pokok bagi perusahaan industri adalah minimal mempertahankan pasar yang sudah ada, bila mungkin berusaha mencari pasar baru bagi hasil produksinya.
FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN
Fungsi manajemen adalah elemen-elemen dasar yang akan selalu ada dan melekat di dalam proses manajemen yang akan dijadikan acuan oleh manajer dalam melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan. Fungsi manajemen pertama kali diperkenalkan oleh seorang industrialis Perancis bernama Henry Fayol pada awal abad ke-20. Ketika itu, ia menyebutkan lima fungsi manajemen, yaitu merancang, mengorganisir, memerintah, mengordinasi, dan mengendalikan. Namun saat ini, kelima fungsi tersebut telah diringkas menjadi empat, yaitu perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian.
Peter drucker memandang hal yang sama bahwa manajemen yang efektif menjadi semberdaya utama pengembangan Negara berkembang dan sumberdaya yang paling diperlukan dalam pengembangan organisasi yang lain.dengan kata lain bahwa kita negeri kita benar-benar memerlukan manejer-manejer atau pemimpin yang baik.
Selain kepentinan manajemen dalam hidup bermasyarakat,secara umum atau menyeluruh manajemen adalah hal vita bagi individu-individu yang secara sederhana karena memperoleh kehidupan melalui keberadaan para manajer. Para manajer berasal dari berbagai disiplin ilmu yang dari tahun ke tahun peningkatan permintaan pada manajer bervariasi. Selanjutnya, posisi manajerial dapat menghasilkan pendapatan atu status yang tinggi,pertumbuhan pribadi,dan sebagainya.
Dari uraian yang diatas maka dapat di pahami bahwa keberadaan manajemen dalam kehidupan ini sangatlah penting. Tidak berlebihan kiranya apabila dikatakan bahwah tanpa manajemen ,maka kita akan menghadapi kesulitan dalam mencapai tujuan secara efektif dan efisien.Dengan demikian beberapa hal dibawah ini merupakan alas an pentingnya manajemen.
Perusahaan mendirikan sebuah perusaan karna mempunyai tujuan yang ingin di capai sebab tujuan merupakan totik tolak bagi segala pemikiran dalam perusahaan dan tujuannya juga memberikan arah bagi kegiatan dan cara untuk mengukur efektivitas kegiatan perusahaan.
Seiring dikatakan bahwa tjuan perusahaan pada umumnya ialah untuk memuasakan kebutahan konsumen dan nilai-nilai tertentu.sebetelnya pertimbangan terakhir mengenai barang atau jasa apa yang harus dibuat oleh perusahaan adalh terletak pada konsumen.konsumen akan memberikan pertimbangan mengenai seberapa jauh kebutuhannya telah dapat di penuhi dengan pembelian barang dan jasa tersebut.di asumsikan bahwa konsumen dapat di penuhi dengan pembelian barang dan jasa tersebut.diasumsikan bahwa konsumen dapat bertindak rasional menganalisis kebutuhannya, menentukan persyaratan dalam pemuasan kebutuhan penilaian kemampuan barang dan jasa tersebut untuk memenuhi kebutuhan serta mampu untuk memperkirakan nilai kepuasan tersebut disbanding dengan harga atau biaya barang dan jasa itu.
Pada dasarnya hakekat manajemen di harapkan dapat bermaanfaat untuk :
• Kepentingan umum
Keberadaan manajemen akan terjamin tercapai kepentingan umum mengingat manajemen bepangkal pada kerja sama antara semua unit organisasi termasuk oaring-orang yang di dalamnya. Manajemen memperjuangkan kepentingan semua pihak yang ada dalam organisasi.
• Tujuan organisasi
Manajemen diperlakukan daam organisasi dalam rangka mencapai tujuan organisasi atau dengan kata lain manajemen berorintasi pada tujuan. Keadaan ini menunjukan bahwa dalam pencapaian tujuan organisasi secara efektif dan efisien sangat tertentu oleh manajemen.
• Arahan bagi pemimpin.
Manajemen dapat dipastikan sangat membantupemimpin organisasi dalam menentukan kerja sama yang harus di bangun dalam organisasi yang dipimpinya atau melubihi kebijakan-kebijakan untuk meraih tujuan yang di inginkan.
• Factor dasar.
Setiap organisasi mempunyai sumber daya-sumber daya yang memiliki untuk mencapai tujuan yang dikenal dengan factor. Manajemen merupakan salah satu factor dasar tersebut dengan demikian merupakan suatu yang mendasari semua kegiatan organisasi.
PENTINGNYA MEMPELAJARI MANAJEMEN
Pemaparan tentang sisi pemahaman terhadap manajemen seperti telah di uraikan pada uraian sebelumnya menunjukan bahwa bagi orang-orang yang terjun dalam organisasi formal dan informal kiranya perlu ntuk mengkaji dan mempelajari manajemen hal tersebut akan mendukung bagi perkembangan ilmu manajemen sebagai ungkapan para ahli tentang perluny mempelajari manajemen.
Manajemen bagimana pun sangat di perlakukan oleh semua organisasi karena tanpa keberadaanya (manajemen) semua akan sia-sia dan menjadi kendala bagi tercapainya tujuan organisasi
Untuk itu setidaknya terdapat tiga alas an mebgapa mempelajari manajemen yaitu :
• Untuk mencapai tujuan
Manajemen di perlukan untuk mencapai tujuan organisasi yang sekaligus tujuan pribadi anggota organisasi
• Untuk menjaga keseimbangan di antara tujuan-tujuan yang saling bertentangan.
Dalam hal ini manajemen diperlukan untuk menjaga keseimbangan di antara tujuan-tujuan,sasaran-sasaran,dan kegiatan-kegiatanyang saling bertentangan dengan pihak yang berkepentingan
• Untuk mencapai efisiensi dan efiktifitas
Suatu hal kerja dapat di ukur dengan banyak cara yang berbeda.semua itu di lakukan dalam rangka mencapai efisiensi dan efetivitas.
Stoner mengekemukakan pada tahun (1996) ada tiga mengapa memeplajari manajemen yaitu sebagai berikut
o Organisasi memberikan kontribusi pada standar kehidupan umat manusia di dunia dimasa kini
o Organisasi membangun masa depan yang ebih baik dalam membantu individu-individu untuk melakukan hal yang sama.
o Organisasi membantu menghubungkan manusia dengan masa lalunya. Organisasi dapat dipandang sebagai pola hubngan manusia.
Gibson mengemukakan pada tahun (1997)ada dua alasa mengapa kita mempelajari manajemen yaitu sebagai berikut :
o Masyarakat tergantung pada spesialisasi berbagai lembaga dan organisasi untuk menyedikan barang-barang dan jasa-jasa yang diinginkan
o Individu yang tidak sebagi manajer sering menemukan dirinya dalam posisi manajerial
Robbin juga mengemukakan pendapatnya mengapa manajemen itu perlu di pelajari yang dikemukakan pada tahun 1999 yaitu sebagai berikut :
o Setiap orang mempunyai kepentingan yang mendalam untuk mampu memperbaiki cara-cara pengolahan organisasi
o Sebagian besar setelah lulus perguruan tinggi kita mulai karier dengan mengelolah atau juga di kelola.
Dari uraian di atas maki semakin jelas bahwa pemahaman terhadap manajemen semakin hari semakin di perlukan dalam rangka pencapaian efisiensi dan efektivitas.
Tujuan perusahaan dapat di golongkan sebagai berikut:
1. tujuan pelayanan primer
• tujuan organisatoris
• tujuan oprasiaonal.
2. tujuan pelayanan kolateral
• tujuan pribadi
• tujuan social
3. tujuan pelayanan sekunder
1. Tujuan pelayanan primer
Disini dapat dikatakan bahwa tujuan primer dari suatu perusahaan adalah pembuatan barang dan jasa yang dijual untuk memenuhi konsemen.jadi tujuan primer iyalah lebih dipengaruhi oleh konsumen atau pasar yang dilayani oleh peruahaan yang bersangkutan.
Tujuan pelayanan primer ini dapat dikaji dari sudut bagian organisasi seperti :devisa,bagian atau seksi yang sering disebut unit organisasi.masing-masing unit itu akan memberikan sumbangan dalam mencapai tujuan perusahaan.
Tujuan organisasitor adalah nilai-nilai yang harus disumbangkan masing-masing atau kelompok individu yang berada pada bagian yang bersangkutan . sedangkan tujuan oprasional merupakan nilai-nilai yang disumbangkan oleh masing-masing tahap dalam satu unit produser kerja secara keseluruhan.
2. Tinjauan pelayanan kolataral.
Dalam perusahaan besar hubungan antara masing-masing pihak menjadi semakin jauh, sedangkan masing-masing pihak mempunyai tujuan sendiri-sendiri. Maka perlu di ketahui perbedaan antara tujuan primer perusahaan dengan tujuan individu atau kelompok yang bias disebut kolateral.hal ini karena tujuan kolateral akan tercapai apabila tujuan primer dapt di penihi terlebih dahulu.
Tujuan kolateral debedakan dalam tujuan pribadi dan tujuan social.tujuan kolateral pribadi adalah nilai-nilai yang ingin dacapai oleh individu atau kelompok individu dalam perusahaan , sedangkan tujuan kolateral social adalah nilai-nilai ekonomi yang lebih luas/umum yang diperukan bagi kesejahtraan masyarakat yang dapat secara lansung dari kegiatan perusahaan
Tujuan kolataral pribadi dapat di ketahui dari tujuan ekonomi masing-masinggolongan yang ada hubungannya dengan perusahaan.
Golongan-golongan tersebut mendukung usaha mencapai tujuan primer dengan maksud agar tujuan pribadinya dapat di penuhi.dalam hal ini tugas manejer adalah memenuhi tujuan masing-masing golongan dari pada penghasilan perusahaan,sehingga dapat memelihara dukungan mereka dalam mencapai tujuan primer perusahaan.meskipun manejar dapat memberikan kepuasan lebih banyak kepada satu golongan dengan mengurangi kepuasan golongan lainnyai,namun tujuan primer perusahaan tidak dapat dikurangi.
Disamping tujuan ekonomis seperti tersebut dimuka terdapat juga tujuan pribadi non-ekonomis, seperti inginan untuk maju,perstise,status hubungan social,dan laen-laennya. Tujuan kolateral social bersipat lebih luas untuk kepentingan masyarakat, misalkan : membayar pajak meskipun perusahaan bukan kantor pemerintah, pemberian bea-siswa meskipun perusahaan bukan lsembaga pendidikan.
3. Tujuan pelayanan sekunder.
Tujuan ini merupakan nilai-nilai yang diperlukan oleh perusahaan untuk mencapai tujuan primer
Contoh :
• bagian pemeliharaan dari suatu pabrik sebenarnya tidak memberkan sumbangan secara langsung terhadap penciptaan distribusi atau pembelanjaan barang dan jasa,tetapi mempermudah pekerjaan fungsi-fungsi tersebut,sehingga kegiatan perusahaan lebih ekonomis.
• Bagian staf juga menyumbangkan tujuan sekunder dengan memberikan ide-ide kepada bagian operasi dalam organisasi perusahaan.
• Staf hokum juga menyumbangkan tujuan sekunder dengan memberikan nasehat-nasehat hukum. Tetapi secara umum tujuan perusahaan sering dapat berupa:
-Mencapai keuntungan maksimal
-Mempertahankan kelangsungan hidup
-Mengejar pertumbuhan
-Menampung tenaga kerja.
Untuk dapat mencapai berupa tujuan yang telah diuraikan dimuka maka perusahaan harus pandai dalam mengelolah factor-faktor produksi atau sumberdaya yang ada dalam perusahaan.
Factor-fator produksi tersebut yaitu : ‘’5 M’’ (men,materials, machines methods money) atau tenaga kerja, tahan baku, mesin, metode dan uang atau modal.
Kelima factor itu harus dikembangkan semaksimal mungkin oleh pengelolah perusahaan (manajer) dengan mengunakan fungsi atau aspek-aspek manajemen. Yaitu :
1. perencanaan
2. pengorganisasian.
3. pengarahan.
4. pengkoordinisasian.
5. pengendalian.
Seringkali kelima factor produsi tersebut ditambah lagi dengan “market”(pasar) jadi jumlahnya menjadi enam factor.
Manajem juga mengunakan metode ilmia dan seni dalam setiap pendekatan atau penyelesaian masalah .metode ilmiah pada hakekatnya meliputi urutan kegiatan sebagai berikut :
1. mengetahui adanya permasalahan/persoalan.
2. mendefinisikan permasalahan/persoalan
3. mengumpulkan fakta,data dan informasi.
4. menyusun alternatif penyelesaian.
5. mengambil keputusan dengan memilih salah satu alternatif penyelasaian.
6. melaksanakan keputusan serta tindak lanjut.
Manajemen mempunyai lima fungsi yaitu : perencanaan,pengorganisasian, pengarahan, pengkoordinasian, dan pengendalian. Kemudian terdapat aktivitas khusus merupakan bagian dari suatu proses manajemen dan aktivitas tersebut dilakukan untuk mencapai sasaran yang ditetapakn sebelumnya. Pelaksanaannya berlangsumg dengan bantuan manusia dengan sumber daya lainnya.
Dengan demikain dapat kita ketahui bahwa dalam melaksanakan fungsi-fungsi manajemen tersebut dibutuhkan kecakapan dan keterampilan merencanakan mengorganisasi, mengkoordinasi, mengarahkan, dan melakukan pengendalian semua kegiatan perusahaan agar tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai.
Seperti yang telah dijelaskan diatas bahwa setiap perusahaan mempunyai tujuan primer untuk menyediakan barang dan jasa yang diperlukan oleh konsumen dengan melihat tujuan sekunder yang menyangkut kepentingan pemilik, manejer, pekerja, dan masyarakat umum.
Dalam hal ini manajemen berpedoman pada system pemikiran yang menetapkan suatu hubungan logis antara konsepsi-konsepsi yang menyangkut tujuan perusahaan dengan prinsip fungsi dan factor yang dipergunakan untuk mencapai tujuan tersebut.
Oleh sebab itu manajemen sangat berpengaruh terhadap pemikiran eksekutif dalam mengambil kebijakan dan keputusan untuk mencapai tujuan yang diinginkan, memilih prioritas kegiatan yang dilakukan dalam menyelesaikan masalah-masalah yang dihadapinya serta pendayagunaan pekerja eksekutif.
Di sini manajemen mengandung dua unsure yaitu :
• konsepsi-konsepsi nilai
• factor-faktor perusahaan
konsepsi-konsepsi nilai dalam manajemen meliputi keyakinan –keyakinan sebagai berikut :
• pemberian kepuasan pada konsumen merupakan tujuan primer dari perusahan/manajemen dan keuntungan merupakan penghargaan yang tepat bagi perusahaan yang berhasil dalam mencapai tujuan primer tersebut.
• Tujuan primer perusahaan harus di prioritaskan terlebih dahulu dari pada kepentingan pribadi, pemilik, manajer, dan karyawan.
• Pentingnya digunakan metode ilmia sebagai dasar untuk menyelesaikan masalah-masalah yang ada dalam perusahaan.
• Perlunya pengkajian terhadap prinsip-prinsip kepemimpianan eksekutif
• Standar etika yang baik merupakan dasar hubungan usaha
• Adanya hak pekerja untuk mengadakan perjanjian-perjanjian kerja sama secara kontektif
• Pentingnya memelihara inisiatif perseorangan dan kebebasan bertindak
• Kewajiban pemilik dan manajemer untuk mengembangkan teknologi serta krmajuan teknologi.
Keyakinan-keyakinan itu dapat dituangkan menjadi pedoman kerja manajar dalam pengambilan keputusan. Kemudian selain menetapkan konsepsi nilai,nilai manajemen juga merupakan factor-faktor pokok yang ada di lingkungan perusahaan, sehingga perlu di pertimbangkan ,di perhitungkan dan di kembangkan.
Menurut literatur manajemen, maka akan ditemukan bahwa istilah manajemen mengandung 3 pengertian:
Dalam Encylopedia of the social Science dikatakan bahwa, “Manajemen adalah suatu proses dengan mana pelaksanaan suatu tujuan tertentu diselenggarakan dan diawasi”.
Haiman mengatakan, “ manajemen adalah fungsi untuk mencapai sesuatu melalui kegiatan orang lain dan mengawasi usaha-usaha individu untuk mencapai tujuan bersama”. Sementara, “ George R. Terry mengatakan: “manajemen adalah pencapaian tujuan ditetapkan terlebih dahulu dengan mempergunakan kegiatan orang lain”
Disimpulkan 3 poin penting dalam definisi-definisiDari ketiga definisi tersebut dapat tersebut.
1. Adanya tujuan yang ingin dicapai
2. Tujuan dicapai dengan mempergunakan kegiatan orang-orang lain
3. Kegiatan-kegiatan orang lain itu harus dibimbing dan diawasi
Definisi manajemen yang lebih komprehensif, yaitu : suatu proses yang terdiri dari rangkaian kegiatan, seperti perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengendalian/pengawasan, yang dilakukan untuk menetukan dan mencapai tujuan yang telah ditetapkan melalui pemanfaatan sumberdaya manusia dan sumberdaya lainnya.
Dalam pengertian yang kedua, manajemen adalah kolektivitas orang-orang yang melakukan aktivitas manajemen. Dapat disimpulkan bahwa “segenap orang-orang yang melakukan aktivitas manajemen dalam suatu badan tertentu disebut manajemen Dalam art singgular atau tunggal disebut manajer Manajer adalah pejabat yang bertanggung jawab atas terselenggaranya aktivitas-aktivitas manajemen agar tujuan unit yang dipimpinnya tercapai dengan menggunakan bantuan orang lain.
Sarana-sarana manajemen
Sarana atau alat manajemen tidak hanya terdiri dari orang atau manusia saja. Untuk mencapai tujuan , para manajer menggunakan “6 M” yang meliputi: Sarana (tolls) atau alat manajemen untuk mencapai tujuan adalah men, money, materials, machines, methods dan market. Kesemuanya disebut sumber daya.
Man dan machine, dua sarana manajemen
1. Sarana penting atau sarana utama dari setiap manajer untuk mencapai tujuan yang ditentukan terlebih dahulu adalah manusia (men and women)Berbagai macam aktivitas manajerial meliputi planning,organizing, staffing, directing dan controlling. Bahkan pada tahap proses produksi, penjualan, keuangan, personalia dan sebagainya itu manajer membutuhkan manusia. Ingat! Manajer adalah orang yang mencapai hasil melalui orang lain. 2. Sarana manajemen yang kedua adalah uang (money).
2. Untuk melakukan berbagai aktivitas diperlukan uang, seperti upah atau gaji bagi staff yang membuat rencana, pengawas, bagian produksi. Untuk membeli peralatan, bahan dsb.
Uang sebagai sarana manajemen harus digunakan sedemikian rupa agar tujuan yang ingin dicapai bila dinilai dengan uang lebih besar dari uang yang digunakan untuk mencapai tujuan tesebut.Kegagalan atau ketidak lancaran proses manajemen sedikit banyak ditentukan atau dipengaruhi oleh perhitungan atau ketelitian dalam menggunakan uang
Dalam proses pelaksanaan kegiatan manusia menggunakan bahan-bahan materials.karenanya dianggap sebagai alat atau sarana manajemen untuk mencapai tujuan.
Contoh : pemanfaatan kemajuan tekhnologi di bidang mesin industri memudahkan manusia dalam melakukan pekerjaannya.
Untuk melakukan kegiatan – kegiatan secara berdaya guna dan berhasil guna, manusia dihadapkan kepada berbagai alternatif (metode) cara, dalam melakukan pekerjaan.
Misalkan dengan mengadakan ceramah bervariasi, pelatihan metode kasus, metode insiden, role play dsb diadakan untuk tujuan pendidikan tertentu.
Sarana manajemen penting lainnya adalah pasar (markets) terutama yang bergerak di bidang industri atau badan yang berorientasi laba/ keuntungan.
Tanpa adanya pasar bagi hasil produksi , jelas tujuan perusahaan industri tidak mungkin akan tercapai.
Masalah pokok bagi perusahaan industri adalah minimal mempertahankan pasar yang sudah ada, bila mungkin berusaha mencari pasar baru bagi hasil produksinya.
FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN
Fungsi manajemen adalah elemen-elemen dasar yang akan selalu ada dan melekat di dalam proses manajemen yang akan dijadikan acuan oleh manajer dalam melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan. Fungsi manajemen pertama kali diperkenalkan oleh seorang industrialis Perancis bernama Henry Fayol pada awal abad ke-20. Ketika itu, ia menyebutkan lima fungsi manajemen, yaitu merancang, mengorganisir, memerintah, mengordinasi, dan mengendalikan. Namun saat ini, kelima fungsi tersebut telah diringkas menjadi empat, yaitu perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian.
Langganan:
Postingan (Atom)