ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (ERP)

Enterprise system dapat mengumpulkan informasi yang luas tentang peristiwa bisnis yang dialami perusahaan sebagai bahan untuk membuat analisa tentang keadaan perusahaan dimasa lalu serta membuat ramalan bagi perusahaan dimasa depan sebagai suatu strategi bisnis.

 

Enterprise Resource Planning (ERP) adalah suatu system/software informasi yang mengintegrasikan sistem berbasis komputer yang digunakan untuk mengatur sumber daya internal dan eksternal yang mencakup harta berwujud, sumber daya keuangan, bahan-bahan, dan sumber daya manusia sebagai pendukung sistem perusahaan. Beberapa contoh ERP di antaranya ialah SAP (System Application and Product in data processing), THE SAGE GROUP (Sage MAS 500), ORACLE (Oracle E-Business Suite), MICROSOFT (Microsoft Dynamics AX).

ERP berkembang dari manufacturing resouces planning (MRP II) dimana MRP II  sendiri adalah hasil evalusi dari material requirement planning (MRP) yang berkembang sebelumnya. ERP ini yang kemudian mendorong munculnya modul baru, seperti CRM (Customer Relationship Management), SCM (Supply Chain Management), PLM (Product Lifecycle Management) dan SRM (Supplier Relationship Management). Modul-modul baru itu, pada intinya, adalah pemanfaatan lebih lanjut suatu sistem yang fokus utamanya adalah customer untuk CRM, rantai pergerakan barang untuk SCM, daur hidup produk untuk PLM serta supplier untuk SRM. Posisi ERP ada di tengah-tengah dan dikelilingi oleh CRM, SCM, PLM dan SRM. Yang jelas, ERP akan terus berkembang sesuai dengan tuntutan konsumen.

Sistem ERP secara modular biasanya menangani proses manufaktur, logistik, distribusi persediaan (inventori), pengapalan, invois dan akunting perusahaan. Ini berarti bahwa sistem ini nanti akan membantu mengontrol aktivitas bisnis seperti penjualan, pengiriman, produksi, manajemen persediaan, manajemen kualitas dan sumber daya manusia. Disamping itu ERP biasanya terbagi atas modul utama yakni Operasi serta modul pendukung yakni Finansial dan akuntasi serta Sumber Daya Manusia.
Modul Operasi
General Logistics, Sales and Distribution, Materials Management, Logistics Execution, Quality Management, Plant Maintenance, Customer Service, Production Planning and Control, Project System, Environment Management.
Modul Finansial dan Akuntasi
General Accounting, Financial Accounting, Controlling, Investment Management, Treasury, Enterprise Controlling.
Modul Sumber Daya Manusia
Personnel Management, Personnel Time Management, Payroll, Training and Event Management, Organizational Management, Travel Management.

Pada prinsipnya, dengan sistem ERP sebuah industri dapat dijalankan secara optimal dan dapat mengurangi biaya-biaya operasional yang tidak efisien seperti biaya inventory (slow moving part, dan lain-lain), biaya kerugian akibat 'machine fault' dan lain-lain. Di negara-negara maju yang sudah didukung oleh infrastruktur yang memadaipun, mereka sudah dapat menerapkan konsep JIT (Just-In-Time). Di sini, segala sumberdaya untuk produksi benar-benar disediakan hanya pada saat diperlukan (fast moving). Termasuk juga penyedian suku cadang untuk maintenance, jadwal perbaikan (service) untuk mencegah terjadinya machine fault, inventory.
 

Keuntungan menggunakan ERP system di antaranya adalah:
• ERP menawarkan sistem terintegrasi di dalam perusahaan, sehingga proses dan pengambilan keputusan dapat dilakukan secara lebih efektif dan efisien.
• ERP juga memungkinkan melakukan integrasi secara global. Halangan yang tadinya berupa perbedaan valuta, perbedaan bahasa, dan perbedaan budaya, dapat dijembatani secara otomatis, sehingga data dapat diintegrasikan.
• ERP tidak hanya memadukan data dan orang, tetapi juga menghilangkan kebutuhan pemutakhiran dan pembetulan banyak sistem komputer yang terpisah.
• ERP membantu melancarkan pelaksanaan manajemen supply chain dengan kemampuan memadukannya.

Penggunaan ERP juga tidak terlepas dari beberapa kelemahan mendasar, yaitu :
• Distorsi yang tidak dapat dihindari karena sistem ERP tidak melakukan alokasi langsung ke masing-masing unit produksi saat varians terjadi dan terakumulasi hanya pada total varians di akhir periode.
• Sulitnya melakukan cut off dari timing alokasi varians dilakukan terutama untuk varians yang terjadi pada level work in process pada routing awal yang kemudian tersebar pada beberapa routing dip roses produksi level berikutnya.
• Simplifikasi alokasi varians yang menggunakan metode proporsional juga dapat
menyebabkan distorsi dalam penilaian persediaan

Sistem Pengendalian Intern (Internal Control)

Secara umum, Pengendalian Intern merupakan bagian dari masing-masing sistem yang dipergunakan sebagai prosedur dan pedoman pelaksanaan operasional perusahaan atau organisasi tertentu. Sedangkan Sistem Pengendalian Intern merupakan kumpulan dari pengendalian intern yang terintegrasi, berhubungan dan saling mendukung satu dengan yang lainnya.

Di lingkungan perusahaan, pengendalian intern didifinisikan sebagai suatu proses yang diberlakukan oleh pimpinan (dewan direksi) dan management secara keseluruhan, dirancang untuk memberi suatu keyakinan akan tercapainya tujuan perusahaan. Berikut ini adalah berbagai definisi dari SPI atau Internal Control diantaranya:

Internal Control atau Sistem pengendalian intern (SPI) menurut COSO yang dikutip oleh Ulric J. Gellinas dan Richard B. Dull ialah suatu proses yang dipengaruhi oleh dewan komisaris, manajemen, dan personil satuan usaha lainnya, yang dirancang untuk mendapat keyakinan memadai tentang pencapaian tujuan yang meliputi kategori berikut:
• efisiensi dan efektivitas dari operasi.
• keandalan dari pelaporan keuangan.
• Pemenuhan dengan peraturan dan ketentuan hukum yang bisa diterapkan.

Sedangkan Mulyadi menyebutkan bahwa sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijaksanaan manajemen.

Pengertian sistem pengendalian intern menurut AICPA ( American Institute of Certified Public Accountants ) yang dikutip oleh Bambang Hartadi menyebutkan, sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, semua metode dan ketentuan-ketentuan yang terkoordinasi yang dianut dalam perusahaan untuk melindungi harta kekayaan, memeriksa ketelitian, dan seberapa jauh data akuntansi dapat dipercaya meningkatkan efisiensi usaha dan mendorong ditaatinya kebijakan perusahaan yang telah diterapkan.

Suatu pengendalian intern bisa dikatakan efektif apabila ketiga kategori tujuan perusahaan tersebut dapat dicapai, yaitu dengan kondisi :
 Direksi dan manajemen mendapat pemahan akan arah pencapain tujuan perusahaan, dengan, meliputi pencapaian tujuan atau target perusahaan, termasuk juga kinerja, tingkat profitabilitas, dan keamanan sumberdaya (asset) perusahaan.
 Laporan Kuangan yang dipublikasikan adalah handal dan dapat dipercaya, yang meliputi laporan segmen maupun interim.
 Prosedur dan peraturan yang telah ditetapkan oleh perusahaan sudah taati dan dipatuhi dengan semestinya.

Sistem Pengendalian Intern yang efektif tidak memberikan jaminan absolut akan tercapainya tujuan perusahaan. Secara sederhananya dapat dikatakan bahwa sistem pengendalian yang handal tidak bisa mengubah manajer yang buruk menjadi bagus. Akan tetapi Sistem Pengendalian Intern yang handal dan efektif dapat memberikan informasi yang tepat bagi manajer maupun dewan direksi yang bagus untuk mengambil keputusan maupun kebijakan yang tepat untuk pencapaian tujuan perusahaan yang lebih efektif pula.

Sistem pengendalian intern berfungsi sebagai pengatur sumberdaya yang ada untuk dapat difungsikan secara maksimal untuk memperoleh pengembalian yang maksimal pula dengan pendekatan perancangan yang menggunakan asas cost benefit.

Struktur Pengendalian Intern
Sruktur pengendalian intern terdiri dari 5 (lima) komponen, yaitu :
• Lingkungan Pengendalian (control environtment), Merupakan dasar dari komponen pengendalian intern yang lain yang secara umum dapat memberikan acuan disiplin dan struktur.
• Penilaian Resiko (risk assesment), Identifikasi dan analisa atas resiko yang relevan terhadap pencapaian tujuan yaitu mengenai penentuan “bagaimana resiko dinilai untuk kemudian dikelola”. Komponen ini hendaknya mengidentifikasi resiko baik internal maupun eksternal untuk kemudian dinilai. Sebelum melakukan penilain resiko, tujuan atau target hendaknya ditentukan terlebih dahulu dan dikaitkan sesuai dengan level-levelnya.
• Aktivitas Pengendalian (control activities), Kebijakan dan prosedur yang dapat membantu mengarahkan manajemen hendaknya dilaksanakan. Aktivitas pengendalian hendaknya dilaksanakan dengan menembus semua level dan semua fungsi yang ada di perusahaan. Meliputi : aktifitas-aktifitas persetujuan, kewenangan, verifikasi, rekonsiliasi, inspeksi atas kinerja operasional, keamanan sumberdaya (aset), pemisahan tugas dan tanggung jawab.
• Informasi dan Komunikasi (information and communication), Menampung kebutuhan perusahaan di dalam mengidentifikasi, mengambil, dan mengkomunikasikan informasi-informasi kepada pihak yang tepat agar mampu melaksanakan tanggung jawab mereka.
• Pengawasan (monitoring), Pengendalian intern seharusnya diawasi oleh manajemen dan personil di dalam perusahaan. Ini merupakan kerangka kerja yang diasosiasikan dengan fungsi internal audit di dalam perusahaan (organisasi), juga dipandang sebagai pengawasan seperti aktifitas umum manajemen dan aktivitas supervise. Adalah penting bahwa defisiensi pengendalian intern hendaknya dilaporkan ke atas. Dan pemborosan yang serius seharusnya dilaporkan kepada manajemen puncak dan dewan direksi.

Kelima komponen ini terkait satu dengan yang lainnya, sehingga dapat memberikan kinerja sistem yang terintegrasi yang dapat merespon perubahan kondisi secara dinamis. Sistem Pengendalian Internal terjalin dengan aktifitas opersional perusahaan dan akan lebih efektif apabila pengendalian dibangun ke dalam infrastruktur perusahaan untuk kemudian menjadi bagian yang paling esensial dari perusahaan (organisasi).